Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

¿Las firmas con las que se autoriza el alta de un documento debe ser la firma oficial? (ID, INE)

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Juan Cerna
#1
- 3/02/17 18:58
- Reg.: 16/11/11
- Guadalajara, Jalisco
- Posts: 35
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Hola, buen día el siguiente tal vez sea algo que sea bastante claro para los demás pero para mi sigue siendo punto de discusión a a hora de solicitar firmas a superiores.

Entonces mi duda es, ¿las firmas para elaboración, revisión, autorización, aprobación liberación, validación que el sistema nos solicita en los documentos, debe ser la oficial? me refiero a la que se encuentra en el ID, credencial, INE etc. O ¿pudiera ser una antefirma?

De antemano agradezco su apoyo!

Saludos.
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Juan Cerna
Edgar Villena
#2
- 3/02/17 19:13
- Reg.: 25/09/12
- Perú
- Posts: 504
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Hola Juan:

Sugiero que tu SGC sea lo más práctico posible, por lo que mi recomendación es que tu procedimiento indique que los documentos pueden ser aprobados mediante firma (sin especificar que esta sea oficial o no) o mediante email (como una alternativa adicional).

Por experiencia en empresas donde la documentación era aprobada por firmas, nadie verificaba si las firmas eran oficiales, bastaba con que el documento tenga la rúbrica del responsable del proceso.

Saludos cordiales

Edgar
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Edgar Villena, PMP®
IRCA Quality Management Systems Auditor ISO 9001 (2008/2015)
PECB Certified ISO 9001 Lead Implementer
PECB Certified ISO 9001 Auditor
PECB Certified ISO 31000 Lead Risk Manager
Juan Cerna
#3
- 4/02/17 0:16
- Reg.: 16/11/11
- Guadalajara, Jalisco
- Posts: 35
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Ok
No
Muchas gracias Edgar. ¿Qué opinas tú, sobre tener una lista maestra de firmas autorizadas?
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Juan Cerna
Edgar Villena
#4
- 4/02/17 0:20
- Reg.: 25/09/12
- Perú
- Posts: 504
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Ok
No
Juan:

No la recomendaría, a menos que tu empresa lo considere necesaria.

Saludos
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Edgar Villena, PMP®
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Wilbert Arturo Vivas Torrez
#5
- 7/02/17 19:55
- Moderador
- Reg.: 22/04/09
- Poza Rica, Veracruz, México
- Posts: 2622
(2/0)
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No
Hola, en México este tipo de situaciones se tienen contempladas en el Código Penal Federal, quedando al pie lo siguiente:

CAPITULO IV
Falsificación de documentos en general

Artículo 243.- El delito de falsificación se castigará, tratándose de documentos públicos, con prisión de cuatro a ocho años y de doscientos a trescientos sesenta días multa. En el caso de documentos privados, con prisión de seis meses a cinco años y de ciento ochenta a trescientos sesenta días multa.
Si quien realiza la falsificación es un servidor público, la pena de que se trate, se aumentará hasta en una mitad más.
La pena que corresponda por el delito previsto en el primer párrafo, se aumentará hasta en una mitad, cuando se falsifiquen documentos de asignatarios, contratistas, permisionarios o distribuidores a que se refiere la Ley Federal para Prevenir y Sancionar los Delitos Cometidos en Materia de Hidrocarburos.

Artículo 244.- El delito de falsificación de documentos se comete por alguno de los medios siguientes:

I.- Poniendo una firma o rúbrica falsa, aunque sea imaginaria, o alterando una verdadera;

Como puedes notar, no es un tema menor este tipo de situaciones.

Saludos.
_________________
Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
Veritas et Triumphus
Director y consultor

Integrante de
- Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
- Padrón Nacional de Evaluadores de mexicana de acreditación, a.c.
- ISO/TC 176 Quality management and quality assurance
- ISO/TC 207 Environmental management
- ISO/TC 283 Occupational health and safety management

Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

Cel. (+52) 782 185 3484
Correo: direccion@veritasdemexico.com

Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
Wilbert Vivas
Juan Cerna
#6
- 9/02/17 20:24
- Reg.: 16/11/11
- Guadalajara, Jalisco
- Posts: 35
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Muchísimas gracias Wilbert!

Entonces entiendo que aunque las firmas sean para el SGCI deben ser las oficiales, ¿Correcto?
_________________

Juan Cerna
Wilbert Arturo Vivas Torrez
#7
- 10/02/17 15:49
- Moderador
- Reg.: 22/04/09
- Poza Rica, Veracruz, México
- Posts: 2622
(1/0)
Ok
No
Hola, es correcto.

Como te mencionaron, no es necesario clarificar que sea una firma oficial o no, pues lo correcto es que se firme adecuadamente.

Saludos.
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Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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Wilbert Vivas
Juan Cerna
#8
- 14/02/17 20:53
- Reg.: 16/11/11
- Guadalajara, Jalisco
- Posts: 35
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Ok
No
Gracias!
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Juan Cerna

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