Foro: Empezar con ISO 9001, primeros pasos

Procedimientos del SGC. Sección de Registros

  • ingalberto
    • 28/07/17 1:59
    • Imagen de ingalberto
    • Reg.: 20/05/17
    • Posts: 56
    (0/0)
    Un cordial saludo estimados, espero que estén bien. Estoy implantando el SGC ISO 9001:2015 en la organización en la que laboro, y me encuentro redactando los procedimientos del SGC, de acuerdo a la estructura que hemos acordado darle a los procedimientos, tenemos una sección de "Registros" en la que se coloca una tabla que consta de Descripción(Formatos usados), Ubicación, Responsable y Tiempo de retención (Archivo Activo y Archivo Inactivo), ¿Puedo colocarle en esta primera fase a los formatos utilizados un periodo de un año como archivo activo y 0 como archivo inactivo?, Pues los estoy comenzando a redactar junto a la elaboración de los formatos correspondientes.
    Adjunto la tabla en formato JPEG.
    Gracias de antemano a los amables que me asesoren en este tema.



    Archivo jpg  E.A Y C DE PROCED.jpg (355.93 KB)


    20060_597a7e47413e3.jpg 1600X900 px
  • Xinterface
    • 31/07/17 8:02
    • Imagen de Xinterface
    • Reg.: 30/05/14
    • Posts: 26
    (0/0)
    Buen día

    La norma ISO 9001:2015 no estipula el tiempo de retención en el que desees conservar un registro, sino este depende de ciertas normas locales (leyes, decretos entre otros) o de la necesidad del encargado de dicho proceso.

    Caso de normas locales:

    En mi localidad según leyes debería de preservarse las facturas al menos 5 años, entonces el tiempo de retención debe considerarse en ese tiempo.

    Caso según necesidad del encargado de proceso:

    El encargado del sistema de gestión requiere tener las solicitudes de acción al menos un año como activas y 2 años como pasivas.
  • Edgar Villena
    • 31/07/17 15:43
    • Imagen de Edgar Villena
    • Reg.: 25/09/12
    • Perú
    • Posts: 504
    (0/0)

    ingalberto escribió:
    Un cordial saludo estimados, espero que estén bien. Estoy implantando el SGC ISO 9001:2015 en la organización en la que laboro, y me encuentro redactando los procedimientos del SGC, de acuerdo a la estructura que hemos acordado darle a los procedimientos, tenemos una sección de "Registros" en la que se coloca una tabla que consta de Descripción(Formatos usados), Ubicación, Responsable y Tiempo de retención (Archivo Activo y Archivo Inactivo), ¿Puedo colocarle en esta primera fase a los formatos utilizados un periodo de un año como archivo activo y 0 como archivo inactivo?, Pues los estoy comenzando a redactar junto a la elaboración de los formatos correspondientes.
    Adjunto la tabla en formato JPEG.
    Gracias de antemano a los amables que me asesoren en este tema.


    Hola ingalberto:

    Con respecto a tu pregunta: ¿Puedo colocarle en esta primera fase a los formatos utilizados un periodo de un año como archivo activo y 0 como archivo inactivo?

    1. Lo que vas a conservar son los registros, no los formatos.

    2. El tiempo de conservación, según tus definiciones en dos categorías (activo e inactivo), lo define cada responsable del proceso, en función de las necesidades del proceso, SGC o de algún requisito legal o reglamentario.

    3. Es posible que existan registros que solo requieran ser conservados como archivo activo por cierto periodo de tiempo y luego sean eliminados (0 como archivo inactivo).

    Espero haberte ayudado con tu inquietud.

    Saludos cordiales

    Edgar
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
    PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager
  • ingalberto
    • 1/08/17 0:25
    • Imagen de ingalberto
    • Reg.: 20/05/17
    • Posts: 56
    (0/0)
    Buenas tardes estimados Xinterface y Edgar Villena, saludos cordiales, espero que estén bien. Estoy muy agradecido por que hayan respondido a mis preguntas, me aclararon bastante las dudas que tenía sobre este tema. Éxitos.