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Documentos electronicos

  • Yag
    • 31/01/18 21:48
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    Buen da,
    los archivos electrnicos tambin llevan un folio de identificacin? o los puedo omitir ?
  • QSYSMX
    • 1/02/18 2:34
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    Checa 7.5, se deben identificar, en papel y electrnico
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/02/18 5:24
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    Yag escribi:
    Buen da,
    los archivos electrnicos tambin llevan un folio de identificacin? o los puedo omitir ?


    Hola, nos puedes indicar a qu norma haces referencia?

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Yag
    • 1/02/18 16:37
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    (0/0)
    Buen da,

    es la norma ISO9001:2015
  • QSYSMX
    • 1/02/18 17:54
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    (2/0)
    Parte de la norma

    7.5.2 Creacin y actualizacin
    Al crear y actualizar la informacin documentada, la organizacin debe asegurarse de que lo siguiente
    sea apropiado:
    a) la identificacin y descripcin (por ejemplo, titulo, fecha, autor o nmero de referencia);
    b) el formato (por ejemplo, idioma,........
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/02/18 4:11
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    Yag escribi:
    Buen da,

    es la norma ISO9001:2015


    Hola, la norma te indica, como bien te lo mencionan, que se debe identificar, si t estableces que sea por medio de un foliado entonces debes realizarlo as.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • TANABETH
    • 2/02/18 6:53
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    (0/1)
    Hola,

    Con la finalidad de que cuando se realice un cambio no se tenga que cambiar el documento principal, siempre independizo los documentos, nunca lo he hecho con ISO.

    Por ejemplo: un procedimiento que habla sobre controles de calidad y llega la parte de indicar cuales son los anlisis a realizarse, en vez de colocarlo en el mismo documento lo coloco aparte y en el procedimiento indica la parte de ver tal documento.

    Tengo dos preguntas:

    Esto es factible? ya que la norma ISO 9001:2015 no te indica como llevarla siempre y cuando cumpla con los requisitos de control de documentos

    Si hago una lista maestra que tipo de documento seria (procedimiento, anexo, ) normalmente es algo que contiene de una carilla a tres hojas.

    Saludos,
  • David Saavedra Zrate
    • 2/02/18 15:26
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    (1/1)
    Hola Tanabeth, lo que haces es una de las mejores prcticas, es lo ms recomendable, en algunos casos se indica el cdigo del formato, nombre del procedimiento, etc. sin su numero de revisin, incluso algunos colocan un vnculo para abrir tal documento en referencia.

    Una lista maestra es un anexo, un formato.

    Saludos
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  • TANABETH
    • 2/02/18 19:59
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    Hola, gracias que bueno que esta practica si funcione.
    Por ejemplo el alcance o el anlisis de las partes interesadas yo las tengo tambin por separado, en mi planificacin estratgica yo las menciono, pero no las tengo dentro de este documento.

    Mi consulta esto esta bien?, segn yo, es valido

    La otra consulta es, como catalogo el alcance o este anlisis de partes interesadas serian procedimientos o serian anexos, son documentos de una a tres hojas, tambin contienen quien lo elaboro, versiones y todo lo que pide la norma. Pero de este modo si hago un cambio en un documento no necesariamente ato al otro.

    Mi otra consulta es que en la norma no indica que mtodo seguir para anlisis de partes interesadas, ni matriz de riesgos, etc, por ende puede ser mtodos conocidos, pero tambin puede ser alguno que la empresa cree o tambin mtodos por ejemplo de la norma chilena de haccp, en la cual se evala probabilidad vs impacto por ejemplo para la matriz.

    Por ejemplo en el de partes interesadas, se lo hace con un grupo multidisciplinario en el cual se hace una lista, la cual se evala con 1,2 y 3 y luego se ve su necesidad y expectativa y por ultimo lo vinculamos en el sistema osea que procedimiento podra cubrir esta necesidad, es correcto?

    De antemano gracias
  • David Saavedra Zrate
    • 5/02/18 2:11
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    Hola Tanabeth, efectivamente la norma no establece que herramientas utilizar tanto para el anlisis del contexto de la organizacin como la gestin de riesgos. La organizacin debe detarminar la herramienta adecuada para ello.

    La planificacin estratgica que conlleva el contexto de la organizacin no se documenta como un procedimiento, es un documento resultado de una herramienta de anlisis como el FODA, cuyo resultado se plasma como un proyecto, (basado en resultados anteriores y contexto de la organizacin) para generar estrategias que nos permitan plantear planes de negocio y objetivos en un tiempo determinado.

    Las partes interesadas solamente debes determinar quienes son y cuales son sus necesidades y expectativas. Puedes incluirlo efectivamente en la planificacin estratgica como parte del proyecto o bien hacer referencia y tener un documento anexo.


    Espero haberme explicado.

    Saludos
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  • Rebeca
    • 5/02/18 12:38
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    Buenos das

    Tengo la siguiente inquietud: en el caso de los documentos que se mantienen en electrnico (procedimientos, instructivos, etc.) es necesario colocar una firma digitalizada en el documento como seal de su aprobacin? o puedo demostrar la aprobacin del documento de otra forma, digamos mediante una minuta de reunin con los involucrados en el mismo?

    Gracias y saludos cordiales
  • David Saavedra Zrate
    • 5/02/18 18:01
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    Hola Rebeca, hay software que te permiten la aprobacin electrnica a travs de una clave o firma electrnica. Otra manera de hacerlo es aprobar fsicamente el documento y subir a la intranet o archivo electrnico la versin de dicho documento en PDF.

    Saludos.
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  • Rebeca
    • 5/02/18 18:43
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    (0/0)
    Gracias David

    Tomare en cuenta tus recomendaciones.

    Saludos
  • TANABETH
    • 6/02/18 16:33
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    (0/0)
    Es mejor el software y que te permita guardar versiones.

    Pero se que con una acta o minuta podrias aprobarlo, pero ahi si debe tener firma, no se necesita que el documento como tal lleve firma
  • Rebeca
    • 6/02/18 16:45
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    (0/0)
    Gracias por tu comentario Tanabeth
  • TANABETH
    • 8/02/18 19:24
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    (0/0)
    Gracias David

    Otra consulta mi empresa nunca ha tenido ISO, sin embargo como algn da se pens en tenerla nuestra documentacin osea procedimientos, manuales y registros tienen fecha de creacin, versin, actualizacin.

    En este momento se esta creando la documentacin de ISO, y el procedimiento control de documentos, esta documentacin que fue creada antes, que pasa con ella, se la vuelve a rotular o se la mantiene, ya que en teora despus de crear, aprobar, socializar toda la documentacin ah recin pondremos en marcha ISO.

    A la espera de sus comentarios, gracias de antemano.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 13/02/18 6:47
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    (1/0)

    TANABETH escribi:
    Gracias David

    Otra consulta mi empresa nunca ha tenido ISO, sin embargo como algn da se pens en tenerla nuestra documentacin osea procedimientos, manuales y registros tienen fecha de creacin, versin, actualizacin.

    En este momento se esta creando la documentacin de ISO, y el procedimiento control de documentos, esta documentacin que fue creada antes, que pasa con ella, se la vuelve a rotular o se la mantiene, ya que en teora despus de crear, aprobar, socializar toda la documentacin ah recin pondremos en marcha ISO.

    A la espera de sus comentarios, gracias de antemano.


    Hola, te felicito por llevar un control documental como una prctica institucional, ms all de cualquier norma, te comento si despus de un anlisis de brechas en la parte de control documental detectas que se cumplen con los requisitos de la norma, no es necesario rehacer nada.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas
  • David Saavedra Zrate
    • 13/02/18 17:35
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    Coincido con mi colega y amigo Wilbert, esas son las ventajas de trabajar pensando en el futuro.

    Buen trabajo.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • TANABETH
    • 16/02/18 14:03
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    Gracias David y Wilbert por sus comentarios, si la idea es mantener un orden, no necesariamente esperar a que un cliente nos obligue.

    perfecto entonces en mi control de documentos hare mencion de la existencia de esta documentacin y listo.

    Muchas gracias a ambos.