Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Asegurar que la documentación se mantiene actualizada

  • Martha_05
    • 14/11/08 23:55
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    (3/0)

    Hola a todos, solicito ayuda por favor

    Lo que sucede es que durante una auditoría, se levantó una no conformidad debido a que la documentación no estaba actualizada, es decir, ya se habían realizado cambios a los procesos, sin embargo, no se cambió la documentación.

    Mi problema es: qué puedo hacer para que esta situación no se repita, yo propusé lo siguiente: "revisiones semestrales a la documentación", aunque no se si se deben registrar o cómio registrar que hice una revisión.

     Ayuda por favor!!!!  Cry

  • Jorge Pereiro
    • 15/11/08 14:42
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    (1/2)

    Hola Martha_05,

     

    empiezo por realizar una aclaración purista sobre el significado que debemos darle al término proceso y procedimiento en ISO 9001:

    El término proceso hace referencia al conjunto de actividades que consiguen transformar unos elementos de entrada en una salida (el producto del proceso). Para realizar esta transformación, se nos pueden ocurrir distintas soluciones, distintas formas de hacerlo,  ISO 9001 se refiere a cada una de estas formas utilizando el término procedimiento.

     

    Un procedimiento es el cómo, quién, cuándo, dónde, etc. de la transformación que tiene lugar en un proceso.

     

    Cuando en una organización se decide implementar  un cambio en el sistema (5.4), o en la realización del producto (7.1), introducimos un cambio en nuestro plan para hacer las cosas: cambiamos la planificación. El plan más importante de un sistema reside en la documentación. Allí se dice el:

    • qué (proceso), y el
    • cuándo, cómo, quién, dónde, etc.(el procedimiento en sí)

     Así pues, los procedimientos son nuestras leyes escritas. ISO 9001 no exige que tengamos "todas nuestras leyes" por escrito, pero sí las más importantes.

     

    La solución:

    En un sistema de gestión  los cambios deben ser aprobados por una autoridad competente. Esta aprobación se evidencia con la aprobación de la "Ley" que lo autoriza: el documento que habéis olvidado modificar y aprobar.

    La solución es enlazar vuestro proceso de aprobación de documentos con la implementación de modificaciones en la planificación.

     

    Un saludo!

  • imperial
    • 24/11/08 12:22
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    Para que no vuelva a detectarse la no conformidad, en el encabezado de los procedimientos a o cualquier documentos agregar un campo donde indique la fecha de emision del documento y el Nº de revision, en cuanto se realice una nueva revision se colocara la fecha en que modificastes el documento y el numero de revuion que se ira incrementabdo de uno en uno( si antes era 01, ahora va a ser 02)

    Sebastian

  • MARCO CESAR
    • 24/12/08 1:00
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    Hola

    Si hay algo seguro en las organizaciones es el cambio continuo, personas, maquinarias, procesos, productos, etc. por lo cual deberiamos estar preparados para cuidar la integridad de los sistemas de gestiòn cuando se realizan cambios (5.4.2 inciso b ISO 9001).

    En nuestro establecimos una metodologìa (procedimiento documentado, que no lo pide la norma fue nuestra desiciòn) para atender esta situaciones, de manera que cuando hay un cambio que puede afectar la integridad del SGC disparamos esta metodologia (formato) para que se evulue el impacto que se tendrà en los elementos y documentos del SGC, de manera que como resultado tenemos un programa de trabajo de como vamos a ir incorporando esos cambios al SGC, esto incluye la actualizaciòn de la documentaciòn.

    No aclaraste mucho en tipo de cambio que hiciste en el proceso, pero el mensaje es que no cuidaron la integridad del sistema de gestiòn, bajo el metòdo que gustes pero deberia hacerse..

    saludos

    marco.valenzuel@gmodelo.com.mx

    cd. Obregòn, Sonora Mèxico

  • Riolobos
    • 2/02/09 10:27
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    (1/1)

    Pero, realmente, ¿cuál es la diferencia entre revisión y edición de un documento?

    Si se usan ambas para codificar la documentación, el nº de revisión aumentará cuando se realicen modificaciones en el documento, pero , cuándo amentará el nº de edición???

    No me entero

  • Jorge Pereiro
    • 2/02/09 11:14
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    Hola Riolobos,

     

    los términos revisión y edición no significan lo mismo, pero en el ámbito de los sistemas de gestión se  utilizan generalmente para indicar cuántas modificaciones ha sufrido un documento.

     

    Revisar es someter algo a examen para corregirlo, enmendarlo o repararlo, mientras que editar hace referencia al acto de publicar el resultado de la revisión.

    Se me ocurren pocas razones, en términos de eficacia, para utilizar ambos términos en el control de la documentación, aunque se puede hacer siempre que se explique el significado atribuído a cada concepto en el proceso de aprobación de la documentación.

     

    Mi consejo es utilizar sólo uno de los términos, preferiblemente "edición", puesto que su significado se aproxima más a lo que queremos dar a entender.

    Espero haberte aclarado la duda. Un saludo!

     

     

     

     

  • Riolobos
    • 2/02/09 13:41
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    (2/0)

    Hola de nuevo,

    yo también opino que es más operativo utilizar bien revisión o bien edición. Mi problema es que ahora me encuentro trabajando en una empresa cuyo sistema de gestión mantiene ambas y no está definido en ningún procedimento qué es revisión y edición. Por tanto no sé que hacer: si modificar el control de la documentación y dejar sólo edición (o revisión), o por el contrario, continuar con ambas.

    Si decidiera la última opción, ¿cómo defino revisión y edición?Porque lo que tengo claro es que el nº de revisión aumenta cuando realizamos modificaciones en un documento, pero el nº de edición ¿cuándo aumenta?¿Después de hacer la revisión?¿Entonces aumentan ambos en un nºcuando modificamos los documentos?

    ¿El cambio de edición puede ser el resultado de haber revisado anualmente el Sistema con motivo de la revisión por la dirección?

    Un saludo

  • Jorge Pereiro
    • 2/02/09 17:53
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    (1/2)

    Hola Riolobos,

     

    la verdad es que no se me ocurre ninguna operativa sensata donde utilicemos ambos términos.

    La coincidencia entre "revisión por la dirección" y el término "revisión" de los documentos no es más que  eso, una coincidencia de términos. Suficiente tenemos con revisar el sistema como para actualizar versiones de documentos que no han sido modificados.

    Me puedo imaginar el uso de ambos términos durante el proceso de aprobación de un documento. Las sucesivas versiones del borrador recibirían un número correlativo de "revisión", y el documento final aprobado vería la luz aumentando su "edición" una unidad.

     

    Entiendo que quieres darle un significado para ahorrarte el cambio de todos los documentos, sin embargo, tarde o temprano tendrás que hacerlo, a no ser que venga alguien a darnos la clave para el uso de estos dos términos simultáneamente. Sin embargo te diré que llevo muchos años en contacto con los sistemas de gestión y no he visto ninguna solución práctica al respecto, y sí muchos galimatías que  no los entendía ni el que los había producido.

     

    Si nuestra empresa se tomara la publicación de los documentos como una editorial en papel, entonces sí podríamos darle a cada término su significado. Diríamos que la edición es cada nueva publicación de un documento (cada nueva tirada de un determinado documento), y que la revisión es el número de veces que hemos cambiado algo del contenido. Por ejemplo, realizaríamos una edición inicial de todos los documentos, una edición encuadernada a todo lujo (edición: 1, revisión: 1). Si un departamento perdiera un ejemplar, deberíamos imprimir otro (sin cambiar nada) edición 2, revisión 0.

    Un saludo!

  • Riolobos
    • 3/02/09 8:53
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    (2/0)

    hola Jorge

    La verdad que es bastante coherente todo el razonamiento que expones y en realidad es lo que yo pensaba.

    Gracias por tus respuestas.

     

  • MARCO CESAR
    • 13/02/09 19:40
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    Hola

    revisando los comentarios en base a tu problema creo que tomaron otro rumbo de los que planteaste

    Lo que sucede es que durante una auditoría, se levantó una no conformidad debido a que la documentación no estaba actualizada, es decir, ya se habían realizado cambios a los procesos, sin embargo, no se cambió la documentación

    Aqui en mensaje es que hubo cambios en la organizaciòn pero el SGC no reacciono de una manera ordenada y planificada para cuidar la integridad del mismo, revisa el apartado 5.4.2 inciso b) de la norma

    como parte de la planificaciòn del SGC tienes que cuidar que se mantenga la integridad del SGC cuando se planifican o realizan cambios. En este punto es donde tienes tu àrea de oportunidad ( para mi humulde punto de vista)..te pregunto que o como declaraste en el manual el cumplimiento a este debe....analizalo...esta muy generico?..se requiere fortalecer...establecer algun metodo..etc.etc..

    en mi caso tengo un procedimiento (no lo pide la norma) donde establezco las reglas del juego para esos casos e inclusiove un formato. de manera que planifico como se dara el cambio en el SGC a raiz de un cambio significativo en los procesos.

    te pregunto si hubieras presentado un plan un programa de trabajo pleneado de como se analizo el impacto del cambioen el SGC y como definieron acciones para ajustar elñ SGC, crees que te hubieras tenido problemas?? el problema fue como te repito que el SGC no supo que hacer ante ese cambio, muy posiblemnte porque no lo tienes contemplado

    saludos