Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Aprobación de documentos y el compromiso de cumplir sus requisitos

  • Pegaso79
    • 17/12/08 21:35
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    Cuando un procedimiento esta aprobado, se debe hacer un documento o acta en el que se compromete  al responsable a que siga el procedimiento y se comprometa a llevar los registros?, se hace firmar al dueño del proceso o al subordinado que va a seguir los procedimientos.

    Por ejemplo el Director Financiero es el dueño del proceso del area de finanzas de la empresa, y el tesorero es un subordinado, y el procedimiento que esta aprobado es de tesoreria, en ese caso quien firmaria el documento, ¿el director financiero?, ¿el tesorero?, ¿ambos?

     Agradeceria su ayuda Foro

     

    Suerte!!!

  • Invitado
    • 17/12/08 23:43
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    Hola Pegaso79, cabria aclarar que el "dueño" de los procedimientos es la empresa. Luego tiene que haber un responsable de aprobar el procedimiento que normalmente es alguien de dirección, una vez aprobado el procedimiento todo el personal que pertenece a éste debe seguir el procedimiento, por ello es tan importante concienciar al personal y sobre todo TENER EL APOYO DE LA DIRECCIÓN, sin éstos dos la ISO es pael mojado.

    Saludos

  • O
    • 23/12/08 18:49
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     HAZLO FACIL

     Concuerdo con ramirez, además aunque te lo firmen con sangre quien NO QUIERE NO QUIERE, por eso es importante la participación del personal ( principio de la calidad),

    Te recomiendo institucionalizar la disciplina  de cumplir los requisitos, además como dice el enfoque al proceso  ( algo en el proceso no esta bien y chance  por eso no lo sigue la gente).

     ademas de que es cierto necesitamos el apoyo de la dirección para que  la orden plasmada en los documentos ya sea propuesta por ellos  ( los directores) o los mismos empleados ( lo mas recomendable por mi)  sea seguida y si aun asi no es seguida detectar por que.

     pero bueno  todo esto es RECOMENDACIÓN ok,  y pongo en mayuscula la palabra recomendación  por que  tu usaste un DEBE en tu primer parrafo.

     "Cuando un procedimiento esta aprobado, se DEBE hacer un documento o acta en el que se compromete  al responsable a que siga el procedimiento y se comprometa a llevar los registros?, se hace firmar al dueño del proceso o al subordinado que va a seguir los procedimientos."

     Eso tal vez aplique en una  empresa con baja cultura de calidad,  lo que la vuelve por decirlo así ... BUROCRATICA, no asegurate que el medio donde publiques el procedimiento lo sepan y lo sigan sin usar tanto papel, por ejemplo en algunas empresa lo publican en su INTRANET y  dado de alta ahi es ORDEN DADA. y claro que lo aprueba el lìder del proceso y la dirección  (EL CUAL PUEDE DELEGAR A UN ESPECIALISTA EN SISTEMAS DOCUMENTALES ) o lo puede hacer alguien designado por ello el representante de la dirección, juanito el de las copias etc. mientras tenga la competencia,

    una vez mas tu puedes DISEÑAR  TUS SISTEMA COMO TE CONVENGA Y QUE SEA UN MEDIO NO UN FIN  para lograr los requisitos.

     

     espero te haya servido mi recomendacióny te mando muchos saludos.

  • MARCO CESAR
    • 23/12/08 23:20
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    Hola.

    Una disculpa si entendi mal la situaciòn que expones

    primero veo que hablas de las autorizaciones de la documentaciòn del SGC, alquien va a elaborar el documento (4.2.1 los obligatorios mas lo que la organizaciòn decida) y alguien lo debe de autorizar (4.2.3) aqui solo mi recomendaciòn es que la(s) persona(s) o funciones responsables las juzgues condos criterios, debe ser una persona o funciòn que cononza bien la operaciòn o activiadades que estas documentando y que sean una persona que conozca bien los requisitos de la norma y la estructura, funcionamiento del SGC de manera completa, el primero te asegurarà que los cambios al documento no ponen en riesgo que el proceso se salga de control en base a lo planificado o lo que se espera del proceso y el segundo cuidara que el nuevo documento o el cambio no afecte a los requisitos de la norma y las interacciones entre los procesos, etc, tec,

     segundo cuando hablas de levantar una acta ( o un registro de calidad), te recomiendo que primero evalues como tienes contemplado dar cumplimiento a los requisitos del 6.2.2 competencia, toma de conciencia y formaciòn... de aqui puede salir la respuesta a como proceder, lo cual no significa que sea la mejor manera pero si cuidas la integridad o estandarizaciòn de criterios en el SGC.

    saludos

  • O
    • 23/12/08 23:27
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    muy buena la explicación de marcocesar mis respetos

  • RaymeL
    • 8/09/10 17:57
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    Muy bueno sus aportes, me han servido.

    Hola soy Rayme y nueva en portaldecalidad, actualmente estoy como responsable de calidad y estoy teniendo problemas con las aprobaciones de los documentos.

    La cuestion es la siguiente: Tengo los procedimientos hechos pero cuando se presenta una modificaicon o una revision anual, envio el documento a los responsables de aprobarlos pero duran una eternidad en revisarlo y aprobarlo, lo que causa que me retrase mucho en las publicaciones de los cambios, he tratado de realizar reuniones con los responsables para que se realice el cambio de inmediato pero no han dado resultados. Podrian darme algun metodo segun sus experiencias de evitar estas demoras en las aprobaciones?

    Mil gracias de antemano por la ayuda que me puedan ofrecer.

    RaymeL.

  • Pegaso79
    • 8/09/10 20:42
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    Hola

    Mira lo más sencillo que puedes hacer sin extender la cuestión:

    El gerente "teóricamente" es el más interesado con la implementación de la ISO por eso te designo a ti para que ejecutaras esa labor por tanto de dio una autoridad (Recuerda el requisito 5)

    Lo que puedes hacer es:

    1. Reunirte con la persona involucrada y levantar un acta en la cual se establezca el porqué del cambio y para qué fecha será realizado.

    2. Habla con esa persona, has la sensibilización correspondiente, explícale la importancia de tu labor y de la colaboración de ella en el proceso.

    2. Envía un correo con copia a la gerencia y al jefe inmediato de la persona, en la que fijes lo que se está solicitando (como consejo, deberías poner la información principal en el cuerpo del mail, hay gerentes bastante ocupados y corres el riesgo de que no mire el acta que adjuntaste, por esto coloca resumidamente los principales ítems en el cuerpo del mensaje electrónico, claro también adjunta el acta)

    3. En ese correo solicita las respuestas que necesitas, si no han acordado fecha coloca una término máximo estimado para recibir la información y has énfasis en que te devuelva el correo con la fecha establecida del compromiso, si ya estableciste la fecha con la persona has incapie de la fecha en el mensaje, por ejemplo “ se estableció el termino para la fecha XXX, es importante para cumplir porque xxx y no crear un cuello de botella por xxx y asi cumplir el cronograma establecido para la implementación”.  

    4. El 90 % de las veces la gente responde,

     

    Sin embargo en cada organización hay “Gente Toxica”, para ese tipo de gente, si no ves respuesta positiva, escala, es decir habla con el jefe inmediato, si no es así, habla con el Gerente, una llamada de atención alertara a la “Gente Toxica” que hay en la organización para que colabore en el proceso de implementación.

    Aparte de la sensibilización, es justo que la gente valore tu trabajo, no eres su niñera para ir detrás de ellos rogándoles, además en la implementación los demás empleados tienen responsabilidades y deben cumplirlas. En muchos casos en los manuales de funciones e incluso en los contratos de trabajo se encuentra el ítem de "colaboración en la implementación del Sistema de Gestión de calidad y en el de Seguridad industrial y Salud Ocupacional". (Añádelo a tu manual de funciones cuando hagas la revisión)

    Como última recomendación, deja todas las decisiones y reuniones documentadas en actas y envia copias de ello a todos los implicados, es muy fácil, y ademas dejaras una evidencia de los compromisos adquiridos con las personas, recuerda que lo que se hace de palabra muchas veces se olvida o no se le presta atención, has las cosas seria y formalmente para que los empleados respondan de la misma manera.

     

    Mucha suerte, cualquier cosa a la orden.

  • RaymeL
    • 8/09/10 20:42
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    • Reg.: 8/09/10
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    Por favor alguien ayudeme