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El auditor no acepta nuestro mapa de procesos

Autor:  Aguila Fecha: 24/01/11 22:52

El Auditor externo para el proceso de certificación, realizo una revisión documental y muestreo en una unidad administrativa que participa en el sistema.

uno de los hallazgos consiste en que no contamos con la documentación e información que describa suficientemente los procesos del SGC.

o sea que invalido el mapa que nosotros presentamos. yquiere que adoptemos otro que no entendemos.

que me sugieres.

como siempre agradecido por tu apoyo

Atentamente Aguila


Re: Solicito sugerencia

Autor:  Nicmar Fecha: 24/01/11 23:49

Buenas tardes, lo primero que te diría es que revicen el diagrama que precentaron y la relación que existe en cada sector o proceso, recuerden que como todo sistema nada es independiente (todo sistema funciona por la interacción de sus partes) y en un diagrama se deben mostrar las conecciones que existen entre cada proceso, el mapa que les ofrecio el auditor lo deben tomar como una guia o ejemplo para poder armar uno que se ajuste a sus necesidades. Recuerden que todo producto terminado de un proceso puede ser el producto para el inicio de otro proceso.

 Espero que te sirva y suerte con la auditoría.


Re: Solicito sugerencia

Autor:  One Economic&Quality Consulting Fecha: 25/01/11 18:45

No estaría mal que nos pusieras (eliminando nombre lógicamente), ambos mapas de procesos para ver porque os han dicho que no es válido el vuestro.

A mi personalmente me parece la típica chorrada de auditor, aunque hay que verlo para poder opinar.

Saludos

Rafael


Re: Solicito sugerencia

Autor:  Aguila Fecha: 26/01/11 4:25

gracias por el comentario revisare nuevamente y enviare para su punto de vista, la verdadesde graan ayuda este portal, sobre todo para los novatos

atentamente 

aguila


Re: Solicito sugerencia

Autor:  Aguila Fecha: 26/01/11 4:30

si eso creo, pero estamos caminando solos, pues no tenemos despacho asesor. es un gran reto, pues como organismo publico no es facil. me gustaria tener un modelo como ejemplo, para poder mejorar el nuestro. ojala puedas enviarme o remitirme a alguno. Y muy oportuno tu comentario, revisare y enviare mi propuesta, muy agradecido. tenemos el timpo encima.

atentamente aguila


Re: Solicito sugerencia

Autor:  One Economic&Quality Consulting Fecha: 26/01/11 12:13

Luego miraré si te puedo subir un mapa de procesos.

Asi de primeras decirte que debes en primer lugar tener claros cuales son todos tus procesos y luego dividirlos en estratégicos, clave y de apoyo. Al hacer el mapa es bueno que a la izquierda situes los clientes que son los que tienen los requisitos que os piden y a la derecha igualmente los clientes que obtienen el producto o servicio. En medio estará todos los procesos clave. Arriba los estratégicos y abajo los de apoyo. Los procesos siempre en su cuadro intenta ponerlos de forma que sea cronológica su participación, no es lógico por ejemplo que entre los clave aparezca más a la izquierda el transporte de ventas que las compras. Luego traza todas las flechas de dependencia.

Una buena forma también es poner dentro de cada cuadro de cada proceso cual es el procedimiento o instrucción técnica que le afecta.

También puede ser importante describir en texto cada proceso, quién es el responsable y que se hace en él, apoyando esto después con la descripción de las responsabilidades de cada responsable o departamento.

Haciéndolo asi no deben ponerte ninguna pega.

Saludos

Rafael


Re: Solicito sugerencia

Autor:  equipo Fecha: 4/03/11 12:13

Puedes encontrar muchos ejemplos en google (busca mapa de procesos)

Re: Solicito sugerencia

Autor:  Wilbert Arturo Vivas Torrez Fecha: 5/03/11 5:43

Hola como te mencionan, podrías comenzar con compartirnos el mapa de procesos de tu organización y sobre todo mencionarnos por qué no lo acepto el auditor, se me hace una clásica acción de auditor "yo lo se todo"  que piensan que las organizaciones deben ser todas al antojo de ellos, por otro lado sería bueno que al hacer tu mapa los dividieras como te menciona Rafael, no es obligatorio pero es lo más coún.

Saludos.


Re: Solicito sugerencia

Autor:  roodmag Fecha: 6/05/11 14:10

Ja, esa es la expresión que merece el comentario del auditor. ¿Sabías que el mapa de procesos no es normativo?, En todo caso el mejor ejemplo es el de la Norma en el Item 0.2. Inclusive el auditor no puede recomendarte que mapa usar y cual no, a lo más te puede emitir una Oportunidad de Mejora. El Mapa de Interacción de procesos es algo muy simple. No te debes complicar al crearlo, sigue el que entregas la norma y lo adecúas a tu empresa agregando en la parte inferior las áreas de apoyo internas (Contabilidad, Recursos Humanos, Adquisiciones, etc...

 

Rodrigo


Re: Solicito sugerencia

Autor:  David Saavedra Zárate Fecha: 7/05/11 2:04

Hola:

Muy acertado los comentarios de los compañeros, el mapa de proceso, los procedimientos, instructivos, etc, es para ustedes y quienes lo deben entender son ustedes, no es para el auditor, sólo asegurate que cumpla con los requerimientos de la norma, en este caso visualizar la interacción de los procesos.

Sigue los consejos de los compañeros.

Saludos


Re: Solicito sugerencia

Autor:  One Economic&Quality Consulting Fecha: 9/05/11 2:42

Estoy de acuerdo con vosotros que la norma no nos pide que hagamos literlamente un mapa de procesos, pero lo que está claro es que si no definimos los procesos de otra manera (y esta es la más habitual), el mapa debe ser lo suficientemente explícito y claro para cumplir con el punto de la norma.

Siempre le digo a mis clientes que cuando se hace una cosa y se documenta lo que hay que hacerla es bien, no vale hacerla mal. Si el mapa no es lo suficientemente claro para que el auditor lo entienda y pueda conocer la interacción de los procesos y no existe otra forma de hacerlo, está claro que algo no está bien hecho.

Hay que pensar que la documentación no solo la debe entender el responsable de calidad de la empresa, también lo deben hacer sus compañeros y aquellos que puedan leerla.

Saludos

Rafael


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