Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Valoración No Conformidades de proveedores

  • Toni Sánchez
    • 27/09/05 17:03
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    Hola a todos,

    Para realizar la valoración de los proveedores en nuestra empresa estamos evaluando la posibilidad de instalar una aplicación que puntúe a los proveedores en función de la efectividad en la entrega y a partir de las No Conformidades.

    La lógica que hemos utilizado para valorarlos es:

    *Si el promedio de días de retraso es superior a 7 le descontaremos 1 punto.

    *Si hay 3 o más entregas en las que se ha retrasado 10 días se le descontará 1 punto.

    * Si el % de retrasos es superior a 20 se le descontará 1 punto.

    Qué les parece esta lógica? lo que no hemos pensado todavía es como valorar las No Conformidades, no sabemos si hacerlo en función del nº de No Conformidades, a partir de los "costes" de las No Conformidades, a partir de la cantidad, hacer promedios, porcentages, . . Según su experiencia, ¿como se hace en otras empresas?

    Hemos acordado también mandar una encuesta y así podremos valorar otros aspectos como rapidez en la entrega, tiempo de respuesta en las reclamaciones, nivel de calidad que tienen, . . .

    Qué medidas o acciones toman en otras empresas? es decir yo he pensado que si partimos de una puntuación inicial de 10 para todos los proveedores, cuando se llegue a 6 puntos enviarles una carta (mail, fax) y avisarles de que estan siendo evaluados y que su puntuación está disminuyendo, si la puntuación llega a 3 puntos avisarles telefónicamente o incluso visitar sus instalaciones si es un problema grave y si llega a 0 puntos buscar otro proveedor.

    Un saludo,
    Toni Sánchez
  • Jorge Pereiro
    • 27/09/05 21:19
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    Hola Toni,

    El sistema que planteáis me parece bueno a priori, de hecho todos lo son mientras aporten información significativa.

    EVALUACIÓN DEL PLAZO
    De entrada te digo que este método para evaluar el plazo no es muy común, ya que con temas de plazo lo que se utiliza son medias (media mensual y medias móviles). Una media móvil es la media de los últimos 6 meses, último año, ... Las medias debe entenderse como el promedio de días de retraso por pedido.

    Si ponéis en marcha lo de los puntos, probad antes (de hacer el programa) el método con los datos históricos. De esta forma podréis ver si lo de los puntos es adecuado. Muchas veces los métodos vistosos no lo son tanto cuando los aplicas.

    En automoción está de moda utilizar los Miss-delivery Per Million (MPM): número de piezas que llegan tarde por millón.

    EVALUACIÓN NO CONFORMIDAD
    Con este tema sí que es más común utilizar los puntos (los puntos de demérito). Esto es así porque una no conformidad puede ser más grave que otra (aunque económicamente el producto afectado tenga el mismo valor). Por ejemplo puede ser que el problema lo detectéis al final, provocando un retraso de entrega de vuestros productos. Los puntos de demérito se asignan cuando la No Conformidad ha sido resuelta o ya se conoce el alcance de los daños producidos.

    Los puntos de demérito se deben expresar siempre en términos relativos (esto vale también para el plazo). Relativos al número de pedidos, al volumen de compra, o al coste del material.

    Amén de los puntos, como indicas en el mensaje, se puede hacer la traducción a € de cada no conformidad. Este indicador también se debe expresar de forma relativa, y más concretamente relativa también a dinero (en la forma: el proveedor X provoca No conformidades por valor de 5 € por cada 1000 € comprados). De esta forma se pueden contrastar proveedores de productos completamente diferentes.

    ENCUESTAS
    Yo no soy partidario de dar mucha importancia a lo que dice el proveedor, y mucho menos que sus palabras tengan influencia sobre la valoración (de ponerle nota a sus respuestas).

    Creo que las encuestas sirven para obtener información sobre proveedores nuevos o poco conocidos, para tener una idea sobre sus compromisos.

    Soy partidario, pues, de enviar encuestas a proveedores nuevos para:

    • Obtener los datos típicos necesarios para comprarle (CIF, dirección, razón social, teléfono, …).

    • Saber de sus medios técnicos, humanos, y de infraestructura (capacidad productiva, número de trabajadores, máquinas, procesos,…)

    • Conocer su nivel de compromiso con relación a la calidad y el desarrollo de su sistema de gestión (compromisos de calidad frente a incidencias, indicadores de servicio, certificaciones, …)


    En mi opinión, lo de asignar la nota máxima (o hacer una evaluación positiva) a un proveedor por tener el certificado ISO9001 es una somera chorrada. Soy así de brusco porque he tenido que padecer auditores de certificación que se daban por satisfechos con ello, y menospreciaban otros métodos por "demasiado complicados". Cuando prime el rigor sobre el negocio (lo cual no pasará nunca), los certificados significarán lo que pretenden.

    RESUMIENDO
    La evaluación de proveedores ha de permitir conocer el nivel de calidad que ofrece cada proveedor importante en todas sus vertientes. Esta información debe proporcionarse también al proveedor para que sea consciente de que “lo estamos vigilando”.

    La demanda de acciones correctivas y las llamadas de atención a los proveedores no deberían sistematizarse tanto. Creo que debería decidirse en función de cada coyuntura y proveedor. De lo contrario os veríais obligados a presentar al auditor evidencias de todas las reclamaciones según el método definido.

    CONSEJO
    En mis años de consultor se me han ocurrido métodos vistosos que no han funcionado en la práctica. Mi consejo general es que siempre probéis las cosas antes de encargar que os la automaticen con un software. Seguro que después de probarlo haréis, cuando menos, algún retoque. Después de la prueba tendréis más claras las cosas y ahorraréis €€.

    Espero haber sido de ayuda.

    Un saludo,
    Jorge