Foro: Auditoras de certificacin ISO 9001

como cerrar las no conformidades

  • slanza
    • 26/01/17 10:30
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    Estoy realizando la auditoria interna de mi empresa, y auditando a contratacin, se ha emitido una resolucin de desistimiento de una licitacin por no cumplir con los criterios de valoracin de la normativa de contratacin.Si abro una no conformidad especifica de esta licitacin o expediente, entiendo que se cerrara cuando se solventara el problema, es decir, cuando se volviera a licitar con los criterios corregidos. Pero me gustara saber si se podra cerrar la no conformidad cuando estableces acciones correctivas debido a la citada NC y ves que se han cumplido las acciones

    Me refiero que cuando abres una no conformidad de un proceso que ya est terminado y no tiene solucin, como por ejemplo, que no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista .Como ya no te van a entregar esa solicitud para ese expediente, imagino que para poder cerrar la NC,sera implementar medidas y ver que se cumplen, evitando que vuelva a ocurrir. Sera as'
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 26/01/17 16:33
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    Hola, las acciones correctivas tienen la finalidad de establecer acciones para evitar que las situaciones que ocasionaron el no cumplimiento de un requisito no vuelvan a suceder.

    Derivado de ello, existen acciones que se pueden realizar para medir la eficacia de las acciones realizadas a situaciones que no son frecuentes, tal es el caso de un proceso de licitacin.

    Dicha accin se basa en la simulacin de las condiciones y actividades que originaron la no conformidad, es decir, simula un par de procesos de licitacin con las mismas caractersticas de modo que garantices que el proceso interno de la organizacin tiene la capacidad para responder de manera eficaz.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Gilberth Araujo
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    slanza escribi:
    Estoy realizando la auditoria interna de mi empresa, y auditando a contratacin, se ha emitido una resolucin de desistimiento de una licitacin por no cumplir con los criterios de valoracin de la normativa de contratacin.Si abro una no conformidad especifica de esta licitacin o expediente, entiendo que se cerrara cuando se solventara el problema, es decir, cuando se volviera a licitar con los criterios corregidos. Pero me gustara saber si se podra cerrar la no conformidad cuando estableces acciones correctivas debido a la citada NC y ves que se han cumplido las acciones

    Me refiero que cuando abres una no conformidad de un proceso que ya est terminado y no tiene solucin, como por ejemplo, que no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista .Como ya no te van a entregar esa solicitud para ese expediente, imagino que para poder cerrar la NC,sera implementar medidas y ver que se cumplen, evitando que vuelva a ocurrir. Sera as'


    Antes que nada hay que aclarar que una accin correctiva, segn la definicin 3.12.2 de la ISO 9000:2015 es "accin para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir"

    Hay una diferencia sensible entre "el problema"(=la no conformidad= "la emisin de una resolucin de desistimiento de una licitacin por no cumplir con los criterios de valoracin de la normativa de contratacin") y lo que ocasion el problema(=la causa raz de la no conformidad= por qu no se cumpli con los criterios de la valoracin). Y ah es donde hay que tomar la accin correctiva.

    Es decir, que la accin correctiva se debe orientar a eliminar la causa raz de la no conformidad.

    Cuando te refieres a:"cuando abres una no conformidad de un proceso que ya est terminado y no tiene solucin", es porque esta situacin ya pas, la licitacin se perdi y no puedes hacer nada por cambiar esa realidad, pero puedes evitar perder otra licitacin por la misma causa.

    En tal sentido, segn los mismos requisitos 10.2.1 b) de la norma ISO 9001:2015 debes hacer lo siguiente:
    1) la revisin y el anlisis de la no conformidad: es decir ver la circunstancias en las que pas la prdida de la licitacin, cul fue el incumplimiento?, por ejemplo tu indicas que: "no te hayan entregado una solicitud firmada o ni exista" hay que ver si las personas que tenan que firmarlas saban que tenan que hacerlo, si tienen establecidos tiempos para hacerlo, si la carga de trabajo que tienen les permite realizar todas las actividades, si conocen el impacto de sus actividades en el logro de los objetivos, si tienen alguna razn para no haber firmado a tiempo o por qu no lo tenan?. Es importante que esta revisin y anlisis lo hagas con las personas que estn directamente


    2) la determinacin de las causas de la no conformidad: en este punto es importante aplicar tcnicas de anlisis de causa raz como
    5 por qu,
    diagrama causa-efecto,
    tormenta de ideas, d
    iagramas de afinidad,
    otro que prefiera el equipo de trabajo

    Esto te permitir determinar la(s) cauasa(s) que generaron el problema. Por ejemplo: falta de definicin de los firmantes de la solicitud xxx.

    3) la determinacin de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir: hay que revisar otras licitaciones perdidas, para ver si esta situacin es repetitiva, si hay licitaciones en desarrollo que requieran de estas solicitudes. Esta es una informacin importante en el anlisis de causa, porque puede ayudar a visualizar comportamientos sistemticos de los que no nos hayamos percatado antes.

    Despus que se determina la(s) causa(s), hay que hacer el plan de acciones, que nos permitir eliminarla(s) y en consecuencia evitar que vuelvan a ocurrir. Para esta etapa es bueno que definas: actividades, responsables de ejecutarlas y fechas. Al final es importante establecer una variable que permita determinar si la accin es eficaz. Por ejemplo: que en las prximas n licitaciones la solicitud xxx se entregue a tiempo firmada.

    Por supuesto que este caso puede tener soluciones ms relevantes, pero para ello necesitaramos contar con ms informacin del caso.

    Espero que esto te sirva de apoyo
    _________________

    Gilberth Araujo

    Asesor de sistemas de gestin

    Experto en las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 20000-1, ISO 22301 e ISO 50001

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