Foro: 6.2 Recursos Humanos

Tiempo de retencion de registros de la formación interna

  • EMartines
    • 11/11/08 18:20
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    • Reg.: 29/02/08
    • Posts: 69
    (2/0)

    Buenas tardes para todos,

    Nuevamente agradezco de antemano la atencion prestrada:

    1) Si tengo un registro de asistencia a capacitacion y registros de certificados de cursos el proceso de gestion humana debe retener estos registros siempre o se le establece un tiempo prudencial?? se debe llevar en la hoja de vida del empleado o en una carpeta por aparte?? Tengo estas dudas porque en la empresa donde estoy hay mucho personal y se realizan muchas capacitaciones lo que hace que el nivel de registros sea considerable.

    2) Por otro lado voy a realizar una evaluacion de desempeño al final del mes, pero como comentaba arriba tengo mucho personal y se me ocurrio hacer la en forma digital para ahorro de tiempo, pero como puedo dejar evidencia de la retroalimentacion del empleado si en el formato se requiere la firma de este y yo deseo llevarlo en forma digital??

     

    Gracias y saludos

  • Jorge Pereiro
    • 14/11/08 20:11
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    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (2/0)

    Hola EMartines,

    los registros de la formación contienen información que debería ser almacenada indefinidamente por la empresa, aunque esto no quiere decir que guardes los registros papel.

    Es imprescindible que vuelques toda esta información en una base de datos (una hoja de excel también vale) para que la puedas manejar, y de paso, puedas desprenderte del papel

    De la formación que proporcionamos a los empleados nos interesa conocer muchas cosas:

    • cuántas horas de formación se proporcionan,
    • qué clase de formación hemos proporcionado,
    • quién ha recibido la formación,
    • cómo han valorado la formación los empleados,
    • qué profesores impartieron la formación,
    • cuánto dinero nos hemos gastado en ella,
    • cuánto ha mejorado la productividad con la formación,
    • etc...

    De las firmas no te preocupes, no es más que una formalidad, de hecho no es necesario que firmen. Lo que importa es saber cómo valoro la persona X el curso Y (si las encuestas no son anónimas).

    Si no tienes un software específico, arma tu propio libro de excel para volcar toda la información en él y asunto solucionado.

    Saludos!

  • EMartines
    • 20/11/08 19:34
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    • Reg.: 29/02/08
    • Posts: 69
    (1/1)

    Hola jorge agradezco la atencion, pero aunque se una formalidad no es necesario mostrar que un empleado X recibio una formacion especifica?? ya que si solo los manejo en excel asi puedo yo colocar que todo mi personal es formado para que el auditor vea gestion de formacion pero en la realidad solo formo a la mitad por ejemplo. O por ejemplo si deseo hacer una evaluacion de desmpeño pero tengo 100 empleados es mas practico llevarlas en excel pero como puedo manejar las firmas del registro tanto del empleado como del jefe inmediato si el registro quedaria digital??

     

    Agardezco la atencion prestada.

     

    Saludos

  • Arturo Quijano
    • 23/11/08 14:59
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    • Reg.: 25/06/08
    • Posts: 98
    (3/0)

    Saludos EMartines,

    Mi recomendación y como lo hemos definido es de la siguiente forma:

                 RECURSOS HUMANOS

          TIEMPOS DE   

          RETENCION

    Organigramas2 Años 
    Descripción de Puesto
    DNC
    Inducción / promoción
    Registros de capacitación
    1. Los Registros son retenidos en las áreas asignadas  los responsables durante seis a doce meses, y concluir los periodos totales de retención (acorde a matriz). 
    2. Los documentos son pasados a archivos electrónicos y se resguardan por carpeta de personal para el cumplimiento del tiempo de retención.
    3. Los documentos referidos en la matriz deben son retenidos en los tiempos descritos a partir del año de su obselescencia, y concluyen en el mes de Diciembre.

    El asistente de RH lleva una matriz de capacitación / Plan de carrera(Excel) en la cual vierte el estatus de la capacitación por personal operativo y resguarda esta información en las carpetas de cada personal.

    En cuestión de la firma electronica se me ocurre lo siguiente, con soporte de tu área de IT puedes realizar en una base de datos (access) donde cada personal le otorgas un usser y ellos colocan su Password y con ello cuando entran a su usuario actualizan la información identificas nombre, Fecha, hora y los campos que deseas (Tal vez desde esta base puedes realizar las evaluaciones e imprimirlas en PDF y mantenerlas en forma electrónica y con ello te ahorras el tiempo de escanear la información.