Foro: Auditoras internas

Como evidencio acuerdos verbales empresa-cliente, sin molestar al cliente?

  • RDALVARADO
    • 16/08/16 22:57
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    Buenas tardes, tengo esta duda debido a que debemos evidenciar un acuerdo entre la empresa y el cliente acerca de los requisitos del producto, el asunto es que es una empresa "manufacturera" y se trabaja sobre pedido emitido por el cliente (documento en el cual viene escrito un rango de viscosidad), sin embargo, en una reunin comercial (personal, entre director de la empresa y representantes de la empresa cliente) se lleg al acuerdo comercial de que ellos (clientes) aceptaran mercanca que se salga del rango escrito en la orden de compra, siempre y cuando ste sea identificado.
    ste ha sido una observacin en la auditora externa en abril, y tambin en una auditora interna en julio.
    Por el auditor externo el hallazgo es el que sigue:

    Documentar acuerdos de especificaciones con el cliente ejemplo de viscosidad de 70-80 viscosidad Mooney y el valor real hay producto desde 66.2 hasta 80.5 en certificados de calidad de lotes enviados y el cliente los acepta, el requisito es que el material lleve el valor en cada lote. Verbal por el auditado.
    REQUISITO DE LA NORMA:
    La organizacin debe determinar:
    a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.

    Se considera observacin porque la especificacin es interna y el cliente acepta material con especificaciones fuera de la especificacin definida internamente y no se han tenido rechazos de cliente.

    Les comento honestamente que el cliente, al ser una corporacin grande y poco accesible a asuntos documentales, (solo lo estrictamente necesario como ordenes de compra), adems de que el Director General no desea causarles molestias o parecer impertinente al estarles pidiendo o siguiendo que firmen un documento, una gerente a propuesto que "imitemos" la firma de la persona de compras de la empresa cliente.
    Por mi parte, entiendo al Director al no querer "molestar" al cliente, pero detesto falsificar, as que se me ocurre que podra ser suficiente con un acta emitida por parte del director, donde haga constar dicho acuerdo, y firme l como Director General, un sello de nuestra empresa y listo....para efectos de auditoria externa ESTA EVIDENCIA SERA VLIDA?

    GRACIAS....
    Disculpen por ser tan explcita y ocupar tantas palabras
    _________________
    "Hacer todo como para Dios" Col 3:23
  • David Saavedra Zrate
    • 17/08/16 20:55
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    Hola, no considero que algn cliente se moleste por querer darle un mejor producto al buscar definir claramente los requisitos, debe ser al contrario, cualquier cliente espera de su proveedor ese inters, pues as se demuestra tica y profesionalismo, sobre todo que se tiene un buen sistema de calidad.

    Pero tambin hay otra alternativa para ello, si el acuerdo fue por telfono, ustedes pueden enviar un correo a la persona con la cual hicieron el acuerdo mencionando dicho acuerdo, al responder y aceptar tendrn ustedes esa evidencia.

    Siempre que existan esas modificaciones o negociacin hay que documentarlas.

    Desde mi punto de vista no debi ser una observacin, es una no conformidad mientras no demuestren la negociacin puesto que no cumple con los requisitos, la norma es claro al respecto. Hay un riesgo latente al entregar productos fuera de especificacin, si ese requisito es crtico y en algn momento exista una reclamacin los que salen perdiendo son ustedes porque no documentaron el nuevo acuerdo, como se lo demuestran al cliente, l simplemente puede decir, "no hay un documento que indique que yo haya aceptado ese acuerdo".

    Siempre hay que documentar, acostumbrmonos a ello.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • RDALVARADO
    • 17/08/16 22:23
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    Estimado Ing. David, concuerdo con usted, lamentablemente la realidad es que a pesar de ser empresas certificadas, no muestran cooperacin o flexibilidad para este tipo de cosas de firmas o correos, si mandamos dicho correo...no lo contestarn, as las cosas...en cuanto a la evidencia que propuse, la considera usted vlida o no?
    _________________
    "Hacer todo como para Dios" Col 3:23
  • David Saavedra Zrate
    • 19/08/16 0:15
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    Es vlida la opcin del acta, pero tambin considera enviarla al cliente una vez emitida por la alta direccin, an cuando no respondan, estarn enterado. De esta manera cumplirs con otro captulo de la norma, "comunicacin con el cliente", ya que por obvias razones estos acuerdos deben ser aprobados por el cliente.

    Falsificar firma....Nunca!!!

    Saludos
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  • RDALVARADO
    • 19/08/16 16:24
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    David Saavedra Zrate escribi:
    Es vlida la opcin del acta, pero tambin considera enviarla al cliente una vez emitida por la alta direccin, an cuando no respondan, estarn enterado. De esta manera cumplirs con otro captulo de la norma, "comunicacin con el cliente", ya que por obvias razones estos acuerdos deben ser aprobados por el cliente.

    Falsificar firma....Nunca!!!

    Saludos


    De acuerdo!! Muchas gracias.
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