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¿Por cuanto tiempo conversar registros y procedimientos?

  • dfbetancou
    • 15/12/17 22:59
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    Hola a todos.

    Pues eso, cuánto es el tiempo recomendable para conservar registros y procedimientos?

    Entiendo que debo conservar por el tiempo reglamentario (legal) aquellos registros relacionados con la normativa. Sobre los demás registros y procedimientos, ¿soy yo quien define en el procedimiento de información documentada cuánto tiempo demora cada registro?

    Así creo que es pero deseo confirmarlo con ustedes.

    Sin embargo y siendo así, en auditoría externa ¿hacia qué tanto tiempo atrás se puede remitir el auditor sobre un registro en específico?, digamos por ejemplo el registro que evidencia una acción eficaz.

    Lo pregunto porque el archivo físico y digital ya está muy lleno de procedimientos incluso del año 2013 (versión 1 y va en la versión 5) y creo que es hora de trasladarlo incluso del archivo muerte para ser eliminado totalmente.

    Gracias por aclarar mi duda, saludos.
  • QSYSMX
    • 16/12/17 3:47
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    Por ejemplo de facturas se dejan por 4 aos por requerimiento del sat.
    Cada responsable debe definir la duracion.
    Por otro lado, dices que procedimiento va en rev.5, pero esos no son registros, un procedimiento puede tener muchas revisiones y un registro, normalmente no tiene, puedes explicar mas? En audits normalmente auditan lo inmediato, 1 mes 2, atras.
    Sin embargo para corroborar alguna activudad podrian ir 6 o mas meses atras, ejemplo, si necesitan evidencias de una revision gerencial, la ultima, y ocurrio 6 meses antes, podrian requerirla.
  • David Saavedra Zrate
    • 19/12/17 4:44
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    El tiempo de retencin de los registros ustedes lo definen, basado en los requerimientos legales en algunos casos, y otros basados por ejemplo en el alcance de la garanta, en el tiempo estimado para una posible consulta interna o del cliente, caducidad del producto, por auditoras internas o de certificacin/seguimiento, etc. Los registros no se guardan para una auditora, se resguardan pensando en su uso necesario para consultas ya sea internas o por el cliente, por revisiones y verificacin interna o bien por el gobierno. Las evidencias se resguardan para verificar la eficacia y eficiencia del SGC.

    Los procedimientos no es necesario resguardar todas las revisiones anteriores, no es prctico y no es necesario, basta con guardar de manera fsica el ltimo original obsoleto y el electrnico, los procedimientos anteriores obsoletos hay que destruirlos. Si necesitas por algo resguardar todos, que sea en electrnico.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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    Un Sistema de Gestión de la Calidad debe trabajar para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

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  • dfbetancou
    • 21/12/17 14:35
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    Muchas gracias QSYSMX y David por sus aportes. Me ha quedado muy claro.

    Saludos.
  • root
    • 3/02/22 4:44
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    La tardanza en cada proceso depende del tipo de registro con el que contactes por ejemplo aquí yo te recomiendo uno: ellos son muy responsables; https://registrocivilzaragoza.com