Saludos estimados colegas,
Agradezco sus opiniones para cerrar un par de NC detectadas en la reciente auditoria de seguimiento por el ente certificador en mes de febrero de 2016, estos fueron los 2 hallazgos:
- NC1: Se evidenció que en la última auditoria interna realizada desde Julio 18 2015 hasta Enero 26 del 2016 no se auditaron los procesos de Gestión comercial, Ejecución del servicio y Gestión de Mercadeo.
El procedimiento de auditorias internas no establece una frecuencia para la ejecución de auditorias, no establece intervalos planificados. No se evidencia plan de auditoria, e informe de auditoria. No se evidencia la competencia del auditor en cuanto al nivel de experiencia, según lo establecido en el procedimiento vigente de auditoria interna Código AS01.06 Versión 3 fecha 01-01-2015, establece como mínimo 2 auditorias internas, no se evidencia soportes que evidencien esa experiencia.
Numerales que se incumplen: 8.2.2
- NC2: No se evidencia las acciones correctivas generadas como resultado de la auditoria interna realizada en el año 2015. No se evidencian registros de acciones preventivas, por lo que no se puede evidenciar que la organización debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad mediante el uso de las acciones correctivas y preventivas.
Numerales que se incumplen: 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3
Los hechos fueron los siguientes: fui la coordinadora de calidad de esta empresa hasta mayo de 2015, y las actividades de las que era responsable de planificar y hacer seguimiento no hubo quien se hiciera responsable, como ejemplo de ello fue el programa de auditorias internas.
Me fui por un desacuerdo salarial, siendo también la razón por la que no me encontraron reemplazo, nadie aceptaba el salario ofrecido.
Yo estaba terminando mi curso como auditora interna y le ofrecí a la organización en julio realizar una auditoria interna parcial de sus procesos de forma gratuita, esto a fin de tener experiencia como auditora interna.
La compañía le gustó mi trabajo, ademas que eras conscientes que estaba próxima la auditoria de seguimiento y contrataron conmigo la realización de otras auditorias entre noviembre y enero de 2016, no se completaron todos los procesos por compromisos o recientes cambios de los líderes de proceso.
Todo fue bastante informal en el sentido que no se siguió el procedimiento de la compañía yo hice las auditorias y les dejé mis notas indicando las NC, observaciones y OM encontradas.
Luego a mediados de enero la compañía y yo llegamos a un acuerdo económico y me contrata nuevamente como la coordinadora del SGC, y a la fecha de la auditoria no había alcanzado a completar el asentamiento de los registros de las NC que fueron detectadas en la auditoria interna, de hecho algunas las gestionamos sin registrar el análisis de causa raíz y acciones propuestas.
Estos son los análisis de causa raíz que he realizado, con la respectiva AC para cada NC:
- CR1: La ejecución del ciclo de auditorias de 2015 no fue planificado de acuerdo con el procedimiento de auditorias internas de la organización, porque no había un coordinador de calidad que realizara seguimiento de las actividades planificadas, por desacuerdo salarial.
No se había determinado la necesidad de actualización del procedimiento de auditorias internas de acuerdo al cambio del SGC de permitir las auditorias internas por auditores sin experiencia, al realizar y evaluar sus habilidades mediante la ejecución de una auditoria parcial
- AC1: Proveer los recursos requeridos y realizar la contratación del coordinador de calidad.
Actualizar el procedimiento de auditorias internas.
- CR2: El coordinador de calidad no había completado aun el registro, análisis de causa raíz y plan de acción, para la gestión de las NC detectadas en la auditoria interna
- AC2: Completar y registrar el análisis de la causa raíz de las NC y determinar las acciones a seguir para su cierre
Mi inquietud ronda a que no podría afirmar que las AC planteadas asegurarían que no se repita nuevamente la NC, probablemente mientras yo este a cargo no se repetirán, en el primer caso en el futuro la organización podría quedarse sin coordinador de calidad nuevamente y otra vez se dejaría de hacer seguimiento a las actividades, pero no está bajo mi potestad asegurarme que siempre este un coordinador de calidad, en lo que a mi respecta el riesgo es aceptable para la organización, pero no estoy segura si el ente certificador opinará lo mismo y cierre la NC.
En el segundo caso creo estar gestionando la NC com si fuera al numeral 4.2.4 o que se quedara en una mera corrección
Agradezco sus apreciaciones frente a este caso, cordialmente,
Diana Oñoro
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