Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

Plan de Acción, NC en auditoria de certificación

  • Eve Lyn
    • 1/07/21 1:28
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    Hola,

    Les cuento que tuvimos nuestra auditoria de certificación durante la cual nos fueron detectadas 3 NC, que fueron las siguientes:

    1) 9.2 No se observa seguimiento de atención a los 222 hallazgos de auditoria interna de fecha 17 y 18 de Diciembre de 2020 de acuerdo a lo indicado en el “Procedimiento Auditoría Interna con código de identificación MIS-PROC-01-002 Rev. B”

    2) 9.1.3 Se observa que no se encuentra registrado en su totalidad (campos de acciones, reevaluación de riesgo, análisis de causas y revisión de la eficacia de las acciones) para los riesgos identificados en el proceso de Mercadotécnica; y para la métrica identificada en el proceso de Almacén.

    3) La atención de las áreas de preocupación para los procesos de Mantenimiento y Recursos humanos no asegurar que se evite la recurrencia y el control de los procesos.


    Y las correcciones y acciones correctivas y preventivas fueron las siguientes.


    1) Corrección: Se segmentaron los hallazgos por categoría y se elaboró un plan de acción para darle seguimiento, de acuerdo a lo establecido por el procedimiento de Auditoria Interna y el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas.

    Causa raíz: el sistema de gestión estaba en una etapa muy temprana y hacía falta madurez en la implementación por lo que solo se realizaron las correcciones y no se identificaron ni se dio seguimiento a las acciones correctivas.

    Acción correctiva: Se modificará el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, así como el formato de plan de acción, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC).

    Acción preventiva: Se les dará seguimiento al status de las NC en las juntas de staff que se llevan a cabo de manera quincenal.


    2) Corrección: Se completaron los registros y se levantaron No Conformidades de manera individual para la solución de estos hallazgos. Y se elaboró un plan de acción para determinar las acciones que permitan corregir el problema.

    Causa Raíz: Para los análisis de riesgo no se consideraba necesario establecer acciones inmediatas si el riesgo era menor a 60 puntos (resultado de multiplicar la frecuencia por severidad) falta capacitación en análisis de causas y determinar acciones.

    Acción Correctiva: se modificará el formato de análisis de riesgo para que se especifique la manera de actuar de acuerdo al nivel de riesgo obtenido y que incluya las fechas de seguimiento y reevaluación de los mismos. Se dará un curso que ayude con la solución y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

    Acción preventiva: Se programaran reuniones mensuales para verificar los análisis de riesgo de cada proceso y tomar las acciones necesarias. El curso se incluirá dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitación anual


    3) Corrección Volvieron a abrirse las No conformidades para realizar el análisis de causa y determinar las acciones correspondientes.

    Causa Raíz: Falta de capacitación y conocimiento respecto a la resolución de las NC y la realización de análisis de causa.

    Acción Correctiva:
    Se dará un curso que ayude con la solución y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

    Acción Preventiva: El curso se incluirá dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitación anual.


    Aun no lo envío a la casa certificadora.

    Mi pregunta es si ¿Creen que las acciones tomadas si sean las correctas o se debe hacer otro análisis?
  • Belsy Vannesa Garcia Mendoza
    • 1/07/21 3:27
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    Hola,
    Acción N° 1.
    A MI criterio, si la causa raíz es por falta de madurez del sistema, la Acción correctiva de modificar el procedimiento para agregar que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" debes reforzarla, ya que puede estar dirigida a una pequeña parte del problema de MADUREZ.

    Si es falta de madurez frente al seguimiento de acciones, es necesario plantear una acción que le permita al SGC madurar lo necesario en este aspecto: Te recomiendo que consultes este link:
    https://calidadgestion.wordpress.com/2015/01/21/madurez-del-sistema-de-gestion-de-la-calidad/ y este otro,
    https://www.pymesycalidad20.com/cuadricula-de-madurez-de-gestion-de-calidad-de-philip-crosby.html (Será necesario que adecues la información, según la necesidad de la empresa, desconozco si es de productos o servicios pero ambos enfoques te pueden servir).

    Acción N° 2:
    A MI criterio, el enfoque es adecuado.

    Acción N° 3:
    A MI criterio, en este caso solo aconsejaría que evalúes la pertinencia de incluir o ajustar tu procedimiento de acciones, haciendo mención o incluyendo la metodología de 8D como guía o marco de referencia para la resolución de NC. De lo contrario, esto con el tiempo podría perder vigencia dentro de la gestión, empezaran a utilizarse otras metodologías y se puede volver a descontrolar el proceso.

    NOTA:
    La medida que vas implementar (8D para resolución de NC) desde mi punto de vista es una manera de aumentar el nivel de madurez del SGC (Acción N°1), toda vez que se implemente de manera correcta; demostrando que es eficaz porque permite el control y gestión de las NC y la atención de las áreas de preocupación. Es conocido por todos los que estamos en SGC, que se requiere compromiso de todas las partes para la gestión de NC y en general para todo el sistema, debemos buscar la forma de generar o incrementar conciencia hacia la calidad, en todos los niveles de la organización.


    Cordialmente,
    BELSY GARCIA
  • Eve Lyn
    • 1/07/21 16:21
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    Muchas gracias por tu respuesta Belsy...

    Déjame darte un poco de contexto sobre la primera NC.

    Durante nuestra auditoria interna TUVIMOS 222 NC. Esto sucedió porque nuestro procedimiento de Auditoria Interna no consideraba clasificar los hallazgos, todo aquello que se encontrara se tomaba como una NC.

    Nuestro procedimiento de AC especificaba que para atender las NC se debe llenar el formato que menciono, dicho formato incluye campos para definir acciones de corrección, contención, causa raíz y preventivas. Incluye además un esquema de pescado y un 5 porqués.

    ahora bien, dada la cantidad y naturaleza de los hallazgos, el auditor líder (contratado externamente) nos sugirió que era mas conveniente elaborar solo un plan de acción donde se definieran fechas responsables y las correcciones. lo cual así se hizo, todos los hallazgos se corrigieron... aquí voy a darte un ejemplo de los hallazgos: ninguno de nuestros procesos (15 en total) había definido entradas y salidas, ninguno había considerado tratar los riesgos, ni oportunidades de mejora ninguno había establecido kpi´s. (hay que multiplicar 15 * cada hallazgo y así se llega a 222) y en realidad todo eso si existía, simplemente la gente no le había dado importancia al sistema. Pero a raíz de ser auditados y ver la cantidad de fallos, la gente se comprometió tanto que fue una fortaleza detectada durante la auditoria de certificación.

    Durante la primera etapa de certificación se detectó esa cuestión por lo cual nos dieron ¨un área de oportunidad¨. Los procedimientos nombrados se actualizaron, se definió una categorización para los hallazgos y se definió la forma en la cual se le daría seguimiento a las acciones. el plan de acción elaborado nos lo dio por bueno el Auditor líder de la casa certificadora. durante la segunda etapa, me comentó que el esperaba ver que las 222 NC detectadas, se les diera el mismo tratamiento que al resto, lo cual no habíamos considerado hacer y eso motivó la NC de la segunda etapa.

    espero no aburrir, con todo esto...
  • Belsy Vannesa Garcia Mendoza
    • 1/07/21 21:43
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    Hola, Todo lo contrario esto es muy gratificante y me apasiona el tema.

    Tengo mas dudas ahora:

    1. No quiero confundir la situación pero un Hallazgo de auditoria es el resultado de evaluar una evidencia recopilada en la auditoria frente a los criterios de la misma. Y los hallazgos indican conformidad o No Conformidad. Tú mencionas que todo lo que se encontraba se trataba como NC, es decir, incluso lo que hallaban conforme lo manejaban como NC?

    2. Me genera duda el hallazgo de la auditoria (no hay seguimiento a las 222 NC) porque Tú me dices que si se solucionaron los hallazgos, infiero entonces que La gente empezó a hacer lo suyo (como tú lo mencionas) después de la primera etapa de la auditoria?

    Sea cual sea la situación, sigo cuestionando la acción: "Se modificará el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, así como el formato de plan de acción, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" como la solución al problema, porque aunque sean 222 NC (correctamente clasificadas o no) o 22 NC, a todas se les debe hacer seguimiento. No se si soy clara al respecto.

    En pocas palabras y esperando no herir susceptibilidades, Tú haces el cambio del procedimiento de AC aclarando y definiendo la clasificación y gestión de NC, los formatos se llenan de manera correcta y completa, te hacen una auditoria interna e4n la que solo se identifican 2 NC, pero no cuentas con el compromiso del personal para la gestión y seguimiento de las NC, puedes tener el mismo hallazgo en la próxima auditoria de certificación.

    En espera de tus comentarios.
    Cordialmente,
    Belsy.
  • Eve Lyn
    • 1/07/21 22:29
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    1.- No, al decir hallazgos me refiero a aquello que no era conforme con la Norma y nuestros propios procesos.

    2.-Los 222 hallazgos se comenzaron a corregir el día después de nuestra auditoria interna. Cuando llegó el día de la auditoria de certificación (en la primera etapa) las correcciones se habían completado. Las ¨áreas de oportunidad¨ de la primera etapa, se trataron de acuerdo a la metodología de los procedimientos, que fueron previamente modificados. Peeero, me dijo el auditor que esperaba ver todas nuestras NC (incluidas las de la auditoria interna) tratadas de la misma forma y que no nos quedáramos solo en las correcciones. y si, después de pasar por la auditoria interna (por eso preferí que fuera contratado alguien externo)comenzaron a aplicar y seguir nuestro SGC.

    El seguimiento se hará en las juntas que tenemos cada 15 días. En ella participan todos los lideres de los procesos, el gerente general y los dueños de la empresa. Lo puse en la parte preventiva.