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Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  robins Fecha: 5/02/14 16:49

Buenos dias estimados le explico mi consulta:

En el manual de organización y funciones de nuestra empresa se esta actualizando los perfiles y competencias de los trabajadores, pero existe un problema ya que somos mas de 1,800 trabajadores y adjuntar evidencia para la verificacion de los
perfiles y competencias esta muy complicado.
Lo que se esta pensando es colocar en el manual de calidad la fecha de partida de estos nuevos perfiles y competencias, por que cuando el auditor revise el perfil de un trabajador antiguo y no encuentra las evidencia se le explica que en el manual de calidad se colocó la fecha de aplicación.

Por favor sus opiniones y ejemplo de como se debe detallar este tema en el manual de calidad

Gracias.

Saludos,

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 5/02/14 18:37

No es conveniente indicarlo en el manual, porque cada que modifiques un perfil modificarás también el manual.

No entiendo algunos aspectos, el perfil de puesto es por puesto, no por persona, por lo que no creo que sean 1,800 DP, y, si van a modificarlos, porqué no indicar entonces la fecha en la DP, porqué en el manual, no le veo el sentido.

Saludos

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  robins Fecha: 5/02/14 19:13

Que tal David:

Gracias por tus comentarios pero creo que exprese mal, el tema es el siguiente:

Si al puesto de trabajo le agregan una competencia a partir del año 2014 por decir conocimientos en contabilidad para mejorar la labor diaria, los nuevos trabajadores tendrían que evidenciar estos conocimientos como por ejemplo con un certificado, pero para los trabajadores antiguos del mismo puesto que son varios
no podríamos evidenciarlos salvo que a cada file del trabajador se coloque el certificado lo cual es muy complicado uno por la cantidad y otro por que no lo han estudiado lo aprendieron con la practica por lo tanto no hay evidencia.

Es por eso queríamos poner en el manual de calidad que a partir de la fecha tal se evidenciará los perfiles y competencias
pero no sabemos si estaría bien y de que manera lo podemos expresar.

A espera de tus comentarios.

Saludos.

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 6/02/14 4:32

Hay empresas que tienen en su plantilla de trabajadores e incluso como Gerentes, a personas que se han hecho con la práctica, con el pasar del tiempo, lo cual no está mal, al contrario, es muy bueno, incluso en algunos casos, dicho con todo respeto, conocen mucho más que nosotros como profesionistas por toda la experiencia que llevan. Eso claro que puede ser evidenciado, ¿como?, a través del tiempo que lleva en ese puesto, los resultados, indicadores, etc., no necesariamente un certificado o un título.

Por otro lado, si una empresa tiene dos mil trabajadores, debe haber dos mil expedientes, puesto que se debe generar un historial de los trabajadores (competencia, asignaciones, aumentos, categorías, etc. Ahora existe la tecnología que permite que eso sea a través de archivos electrónicos, pero debe haber un file al respecto.

Cuando desarrollas perfiles de puesto, y ya se tenía personal a cargo laborando, pensando en futuro se establecen criterios de selección y contratación de personal con requisitos pensando en lo ideal para el puesto, aún cuando tengas en el puesto a una persona o más que no lo cumple porque el ya estaba en la empresa pero desarrolla bien el puesto, no hay porque correrlo o moverlo, él cumple con la competencia, como lo evidencias, con la experiencia en el puesto, de aquí en adelante, a partir de la fecha de tu procedimiento o de tu descripción de puesto, persona que llegue ahora si debe cumplir con el perfil ideal.

Aún cuando lo coloques en el manual, que lo veo innecesario, debes demostrar su competencia.

Saludos Robins

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  robins Fecha: 6/02/14 14:30

Buenos dias David:
Completamente deacuerdo contigo en que la experiencia en muchos casos por no decir en todos vale mas que una persona que tiene titulo y recién empieza, o debido al tiempo puede realizar labores que nunca estudió pero con la practica
logra realizar una excelente labor pero te comento que en una auditoria externa para la re certificación de ISO 9001 colocaron una No Conformidad por lo sgte:
- El asistente de control de calidad , no registra conocimientos de estándares de calidad de materia prima, estándares de calidad de productos terminados y conocimiento de elaboración de análisis.
- El operario de envasado de producción, no evidencia las competencias teóricas de conocimiento en: homogenización de productos, filtrado, empaquetado.

Y así como 3 casos mas, lógicamente todas estas personas tienen la experiencia del caso y realizan muy bien su trabajo, pero las auditoras indicaron como en el manual de organización y funciones dicen que deben de tener todas estas competencias
necesitaban las evidencias para ver si cumplimos con lo expuesto, es decir un certificado o un documento firmado por su jefe validaddo todas sus competencias. Lógicamente no
se tenia de la mayoría del personal por que eran personas antiguas que aprendieron en el dia a dia, solo se tenia evidencia del personal nuevo.

Te imaginas David realizar un formato con las competencias por puesto de trabajo hacerlo firmar a su jefe y colocarlos en los file de cada trabajador. (1,800 Trabajadores)

Como puedo cerrar esta No Conformidad ?? que podemos hacer para que las personas antiguas no sea necesario que tengan evidencia física de las competencias , pero para el personal nuevo
si deben de cumplir con las evidencias de las competencias exigidas.

Mi estimado David de antemano de agradezco tu predisposición y paciencia.

Saludos,

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 6/02/14 15:39

No todo debe ser como lo indica un auditor, el SGC es de ustedes y debe ser práctico para ustedes.

Desde el momento en que un operador, un administrativo, un supervisor, me da resultados medibles y verificables (tiempo de respuesta, eficiencia, producción, etc.) estoy demostrando su competencia, haya tomado un curso o no lo haya tomado, esa es una evidencia de su capacidad.

Nosotros como auditores buscamos competencia en las personas, en los puestos, verificamos que hagan bien su trabajo y acorde a procedimientos e instructivos, si encontramos anomalías, revisamos de nuevo, en la misma y en otras personas de similar puesto, si no encontramos más puede ser un descuido, reviso expediente y si no hay evidencia de la capacitación efectivamente es una NC, pues no es congruente con el instructivo por ejemplo, si esa actividad impacta en el producto lo considero una NC, si no es impactante y es un caso aislado, lo considero simplemente como una observación.

Si se demuestra con evidencia que fue capacitado, puedo ser un descuido, debo revisar otros trabajos del mismo operador para asegurarme que fue un descuido. Los auditores tenemos la experiencia y el sentido común, o deberíamos, sabemos que muchas empresas no nacen con el SGC, se implementa, por lo tanto hay actividades que estaban antes de que dicho SGC fuera implementado, incluyendo la experiencia, la competencia, la educación, las habilidades, la formación, y que todo eso puede ser generado por el tiempo que lleva un trabajador en la empresa en el puesto, por lo tanto no puedo pedir un certificado, una constancia de un curso, pero si puedo pedir un informe de indicadores del trabajador, una evaluación de desempeño, indicadores del proceso, resultados, etc., que evidencian la competencia del trabajador.

Con base a esto ustedes deben saber defender este punto, no todo debe ser como el auditor lo establece.

Saludos

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 6/02/14 15:51

Ahora bien, como has desarrollado descripciones de puesto, las personas que contrates de aquí en adelante deben cubrir o acercarse a esa competencia, no necesariamente debe cubrir el 100% de las competencias que describe la DP, eso es muy difícil, incluyendo a las personas que ya tienen tiempo laborando ahí, pero si debes realizar una detección de necesidades de competencia y establecer un programa de capacitación para ir llenando esas competencias requeridas.

La NC ya está levantada, no tienes que generar 1800 evidencias, en todo lo que te he descrito tienes tus correcciones y acciones correctivas.

Saludos

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  robins Fecha: 6/02/14 16:04

Gracias David:

Me han servido de mucho tus comentarios y opiniones. En cuanto al cumplimiento de las competencias si estamos programando capacitaciones para que se pueda cumplir el 100 %.
Y en cuento a la certificadora podemos evidenciar la buena labor de los trabajadores antiguos con indicadores de cumplimiento y de producción todo esto debería ser suficiente para el cierre de la No Conformidad??, y donde se puede describir la
vigencia de las nuevas competencias ??

Gracias por el apoyo.

Saludos,

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 6/02/14 16:14

Debes definir bien cuales serían tus acciones para corregir, y cuales tus acciones correctivas para que no vuelvan a suceder. Considera aquellos puestos que el auditor puso el ojo.

Las competencias no tienen vigencia, aplican desde el momento que modificas tu DP, en este caso tu manual de funciones, cada que modifiques establece la fecha de actualización y un apartado de los cambios en términos generales. a partir de esa fecha y hasta que haya nuevos cambios.

Saludos

Re: Actualizacion del manual de organizacion y funciones

Autor:  robins Fecha: 6/02/14 16:19

Muchas gracias David.

Tus comentarios me van a servir de mucho.

Nuevamenta las gracias por tu tiempo y paciencia.


Saludos,

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