Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Tipo de documentos

  • Jorge Sánchez
    • 22/12/08 19:20
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    • Costa Rica
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    Buenos Días,

    Tengo una duda sobre como definir algunos tipos de documentos. En mi empresa manejamos varios tipos de documentos: Manual, Procedimientos, Instructivos y formularios.

    Mi pregunta es ¿cómo identificar documentos tales como una lista maestra de documentos, la política y objetivos, un perfil de personal, entre otros? ya que que se me confunde identificarlos como formularios, instructivos o talvez como otro que no he considerado.

    Por ejemplo, la lista maestra de documentos la podría identificar como un formulario conformado por el nombre, versión, encabezado, logo y espacios para anotar los documentos. Luego el registro sería la información que anoté. Sin embargo, si en algún momento elimino un documento o agrego otro, ¿esto representaría un cambio de versión? me parecería que si pero en realidad el formaro de la lista no ha cambiado, solo el contenido, ¿como definiría el tiempo de retención y disposición si este registro es permanente?

    De igual forma me sucede con la política, objetivos, perfil de puestos, a todos los tengo definidos como formularios pero no estoy seguro si estará bien.

    Agradezco la ayuda que puedan brindar,

    Saludos,

    Jorge

  • Invitado
    • 22/12/08 23:37
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    Hola George, respecto al listado de documentos en vigor yo le di un código y una versión y solo le cambiaré la versión cuando varíe el formato del listado, no cuando cambian las versiones de los documentos que en el se citan, no se si me entiendes.

    Respecto a la política de calidad le asigné un código y solo le cambiaré la versión cuando varíe la política.

    No se si me has entendido, espero haberte ayudado.

    Saludos

  • O
    • 22/12/08 23:54
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    • Reg.: 1/12/08
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      Ok,  te sugiero que emplees lo que se te haga mas facil, no te compliques la vida,  te sugiero que en tu clasificación de documentos incluyas una categoría más que sea datos de consulta o información de consulta,   o como tu le quieras llamar y se te facilite, esta es  toda aquella información que debes considerar para llevar a cabo un proceso, pero que no te dice como llevarlo a cabo como es el caso de los  Manuales, ETC.

     Por ejemplo los perfiles de puesto o personal, politica,  objetivos etc. prontuarios, tablas, etc. en caso de que no quieras anexarlos a los  otros documentos por que  haria compleja su lectura.

     En el caso de la lista maestra de documentos puedes controlar solo el formato y el contenido sería  UN REGISTRO  y lo puedes definir como permanente, no hay problema.

     la categoría de FORMULARIOS usala para información que FLUIDA Y EN CONSTANTE CIRCULACIÓN.

     La sección de INFORMACIÓN DE CONSULTA usala para información CON MENOS FLUIDEZ.

     espero te haya servido TE SUGIERO ADOPTAR UN ENFOQUE GRAFICO DE PROCESOS. Saludos cordiales.

     

     

     

  • MARCO CESAR
    • 23/12/08 23:48
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    Hola te recomiendo le des una revisada a PROYECTO ISO/TR:10013

    DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

    Aquie se te van a aclarar muchas de tus dudas

    si me mandas tu correo te envio la guia

    por cierto los procedimientos o documentos exigidos por la norma son 6 mas el manual de calidad y la politica de calidad, por el comentario que dices que le asignaste un còdigo de documento a la politica..esta correcto...

    marco.valenzuela@gmodelo.com.mx

    saludos