Logo

Autor:  EMartines Fecha: 3/09/08 20:20

Buenas tardes, tengo una duda:

Una empresa que estoy asesorando se hizo un cambio en la imagen del logo de la empresa, y hay que hacer el cambio en todos los documentos y registros, sin embargo el coordinador de calidad dice que hay que cambiar la version tanto de los documentos como de los registros, pero yo pienso que no ya que estos no han sido modificados en su estructura como tal, ustedes que opinan???

AGradezco de antemano la atención

Re: Cambio de Version

Autor:  Noehemi Fecha: 3/09/08 21:28

Buen dia Emartinez;

Considero que es necesario cambiar la version del documento, debido a que el logo de la Empresa "debe estar" en cada documento emitido por la misma, desde Registros, Instructivos, Manual de Calidad, Tarjetas de Presentacion, Hojas membretadas, etc..

Espero mi comentario sea de tu ayuda.

Un Saludo desde Monterrey.

Re: Cambio de Version

Autor:  EMartines Fecha: 4/09/08 1:25

Hola nohemi gracias por tu respuesta, pero mi idea es que como tal tu no vas a modificar ningun procedimiento, intructivo o formato, pues solo vas a agregar un logo pienso que no deberia cambiar de version, es decir los documentos y formatos (registros cuando esten diligenciados) no se les va a cambiar su estructura actual.

En espera de tus comentarios

Gracias de nuevo

Re: Cambio de Version

Autor:  Noehemi Fecha: 4/09/08 16:49

Buen dia Emartinez

Considero realices el "cambio" de la version, debido a que si "comparas" el formato actual y el que quieres utilizar en lo proximo; si es distinto.

El logo de la empresa, definitivamente, es parte de la estructura del documento.


Espero mi comentario sea de tu ayuda.


Un saludo.

Re: Cambio de Version

Autor:  Invitado Fecha: 4/09/08 17:48

Emartines buenas tardes, al ser el logo de la empresa parte del contenido del documento, al ser modificado a mi parecer es necesario cambiar la revisión del mismo considerando la fecha del cambio de dicho logo.

Un saludo cordial,

Re: Cambio de Version

Autor:  Ing. Joffre Sánchez C. Fecha: 4/09/08 21:05

Saludos,

La verdad es que para estas cuestiones de gestión, se requiere bastante sentido común y evitar desgastarse e cuestiones de forma que no aportan nada de valor.

La verdad es que la norma ni siquiera te pide que el logo de la empresa aparezca eso es cuestión de forma, lo que la norma pide es que la versión pertinente se encuentre en el puesto de uso, es decir que cuando hayas definido por cualquier "X" razón un documento o procedimiento documentado este debe ser el que está vigente para evitar errores por parte del usuario (cuestión de fondo), no creo que haya un auditor despistado que te levante una no conformidad por no tener el logo igualito para todos además que no tendría base.

Resuerda que el espíritu de la norma no es para el manejo y control de los documentos que son una guía y un simple apoyo de la gestión.

KOFFRE

Re: Cambio de Version

Autor:  Jorge Pereiro Fecha: 4/09/08 23:35

Hola a todos!

lo que dice Koffre es verdad, pero hay una máxima que tiene mucha importancia:

No sólo hay que ser bueno, además hay que parecerlo


Si no cambias nada del contenido importante, en principio parece que no estás poniendo en riesgo la calidad del producto.

Lo que sí podría pasar es que la gente piense que su empresa lleva el tema documental muy mal, o de forma descuidada, y que esto fomente una relajación en el resto: "si los de calidad se ahorran un logotipo, por qué no voy a ahorrar yo mi esfuerzo".

Saludos!

Re: Cambio de Version

Autor:  Aleksander Borstner Fecha: 5/09/08 15:14

Hola a todos,

Cambiar toda la documentación solo por el cambio de logotipo me parece una locura y es contra la filosofía de la Norma ISO 9001. La norma exige en punto 4.2.3.e que "se debe asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables". Para mi permanecen legibles y identificables si se cambia el logo.

En mi empresa cambiamos el logotipo en el junio y en julio tuvimos el seguimiento por año para certificado. El auditor no tuvo ningún comentario sobre este cambio. Sería bien definir en un documento (probablemente en el Manual de la Calidad) que los documentos con tal fecha tienen tal logotipo.

Saludos,

Re: Cambio de Version

Autor:  Noehemi Fecha: 5/09/08 17:48

Buen dia Aleksander.

Sinceramente, no me parece factible que los documentos "esten actualizados" si muestran un logo distinto al de la empresa.

Sin embargo, considero que nuestro compañero Emartinez, deberia establecer un documento, {minuta, por ejemplo} en el cual establezca que se ha realizado un cambio al logo de la empresa, y definir un periodo "considerable", y sobre todo "factible" para realizar el cambio a toda la documentacion correspondiente al Sistema de Calidad.


Un abrazo desde Monterrey Mexico y buen fin de semana a todos.


Re: Cambio de Version

Autor:  Ing. Joffre Sánchez C. Fecha: 5/09/08 18:24

Saludos,

Los documentos son un soporte para la gestión y poner a una persona a cambiar el logo de la empresa en quien sabe cuantos documentos es una pérdida de tiempo y no sólo eso si no además cambiar la versión y actualizar listas maestras y dios sabe cuántas cosas más, ese no es ni de lejos el espírtitu de la "Santa Norma", que no pide nada de eso.

Y si tienen una bandera en la empresa y no le actualizan el logo...que pasaría con ese documento, no creo que tenga control de versión jejeje bueno en fin la empresa no se le cae un solo negocio por esos documentos sobre todo si son internos.


Y bien dice Jorge no sólo hay que ser si no parecer y por eso Gestión de Calidad debe enfocarse en lo importante, por que si los de Gestión se preocupan por un logo, es que eso es importante y a menos que sea una empresa de diseño eso no es coveniente.

Lo importante de esta chica Norma no son los documentos.

KOFFRE

Re: Cambio de Version

Autor:  Noehemi Fecha: 5/09/08 19:17

Buen dia Koffre.

Entonces, consideras que no es necesario que la documentacion coincida con el logo de la empresa?.

Quiza no sea la gran prioridad, es cierto, pero no por eso debemos "dejarlo asi".

Creo que si causa confusiones el cerrar un trato con una empresa, y te entregue un contrato que aunque incluye la razon social, no coincide el logo.

Obviamente, debe existir un documento en el cual " se establezca " el cambio del logo de la empresa, y "la version vigente" no se encontraria en su punto de uso, si consideramos que el logo ES PARTE DE LA ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO en la mayoria de las empresas.

O al menos en la cual trabajo si.

Un Abrazo desde Monterrey Mexico.

Re: Cambio de Version

Autor:  Jorge Pereiro Fecha: 5/09/08 20:51

Hola a todos!,

respecto a lo que dice Koffre, yo creo que el problema está en la cantidad de documentos a modificar. No hace falta tener tantos, no al menos de forma separada, y a estas alturas es cuestión de pasarse a la gestión digital --> Los maestros están en el servidor.

De esta forma, un cambio de logotipo global lo haces en un momento.

Si me encuentro una empresa que tiene documentos con un logotipo anterior no les voy a poner una no conformidad, entre otras cosas, no sabría técnicamente cómo defenderlo, pero les estiraría de las orejas.
Si no actualizan el logotipo en su documentación: ¿para qué cambian de logotipo?. Esto sería un indicativo de abandono interior. De puertas afuera todo bonito, pero dentro...


Saludos!

Re: Cambio de Version

Autor:  Noehemi Fecha: 6/09/08 17:24

Buen dia JorgeP.

Considero que en este tema "nos dejamos llevar" por la simple estetica de los documentos.

Sin mas ni mas, el tiempo que hemos invertido en "ponernos de acuerdo" se debio utilizar simplemente para MODIFICAR LOS FORMATOS de la empresa de nuestro compañero.

Es demasiado probable que como la mayoria de nosotros, esta empresa "mantenga" los formatos en electronico, y solo es cuestion de realizar una solicitud de cambio {puede definirse "a todos los documentos del Sistema de Calidad, sin necesidad de realizar un documento para cada formato, instructivo, etc} y realizar un copy /paste del Logo.

Seguido de este, realizar la actualizacion en el Master de Documentos.

En fin. Despues de tanto darle vueltas al asunto, creo que hicimos relativamente "un mar en un vaso de agua".

Reciban todos un abrazo desde Monterrey Mexico y que tengan un excelente fin de semana.

Re: Cambio de Version

Autor:  Ing. Joffre Sánchez C. Fecha: 8/09/08 20:19

Saludos,

En todo casa como bien menciona Noehemí los documentos no son para armar una tormenta en un vaso de agua, lo que yo le recomendaría a nuestro amigo es que no se apure ni afane por el cambio del logo en los documentos si no que lo vaya haciendo conforme estos si cambien de versión en lo sustancial, y así salvado el problema.

Ojo que la determinación de que el logo vaya en los documentos de la empresa es una decisión de la compañía y no es en todo caso una exigencia de Norma.

Koffre

Re: Cambio de Version

Autor:  Krol Fecha: 9/09/08 17:44

Buen dia,
Me gustaría compartir con ustedes una experiencia con respecto a este tema.
En el área de gestión de calidad tenemos un documento interno, llamado Reglamento de Gestión de documentos del sistema de calidad; allí incluimos todos los puntos relevantes a la documentación, detallamos los niveles de la documentación, las personas autorizadas en firmar los documentos, que incluyen los formatos, hasta el el tipo de letra a utilizar.
Es una guía muy interesante que hace referencia incluso a lo que sucedería si se cambia el logo o el lema de la empresa; particularmente por un cambio de logo, nosotros no modificamos la versión del documento.
En la auditoría de certificación este documento resulto muy interesante al auditor, ya que como establece la norma es "La empresa la que establece los criterios de la documentación....
Cuando el comite de calidad sugiera cambios relevantes que no esten contemplados en nuestro Reglamento de Gestion de documentos, simplemente cambiamos y actualizamos este documento a una nueva versión y procedemos a los cambios sugeridos...
Espero que mi relato les sirva de ayuda.....y estaré pendiente a alguna opinión de mejora.
Atte...

Re: Cambio de Version

Autor:  Beatriz Fecha: 9/09/08 19:22

Hola a todos!

Definitivamente creo que el sistema de gestión de calidad debe de ayudarnos a mejorar y trabajar para nosotros, con lo anterior digo que si nos dedicamos a realizar las cosas como nosotros las hemos establecido (apoyando un poco lo que dice Jorge) nadie podrá tomarnos como excusa para saltarse lineamientos.

En la organización en la que trabajo, los cambios importantes como el logotipo se aprueban el comité de calidad y posteriormente en mi departamento se hacen las modificaciones respectivas, se construye un machote y se deja en un link de intranet para que todos los responsables de la documentación en cada proceso lo utilicen, tenemos destinados los primeros 5 días de cada mes para enviar a mi departamento los documentos que hayan sido modificados, aquí revisamos que efectivamente tengan los cambios referidos, que usen los formatos adecuados, en fin que sigan los lineamientos establecidos y una vez concluida dicha revisión se publican en la intranet.

En el manual de calidad se estableció que lo único vigente es lo que se encuentra publicado en intranet y los originales con firmas autografas.

Este manejo ha sido bien visto por los auditores externos y nos funciona, espero sirva de algo.

Autor:  roodmag Fecha: 16/06/09 5:51

Que terrible, me leí todos los post, de verdad que aquí hay gente de calidad de "PAPEL", como bien dice alguien, la documentación es un apoyo, la norma dice, documentar un sistema de gestión, no crear documentos para gestionar el sistema.

1. Los documentos se deben revisar... (4.2.3 b) ... con la frecuencia que determine la empresa.

2. En la revisión documental (Que prudentemente se debe realizar una vez por año), se crea una nueva versión, en ese momento cambian el logo.

3. Esto lo registran previamente (al momento de tener el nuevo logo disponible) en una acción preventiva donde firme el encargado de documentación de su empresa, además agregan que desde esa fecha en adelante, cualquier documento modificado se debe generar con el nuevo logo, etc.

4. Si el logo es muy distinto, deben cambiarlo a todos los documentos, es por un tema de imagen.

6. Si quieren cambiar el logo y cambiar la versión, no olviden describir esto en el procedimiento con control de documentos, y también en el de registros. 

una pregunta ¿si cambio el logo y no cambio la versión, con respecto a que ítem el auditor emitiría una No Conformidad? Si es la empresa quién decide cuando cambiar la versión?

Espero nos podamos ayudar mutuamente.

pd: Solo emito un resumen, ya que alguien consulto nuevamente este tema con fecha de hoy.


Autor:  HOCAPA Fecha: 22/06/09 14:32

Hola a tod@!

 Primero me presento, pues llevo un par de meses por aquí y ni siquiera me he presentado. Llevo como Directora de Calidad de una pequeña cadena hotelera a penas 2 años, aunque han sido muy intensos, entre seguimientos, renovaciones y certificaciones. Actualmente tenemos dos hoteles con algun sistema implantado. uno, Las Casas de la Judería, Sevilla, con la UNE 182001, ISO 9001 e ISO 14001; y otro, Las casas de los Mercaderes, Sevilla, con la UNE 182001 e ISO 9001.

 Os escribo porque nosotros hace a penas 1 año cambiamos el logotipo de la empresa y mi opinión es la siguiente. No creo que sea necesario pararse a cambiar todos los documentos para la siguiente auditoría desde que se cambia el logo, ya que sería una pérdida de tiempo hacerlo. Eso sí, la imagen es importante. Por eso, todos aquellos documentos que estén a la vista del cliente deben de tener el nuevo. y los demás, los internos, ya sean procedimientos, instrucciones, registros, etc... irlos cambiando poco a poco. Tal y como dice la norma tenemos que ir revisando todos los documentos de forma periódica, pues bien, se aprovechan estas revisiones para incluirles el nuevo logo.

 Yo personalmente no he cambiado la versión del documento, pues el documento en sí es exactamente el mismo, a no ser que en la revisión lo haya modificado. Ya he tenido la renovación del Sistema y en ningún momento me han puesto ninguna pega por tener documentos internos con logo antiguo. Eso sí, en unos años tendrán que estar todos cambiados.

 Bueno, espero haber sido de ayuda.

Gracias y encantada de conoceros!


Autor:  nefthally Fecha: 29/05/10 16:37

No pues bastante interesante el post, lo que veo es que en esto de la calidad influye el conocimiento de norma, criterio y experiencia de cada uno de los involucrados ... Siendo esta ultima una de las que se manifesto...  Saludos y gracias por sus experiencias..

Autor:  RV83 Fecha: 11/02/13 15:52

Hola  todos

Tengo un dilema algo similar en mi empresa... Quiero cambiar el diseño de la presentacion en el encabezado de solo los documentos (procedimientos, intructivos) no formatos.

Actualmente solo tiene el logo de la empresa y el titulo en la parte superior y en la inferior la version, la pagina y el codigo que lo identifica. Mi cambio seria en el encabezado, en casillas, el mismo logo, el titulo, la vigencia del documento, el nombre del area al que pertenece, el codigo que lo identifica, la version y la pagina; elimino de la parte inferior la vserion, pag y codigo ya que todo esta arriba.De resto, lo textual y de importancia en el documento sigue igual.

Mi pregunta es: ¿Debo cambiar de version todos los documentos a los que les voy a hacer esto?

Obviamente voy a cambiar en el procedimiento de elaboracion de documentos que los encabezado de aqui en adelante van a ser asi y este documento si cambia de version.

Gracias

 


Autor:  SSACURA Fecha: 4/03/15 19:32

Si mi organización no tiene nada del sig en cuestión de documentos como controlar las versiones que se están realizando en la organización en el listado de documentos

Autor:  Nicalvano Fecha: 21/09/15 23:54


Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 22/09/15 17:49


Autor:  Antonio Fecha: 22/09/15 18:47


Autor:  Wilbert Arturo Vivas Torrez Fecha: 29/09/15 5:16


Autor:  CRoSS Fecha: 9/10/15 20:27


Autor:  Angelita Fecha: 13/10/15 19:09


Autor:  Wilbert Arturo Vivas Torrez Fecha: 19/10/15 17:05


Autor:  TANABETH Fecha: 18/02/20 4:00

Hola, una consulta en la empresa que estoy hablan de formatos libre osea fuera del sistema de gestion, por ejemplo registro de asistencia, temas de seguridad industrial y de otros departamentos .....esto es factible tener documentos fuera del sistema?

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 18/02/20 17:44


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