Foro: 7.4 Gestión de las compras en ISO 9001

Gestion de compras de servicios

  • Katherine Bedoya Cardona
    • 11/05/16 22:59
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    Hola, buena tarde

    Alguien me puede guiar respecto a como debe hacerse seguimiento a las compras de servicios, que elementos deben tenerse en cuenta?. Como podrían estas compras clasificarse, o como determinar su criticidad?.

    Gracias
    Quedo atenta
    Saludos desde Colombia
  • David Saavedra Zárate
    • 13/05/16 1:48
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    Todo está en el nivel de impacto en el producto, a mayor impacto mayor el nivel crítico de control, puedes clasificarlos en servicios directos o indirectos, donde los directos son los que influyen mucho en el producto, por ejemplo mantenimiento, sanitización, flotillas o servicio de entregas, tratamientos externos a materiales, etc.

    Es una clasificación mínima como ejemplo, pueden haber más.

    Los criterios de selección para las compras son prácticamente los mismos, costos, tiempo de entrega, calidad, ubicación, etc.

    Criterios para evaluación: calidad, tiempo de cumplimiento o entrega, servicios (si aplica).


    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Haimar
    • 13/05/16 16:53
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    Buenos días.

    Respecto a este tema, me gustaría que me pudieran orientar un poco.

    Estoy coordinando el sistema de calidad de un empresa que arrancó operaciones haciendo uso de un servicio shelter, toda lo referente a recursos humanos (nómina, reclutamiento, etc.) y también parte del proceso de compras es hecho a través de esta compañía, por tanto los formatos utilizados no son parte de mi Sistema sino del de la compañía que presta el servicio ¿Cómo puedo manejar esta parte dentro de mi SGC? ¿Cuáles son los requisitos mínimos que debería establecer para controlar a este proveedor de servicios?

    De antemano agradezco la información que pueda proporcionarme, realmente será de utilidad.
  • Katherine Bedoya Cardona
    • 13/05/16 17:10
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    Cordial Saludo

    Entiendo lo que menciona. Pero entonces me surge una pregunta. Una vez yo haya determinado la criticidad de la compra y por tanto del proveedor, mi procedimiento de compras puede variar de acuerdo a esa criticidad??

    Por ejemplo, si voy a comprar un software o equipos de los que depende mi negocio, concuerdo en que eso sería un proveedor critico y por tanto habría que solicitar varias cotizaciones, evaluar las referencias, registrar al proveedor, hacerle seguimiento a la compra, evaluar el desempeño del proveedor y demas.

    Pero si lo que yo voy a cotizar es algo tan basico como utiles de cafeteria, o algun detalle para los empleados, es necesario hacer todo ese procedimiento que ya mencione, cuando esa compra no me va a afecta el servicio que le entrego al cliente?

    Si yo definiera desde el procedimiento unos criterios para clasificar las compras y que solo a las criticas se les haga todo ese proceso, estaria incumpliendo algun numeral de la norma ?

    Muchas Gracias
  • Katherine Bedoya Cardona
    • 13/05/16 17:10
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    Cordial Saludo

    Entiendo lo que menciona. Pero entonces me surge una pregunta. Una vez yo haya determinado la criticidad de la compra y por tanto del proveedor, mi procedimiento de compras puede variar de acuerdo a esa criticidad??

    Por ejemplo, si voy a comprar un software o equipos de los que depende mi negocio, concuerdo en que eso sería un proveedor critico y por tanto habría que solicitar varias cotizaciones, evaluar las referencias, registrar al proveedor, hacerle seguimiento a la compra, evaluar el desempeño del proveedor y demas.

    Pero si lo que yo voy a cotizar es algo tan basico como utiles de cafeteria, o algun detalle para los empleados, es necesario hacer todo ese procedimiento que ya mencione, cuando esa compra no me va a afecta el servicio que le entrego al cliente?

    Si yo definiera desde el procedimiento unos criterios para clasificar las compras y que solo a las criticas se les haga todo ese proceso, estaria incumpliendo algun numeral de la norma ?

    Muchas Gracias
  • David Saavedra Zárate
    • 13/05/16 17:59
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    Precisamente para eso es la clasificación Kathe, no incumples nada, al contrario, cumples con lo que pide la norma, mayor control a materia prima y servicios para tu producto.

    Saludos
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  • Roger Morales
    • 13/05/16 18:54
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    Buen día,

    La finalidad que tiene el realizar el "seguimiento a los proveedores" se debe a que anteriormente las organizaciones aplicaban la evaluación anual del desempeño y se desvinculaban totalmente de él, hasta el siguiente periodo.

    Ahora...

    La norma indica en su requisito 8.4.1 que nosotros como organización debemos determinar:
    a) Criterios para la evaluación
    b) La selección
    c) El seguimiento del desempeño
    d) Reevaluación de los proveedores externos

    Yo entiendo que si nosotros como organización podemos determinar todo lo anterior, podemos entonces definir a que tipo de proveedores se les realizara el seguimiento de desempeño (mi concepto personal debería ser únicamente aquellos que impactan de manera directa o indirecta el producto o servicio que nosotros como empresa brindamos)

    Aquí viene la parte creativa...
    ¿Cómo evidencio el seguimiento?

    En nuestro caso particular, dejando la trazabilidad de la fecha en que se realizo el seguimiento al proveedor y los puntos que fueron revisados, con aquellos proveedores que no reflejan inconsistencias en la prestación del servicio debería quedar allí... para aquellos que presentan anomalía en la prestación del producto/servicio, realizando de manera conjunta (proveedor - empresa) una revisión de los aspectos en los que ha tenido dificultades y generando un plan de acción para abordarlas de manera oportuna y puedan ser corregidas antes de la evaluación del desempeño anual.

    Saludos
    _________________
    Roger Fco. Morales R.
    Auditor Líder en Sistema Integrado de Gestión
    ISO 9001 / 14001 / 18001
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  • David Saavedra Zárate
    • 13/05/16 19:05
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    Hola Haimar, las actividades de tu proveedor son considerados como procesos contratados externamente, los requisitos mínimos a establecer son:

    - Una evaluación como proveedor
    - Un contrato al respecto
    - Una auditoría interna como mínimo para evaluar competencia
    - Documentos y Registros legales
    - Calidad
    - Tiempo de respuesta
    - Re-evaluaciones

    Saludos
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    Atentamente

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  • Haimar
    • 16/05/16 18:49
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    ¡Muchas gracias!

    Ya había empezado a definir algunos puntos, pero los complementaré con la información que me proporcionas.


    Saludos.