Foro: Consultoría y auditoría en ISO 9001 (profesionales)

Control de documentos

  • Marcela911
    • 28/06/16 5:59
    • Imagen de Marcela911
    • Reg.: 9/05/16
    • Posts: 5
    (0/0)
    Buenos días,

    Estoy próxima a recibir auditoría de recertificación, por lo tanto estoy actualizando el procedimiento de control de documentos y registros como resultado de acción correctiva de auditoría externa. Sin embargo me queda una duda, primero el área técnica usa normas ISO u otras para consultar en ocasiones algunas cuestiones técnicas; técnicamente éstos documentos son de uso ocasional e interno, el negocio es comercialización de tubería, por lo tanto ¿éstos documentos no son de uso para la planificación u operación del sistema?; por otro lado, al ser una empresa comercializadora, solo distribuye los productos de empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial que si tienen proceso de fabricación, quienes a su vez realizan las fichas técnicas de cada producto que fabrican, éstas fichas técnicas se descargan y se entregan tanto a los vendedores como a algunos clientes, ¿cual debería ser el manejo con estos documentos?

    Muchas gracias por la ayuda de antemano.
  • Marcela911
    • 30/06/16 5:46
    • Imagen de Marcela911
    • Reg.: 9/05/16
    • Posts: 5
    (1/0)

    Marcela911 escribió:
    Buenos días,

    Estoy próxima a recibir auditoría de recertificación, por lo tanto estoy actualizando el procedimiento de control de documentos y registros como resultado de acción correctiva de auditoría externa. Sin embargo me queda una duda, primero el área técnica usa normas ISO u otras para consultar en ocasiones algunas cuestiones técnicas; técnicamente éstos documentos son de uso ocasional e interno, el negocio es comercialización de tubería, por lo tanto ¿éstos documentos no son de uso para la planificación u operación del sistema?; por otro lado, al ser una empresa comercializadora, solo distribuye los productos de empresas pertenecientes al mismo grupo empresarial que si tienen proceso de fabricación, quienes a su vez realizan las fichas técnicas de cada producto que fabrican, éstas fichas técnicas se descargan y se entregan tanto a los vendedores como a algunos clientes, ¿cual debería ser el manejo con estos documentos?

    Muchas gracias por la ayuda de antemano.
  • Roger Morales
    • 30/06/16 16:42
    • Imagen de Roger Morales
    • Reg.: 5/06/12
    • Panamá
    • Posts: 154
    (5/0)
    Hola,

    Comúnmente en una lista de control de documentos a estos se les conoce o tipifica como: "Documentos Externos", para el caso especifico de ustedes, obligatorio mantener actualizados y al alcance de quienes necesiten consultar, la(s) norma(s) por la cual estén certificado (Podrán ser utilizados en auditoría para su verificación) las demás serán únicamente como documento de referencia (aunque esto no las excluye de que estén actualizados, pero no podrán auditarlos bajo estos documentos).

    En tu procedimiento de control de documentos, deberías establecer como la organización realizara la actualización de estos documentos externos (puedes hacer revisiones periódicas para corroborar que estos no hayan cambiado).


    Saludos
    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Líder en Sistema Integrado de Gestión
    ISO 9001 / 14001 / 18001
    email: rmlogistic@hotmail.com
    cell / whatsapp: +507 62389955
  • José Antonio Rivero
    • 30/06/16 16:49
    • Imagen de José Antonio Rivero
    • Reg.: 2/09/08
    • Madrid
    • Posts: 266
    (1/0)
    Hola Marcela,

    Mi recomendación sería la siguiente:
    - Normas ISO --> Si la actividad es únicamente comercial, se debe conocer qué normas ISO aplican a cada producto, pero no sería imprescindible tener copia de las normas, ya que la exigencia sería para el fabricante (que debería aportar Certificado de calidad de los productos entregados)
    - Fichas Técnicas --> Dado que la propiedad de dichas fichas es de los "proveedores", identificaría en el procedimiento de "Control de Información Documentada" cómo se tiene acceso a ellas (vía web), y directamente consideraría que no se conservan copias impresas, sino que, cuando se requiere, se imprimen y se facilita, considerándose como "copias no controladas".

    Tampoco es necesario que te compliques en exceso, ya que si sois una empresa comercializadora, no tenéis tanto requisito en el control documental de los documentos de carácter externo que planteas.

    Un saludo
    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

    Web:http://www.grupoacms.com

    Blog:https://www.grupoacms.com/blog/

    Perfil Linkedin: http://www.linkedin.com/companies/grupo-acms-consultores?trk=fc_badge