Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Lista de distribución de documentos ISO 9001:2015

  • JuanPerez
    • 29/06/16 18:53
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    Buen día, estoy trabajando en la implementación de la nueva ISO 9001:2015 y con respecto a la distribución de la documentación pienso elaborar todos los procedimientos, instructivos y demás documentos y subirlos a la intranet de la empresa, de este modo pienso ahorrar en impersiones y a la vez facilitar la distribución ya que solo tendrán acceso a los documentos las personas de las respectivas áreas que lo necesiten y de requerir una copia física del documento tendrán que notificármelo (entonces esta copia se imprime, se sella con la leyenda de "Copia controlada", se le coloca el numeral consecutivo que le corresponda y se firma por la persona que la imprimió, es así porque las oficinas corporativas están en otra ubicación a kilometros de distancia de la planta productiva). Entonces, en vez de llevar una lista de distribución de documentos voy a llevar una lista de asignación de documentos en la que voy a registrar las personas que me solicitaron una copia física. Es posible llevarlo de esta manera o es forzoso hacer la asignación de documentos mediante la lista de asignación? Lo preguto porque he leído que no tener la lista de distribución es causa de no conformidad a la hora de las auditorias.
  • José Antonio Rivero
    • 29/06/16 19:11
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    Hola Juan,
    La sistemática de distribución de documentos que planteas es correcta. El que la ausencia de una "Lista de Distribución de Documentos" sea motivo de no conformidad debe estar basado en la distribución de copias físicas, por lo que debe llevarse un control de distribución de copias controladas para evitar el uso de copias "obsoletas".

    Al final, tu propuesta de "listado de solicitudes de copia física", será tu control de distribución, y deberás registrar que copia física se suministró y en qué versión, para que, en caso de que se realicen modificaciones en los documentos, poder retirar las copias obsoletas entregadas y entregar nuevas copias "Vigentes".

    Un saludo
    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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  • JuanPerez
    • 29/06/16 19:43
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    Agradezco su atención.
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 3/07/16 7:03
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    JuanPerez escribió:
    Buen día, estoy trabajando en la implementación de la nueva ISO 9001:2015 y con respecto a la distribución de la documentación pienso elaborar todos los procedimientos, instructivos y demás documentos y subirlos a la intranet de la empresa, de este modo pienso ahorrar en impersiones y a la vez facilitar la distribución ya que solo tendrán acceso a los documentos las personas de las respectivas áreas que lo necesiten y de requerir una copia física del documento tendrán que notificármelo (entonces esta copia se imprime, se sella con la leyenda de "Copia controlada", se le coloca el numeral consecutivo que le corresponda y se firma por la persona que la imprimió, es así porque las oficinas corporativas están en otra ubicación a kilometros de distancia de la planta productiva). Entonces, en vez de llevar una lista de distribución de documentos voy a llevar una lista de asignación de documentos en la que voy a registrar las personas que me solicitaron una copia física. Es posible llevarlo de esta manera o es forzoso hacer la asignación de documentos mediante la lista de asignación? Lo preguto porque he leído que no tener la lista de distribución es causa de no conformidad a la hora de las auditorias.


    Hola, tu planteamiento es válido, pero me surge la duda de cuál es la diferencia entre una lista de distribución de documentos de una lista de asignación de documentos, ya que al parecer cumplen la misma función.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

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