Foro: Gestión de procesos y por procesos

No Conformidad Mayor

  • jorgemonje
    • 9/02/17 23:32
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    Cordial saludo


    En la visita de seguimiento de la auditoria externa se encontró la siguiente No Conformidad mayor "se evidencia el uso del logo del xxxx(ente certificador) en los certificados que se otorgan a los estudiantes".


    Nuestro servicio es de educación donde dictamos cursos y talleres y los estudiantes al terminar el periodo se gradúan y se certifica mediante un certificado.

    Este certificado tenia el logo de la institución y del ente certificador no teniendo encuenta el manual de uso de marca.


    se presento el siguiente plan:

    1. Corrección inmediata: Eliminar de los certificados que se entregan a los estudiantes el logo xxx (ente certificador)

    2. Acción correctiva: se ajusta la plantilla de certificados de los estudiantes

    Fecha inicio: inmediata.


    El auditor devuelve informando que el plan de acción no garantiza que esto vuelva a ocurrir.

    Requiero de apoyo para ajustar dicho plan de accion.

    Gracias
  • Belsy Vannesa Garcia Mendoza
    • 10/02/17 1:21
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    Hola jorgemonje:
    Las medidas que tomaste son acciones inmediatas, pero a largo plazo no garantizan que no se vuelva a emitir y usar un documento (no solo el certificado, que fué la evidencia en esta ocasión) que no cumpla con el manual.

    En lo que me escribes, entiendo que el auditor no te dice que no uses el Logo en tus certificado, el lo que quiere es que sí lo vas a usar, sepas cómo hacerlo para que cumpla con el manual de uso de marca.

    Por tal motivo, como actividades del plan de acción Yo te propondría la o las siguientes:
    1. Capacitar al personal encargado del diseño de los certificados en cuanto al manual de uso de marca, para que lo conozcan y lo apliquen, no solo en el certificado, si no en todo aquel documento que la institución quiera utilizar estratégicamente, para dar a conocer que cuenta con una certificación (Rutas escolares, pendones, agendas escolares, facturas, entre otros).
    (Esto para demostrar, conocimiento de la metodología).

    2. Elaborar varios documentos o piezas publicitarias, producto de la capacitación arriba indicada y enviarlos al ente certificador para que los califique y este dé el aval del uso del logo.
    (Esto para demostrar Eficacia de la capacitación y garantizar que la metodología se aplique correctamente. )

    3. Dejar documentado (en el procedimiento de control de documentos, por ejemplo) que todo documento (pieza publicitaria, agendas, página web u otro medio escrito entre otros) que la empresa elabore y en este se requiera el uso del logo del ente certificador se deberá enviar antes al ente certificador y este por escrito deberá dar el aval de que el documento cumple con el manual de uso de logo. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)

    4. Incluir dentro del listado de los documentos externos el manual de uso de logo del ente certificador y establecer una periodicidad para consultar nuevas versiones o enviar un comunicado pidiéndole al ente certificador que cada vez que actualice el manual, lo envíe a Tú empresa. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)


    Espero que estas ideas te puedan ayudar y servir para que Tú auditor acepte el plan.


    Cordialmente,
    Belsy García.
  • jorgemonje
    • 10/02/17 13:26
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    Gracias Belsy por tu aporte
  • Edgar Villena
    • 10/02/17 14:28
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    Belsy Vannesa Garcia Mendoza escribió:
    Hola jorgemonje:
    Las medidas que tomaste son acciones inmediatas, pero a largo plazo no garantizan que no se vuelva a emitir y usar un documento (no solo el certificado, que fué la evidencia en esta ocasión) que no cumpla con el manual.

    En lo que me escribes, entiendo que el auditor no te dice que no uses el Logo en tus certificado, el lo que quiere es que sí lo vas a usar, sepas cómo hacerlo para que cumpla con el manual de uso de marca.

    Por tal motivo, como actividades del plan de acción Yo te propondría la o las siguientes:
    1. Capacitar al personal encargado del diseño de los certificados en cuanto al manual de uso de marca, para que lo conozcan y lo apliquen, no solo en el certificado, si no en todo aquel documento que la institución quiera utilizar estratégicamente, para dar a conocer que cuenta con una certificación (Rutas escolares, pendones, agendas escolares, facturas, entre otros).
    (Esto para demostrar, conocimiento de la metodología).

    2. Elaborar varios documentos o piezas publicitarias, producto de la capacitación arriba indicada y enviarlos al ente certificador para que los califique y este dé el aval del uso del logo.
    (Esto para demostrar Eficacia de la capacitación y garantizar que la metodología se aplique correctamente. )

    3. Dejar documentado (en el procedimiento de control de documentos, por ejemplo) que todo documento (pieza publicitaria, agendas, página web u otro medio escrito entre otros) que la empresa elabore y en este se requiera el uso del logo del ente certificador se deberá enviar antes al ente certificador y este por escrito deberá dar el aval de que el documento cumple con el manual de uso de logo. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)

    4. Incluir dentro del listado de los documentos externos el manual de uso de logo del ente certificador y establecer una periodicidad para consultar nuevas versiones o enviar un comunicado pidiéndole al ente certificador que cada vez que actualice el manual, lo envíe a Tú empresa. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)


    Espero que estas ideas te puedan ayudar y servir para que Tú auditor acepte el plan.


    Cordialmente,
    Belsy García.


    Hola jorgemonje:

    Coincido con la respuesta de Belsy, solo quería complementar que entre la no conformidad y el plan de acción (acción correctiva) es importante realizar un adecuado análisis de causa raíz.

    Saludos cordiales

    Edgar
    _________________
    Edgar Villena, PMP®
    IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
    PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
    PECB Certified ISO 9001 Auditor
    PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager