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Autor:  Brujisa Fecha: 15/11/11 18:27

Buen dia: Estimados  por favor apoyenme con este tema, soy nueva en el cargo y tengo ciertas dudas.

En esta empresa  contamos con un "procedimiento de Control de Documentos y Registros"  donde establecieron que el procedimiento  debe ser  aprobado  y tener su control de cambios( esta bien) pero no  estableciieron esto para los farmatos. Segun la norma? o que  es lo recomendable, que los formatos tambien tengan  estas dos caracterisiticas?

Gracias


Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 15/11/11 22:12

Hola:

El control de cambios en los procedimientos se realiza para poder identificar los cambios que se incluyerón a la nueva revisión, sin necesidad de recurrir al documento obsoleto, salvo sea necesario, y como una fomra de demostrar las mejoras en los procesos.

De igual forma debería haber un control en los formatos, ya que también a través de ello se demuestra la mejora continua meidante la recopilación de los datos.

Al igual que una lista maestra para los documentos, se debe integrar una lista para el control de los registros.

Saludos


Autor:  Wilbert Arturo Vivas Torrez Fecha: 18/11/11 17:53

Brujisa escribió:

Buen dia: Estimados  por favor apoyenme con este tema, soy nueva en el cargo y tengo ciertas dudas.

En esta empresa  contamos con un "procedimiento de Control de Documentos y Registros"  donde establecieron que el procedimiento  debe ser  aprobado  y tener su control de cambios( esta bien) pero no  estableciieron esto para los farmatos. Segun la norma? o que  es lo recomendable, que los formatos tambien tengan  estas dos caracterisiticas?

Gracias

Un formato tambien es un documento, por lo tanto se le debe aplicar el punto 4.2.3 de igual manera, sin embargo es raro llevar la solicitada "identificación de cambios" que solicita la norma, no es necesario que lleves un registro o un formato para que sepas que cambió en cada uno, puedes realizar la siguiente accione para cumplir con los formatos debido a que identificar es reconocer la diferencia entre dos cosas.

 

  •  1. Guardar el formato obsoleto y explicarles al personal que utiliza dicho formato en qué cambia cada cosa, guardando tu debida lista de asistencia a la pequeña reunión de identificación.

 

Saludos. 


Autor:  Wilbert Arturo Vivas Torrez Fecha: 18/11/11 17:57

Saavedra escribió:

Hola:

El control de cambios en los procedimientos se realiza para poder identificar los cambios que se incluyerón a la nueva revisión, sin necesidad de recurrir al documento obsoleto, salvo sea necesario, y como una fomra de demostrar las mejoras en los procesos.

De igual forma debería haber un control en los formatos, ya que también a través de ello se demuestra la mejora continua meidante la recopilación de los datos.

Al igual que una lista maestra para los documentos, se debe integrar una lista para el control de los registros.

Saludos

Hola David, creo que con la lista maestra de control de documentos sería más que suficiente, ya que recordemos que los registros son el contenido de los formatos y sería redundante ya que el registro esta contenido dentro del formato y en la lista iría el nombre y código del mismo.

Saludos. 


Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 18/11/11 19:20

Es correcto Wilbert, se puede integrar todo en una sola lista maestra, que contemple el control de las revisiones de los formatos y el tiempo de retención como registro.

Saludos


Autor:  max80 Fecha: 18/11/11 21:48

Hola a tod@s

Como muchos aqui tambien estoy implementando un ISO 9001, pero en mi lista maestra de formatos únicamente llevo el control de las revisiones ya que el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros lo menciono en cada procedimiento en el cual es utilizado dicho formato.

 Con ello cumplo el control de los registros, ya que la norma no solicita que se deba de llevar este control dentro de la lista maestra de formatos.

Estoy en lo correcto o debo de agregar esos controles en la lista maestra de formatos?

Un saludo


Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 18/11/11 22:10

Hola Max:

Con eso cumples, lo importante es que lo menciones. Siempre busca la forma más práctica para ustedes. La norma tampoco solicita una lista maestra, sin embargo es una manera de controlarlos, incluso, como menciona Wilbert, en la misma lista maestra de documentos puedes mencionar los formatos para no tenerlos en dos listas distintas.

Anexo un ejemplo de ello. Sin embargo tu debes decidir con base a la manera más práctica para ustedes.

Lo que tienes cumple perfectamente.

Saludos





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Autor:  One Economic&Quality Consulting Fecha: 22/11/11 14:51

max80 escribió:

Hola a tod@s

Como muchos aqui tambien estoy implementando un ISO 9001, pero en mi lista maestra de formatos únicamente llevo el control de las revisiones ya que el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros lo menciono en cada procedimiento en el cual es utilizado dicho formato.

 Con ello cumplo el control de los registros, ya que la norma no solicita que se deba de llevar este control dentro de la lista maestra de formatos.

Estoy en lo correcto o debo de agregar esos controles en la lista maestra de formatos?

Un saludo

Es muy frecuente poner en el propio procedimiento como se retienen los registros de ese procedimiento a través de un cuadro que explique con detalle cada uno de los registros. Eventualmente una lista maestra de registros puede ser válida, pero cuantas menos duplicidades creemos en el sistema más fácil será su gestión.


Autor:  RV83 Fecha: 25/09/14 23:46


Autor:  Fernando Fecha: 26/09/14 0:53

Hola,

Con el "control maestro" cubres lo necesario para, valga la redundancia, controlar los registros.

Coincido en que es una tarea tediosa el hacer lo que mencionas por ello, lo que sugiero hacer (tomalo como tal: una sugerencia y que me ha funcionado bien) es guardar la versión obsoleta del formato en una carpeta con esa identificación ('Obsoletos') y que declares en tu procedimiento que el control de cambios se hace de manera comparativa; se compara el documento vigente con la versión anterior. Lo veo práctico y funciona.

No es la única manera y retiter, es una sugerencia.

Conclusión:
Puedes eliminar el primer control y evitar esta tarea tan tediosa que es revisar version contra version y revisar qué cambió.

Saludos.

Autor:  Wendygam Fecha: 7/06/18 20:06


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