Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

como cerrar las no conformidades

  • slanza
    • 26/01/17 10:30
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    Estoy realizando la auditoria interna de mi empresa, y auditando a contratación, se ha emitido una resolución de desistimiento de una licitación por no cumplir con los criterios de valoración de la normativa de contratación.Si abro una no conformidad especifica de esta licitación o expediente, entiendo que se cerraría cuando se solventara el problema, es decir, cuando se volviera a licitar con los criterios corregidos. Pero me gustaría saber si se podría cerrar la no conformidad cuando estableces acciones correctivas debido a la citada NC y ves que se han cumplido las acciones

    Me refiero que cuando abres una no conformidad de un proceso que ya está terminado y no tiene solución, como por ejemplo, que no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista .Como ya no te van a entregar esa solicitud para ese expediente, imagino que para poder cerrar la NC,sería implementar medidas y ver que se cumplen, evitando que vuelva a ocurrir. ¿Sería así'
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/01/17 16:33
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    Hola, las acciones correctivas tienen la finalidad de establecer acciones para evitar que las situaciones que ocasionaron el no cumplimiento de un requisito no vuelvan a suceder.

    Derivado de ello, existen acciones que se pueden realizar para medir la eficacia de las acciones realizadas a situaciones que no son frecuentes, tal es el caso de un proceso de licitación.

    Dicha acción se basa en la simulación de las condiciones y actividades que originaron la no conformidad, es decir, simula un par de procesos de licitación con las mismas características de modo que garantices que el proceso interno de la organización tiene la capacidad para responder de manera eficaz.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Director y consultor

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    Wilbert Vivas
  • Gilberth Araujo
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    slanza escribió:
    Estoy realizando la auditoria interna de mi empresa, y auditando a contratación, se ha emitido una resolución de desistimiento de una licitación por no cumplir con los criterios de valoración de la normativa de contratación.Si abro una no conformidad especifica de esta licitación o expediente, entiendo que se cerraría cuando se solventara el problema, es decir, cuando se volviera a licitar con los criterios corregidos. Pero me gustaría saber si se podría cerrar la no conformidad cuando estableces acciones correctivas debido a la citada NC y ves que se han cumplido las acciones

    Me refiero que cuando abres una no conformidad de un proceso que ya está terminado y no tiene solución, como por ejemplo, que no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista .Como ya no te van a entregar esa solicitud para ese expediente, imagino que para poder cerrar la NC,sería implementar medidas y ver que se cumplen, evitando que vuelva a ocurrir. ¿Sería así'


    Antes que nada hay que aclarar que una acción correctiva, según la definición 3.12.2 de la ISO 9000:2015 es "acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir"

    Hay una diferencia sensible entre "el problema"(=la no conformidad= "la emisión de una resolución de desistimiento de una licitación por no cumplir con los criterios de valoración de la normativa de contratación") y lo que ocasionó el problema(=la causa raíz de la no conformidad= por qué no se cumplió con los criterios de la valoración). Y ahí es donde hay que tomar la acción correctiva.

    Es decir, que la acción correctiva se debe orientar a eliminar la causa raíz de la no conformidad.

    Cuando te refieres a:"cuando abres una no conformidad de un proceso que ya está terminado y no tiene solución", es porque esta situación ya pasó, la licitación se perdió y no puedes hacer nada por cambiar esa realidad, pero puedes evitar perder otra licitación por la misma causa.

    En tal sentido, según los mismos requisitos 10.2.1 b) de la norma ISO 9001:2015 debes hacer lo siguiente:
    1) la revisión y el análisis de la no conformidad: es decir ver la circunstancias en las que pasó la pérdida de la licitación, cuál fue el incumplimiento?, por ejemplo tu indicas que: "no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista" hay que ver si las personas que tenían que firmarlas sabían que tenían que hacerlo, si tienen establecidos tiempos para hacerlo, si la carga de trabajo que tienen les permite realizar todas las actividades, si conocen el impacto de sus actividades en el logro de los objetivos, si tienen alguna razón para no haber firmado a tiempo o por qué no lo tenían?. Es importante que esta revisión y análisis lo hagas con las personas que están directamente


    2) la determinación de las causas de la no conformidad: en este punto es importante aplicar técnicas de análisis de causa raíz como
    5 por qué,
    diagrama causa-efecto,
    tormenta de ideas, d
    iagramas de afinidad,
    otro que prefiera el equipo de trabajo

    Esto te permitirá determinar la(s) cauasa(s) que generaron el problema. Por ejemplo: falta de definición de los firmantes de la solicitud xxx.

    3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir: hay que revisar otras licitaciones perdidas, para ver si esta situación es repetitiva, si hay licitaciones en desarrollo que requieran de estas solicitudes. Esta es una información importante en el análisis de causa, porque puede ayudar a visualizar comportamientos sistemáticos de los que no nos hayamos percatado antes.

    Después que se determina la(s) causa(s), hay que hacer el plan de acciones, que nos permitirá eliminarla(s) y en consecuencia evitar que vuelvan a ocurrir. Para esta etapa es bueno que definas: actividades, responsables de ejecutarlas y fechas. Al final es importante establecer una variable que permita determinar si la acción es eficaz. Por ejemplo: que en las próximas n licitaciones la solicitud xxx se entregue a tiempo firmada.

    Por supuesto que este caso puede tener soluciones más relevantes, pero para ello necesitaríamos contar con más información del caso.

    Espero que esto te sirva de apoyo
    _________________

    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestión

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

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