Foro: Gestión de la crisis en la empresa

cliente que no pide factura

  • RDALVARADO
    • 23/09/15 21:32
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    Saludos respetables compañeros de foro:

    Digamos que existe un cliente que aporta ingresos a la empresa muy necesarios ante la situación actual del país, pero este cliente no pide factura, lo cual recae en algo digamos informal...
    La empresa esta certificada, y el SGC tiene dentro de sus procesos el procedimiento de gestión de ventas donde detalla los pasos de facturación al darle salida a los pedidos...mi duda es, para que dicho cliente encaje de buena forma en el SGC es necesario modificar el procedimiento de Gestión de Ventas para hacerlo más "flexible" o de plano este cliente es incompatible con cualquier SGC al ser una situación "informal"...

    Iluminenme con su experiencia y sabiduría, que me recomiendan, es un detalle que no deja de dar vueltas en mi cabeza.

    Saludos!!
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    "Hacer todo como para Dios" Col 3:23
  • David Saavedra Zárate
    • 24/09/15 17:44
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    Digamos que hasta cierto punto es permisible si el cliente no requiere factura, pero también hay aspectos legales que se deben respetar, en México por ejemplo se puede pagar en efectivo hasta cierta cantidad, facturado o no facturado, estos ingresos hay que declararlos al gobierno, de lo contrario se presta a malas interpretaciones cuando son muchos. Después de esa cantidad tope debe pagarse por transferencia para ser facturado, y el gobierno controla todos esos aspectos, ingresos y egresos.

    Te recomiendo consultar la legislación correspondiente.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Effy
    • 24/09/15 18:14
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    No pedir factura y no facturar son cosas totalmente diferentes y te pueden afectar al SGC mientras lo hayas definido así, por ejemplo en la empresa donde trabajo la firma del cliente en la factura hace parte importante del proceso porque mediante esta firma nosotros evidenciamos que el cliente recibe el producto a conformidad; ahora, si lo que dices es que no se le factura entras en problemas fiscales (o así sucede en Colombia), más si los productos o servicios que comercializas o produces están gravados con algún impuesto como el IVA.
  • Antonio
    • 24/09/15 19:03
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    Al sistema de gestión de la calidad no le afecta en nada que no factures, pero quizá si a la regulación fiscal de tu país.

    Yo te recomiendo que cambies tu instructivo en donde dice que se genera factura, pon que se genera factura o comprobante de pago. Con eso es suficiente para estar apegada a tu sistema de gestión.

    Saludos
  • RDALVARADO
    • 24/09/15 19:30
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    Disculpa Antonio, no entendí tu recomendación... dices que modifique mi instructivo poniéndole que se genera factura? , pero si así ya está, si no es molestia podrías explicarte mejor porfavor.

    Effy, así es, el producto esta gravado con IVA, estamos en México.

    Miren personalmente no me agrada esa situación, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fué decisión de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situación, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, éstas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestión de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluación de satisfacción del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    ¿Qué opinan de mi forma de pensar y ver la situación?
    _________________
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  • RDALVARADO
    • 24/09/15 19:30
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    Disculpa Antonio, no entendí tu recomendación... dices que modifique mi instructivo poniéndole que se genera factura? , pero si así ya está, si no es molestia podrías explicarte mejor porfavor.

    Effy, así es, el producto esta gravado con IVA, estamos en México.

    Miren personalmente no me agrada esa situación, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fué decisión de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situación, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, éstas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestión de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluación de satisfacción del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    ¿Qué opinan de mi forma de pensar y ver la situación?
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  • Antonio
    • 24/09/15 19:53
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    RDALVARADO escribió:
    Disculpa Antonio, no entendí tu recomendación... dices que modifique mi instructivo poniéndole que se genera factura? , pero si así ya está, si no es molestia podrías explicarte mejor porfavor.

    Effy, así es, el producto esta gravado con IVA, estamos en México.

    Miren personalmente no me agrada esa situación, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fué decisión de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situación, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, éstas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestión de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluación de satisfacción del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    ¿Qué opinan de mi forma de pensar y ver la situación?



    Si perdón, lo redacte como lo pensé.

    Tu instructivo dice que se genera factura después de una venta. Lo que podrías hacer es que hagas una anotación dentro de tu instructivo, o un apartado especial de este caso. por ejemplo

    "En el caso de clientes que por conveniencia decidan no recibir facturas se generará un comprobante de pago con el registro RE-XXXXXX"

    Me imagino que le dan un comprobante de que realizo el pago a tu cliente, ponle código y mételo a un registro. Con esa simple acotación no pasara nada en tus auditorias solo recuerda que ese registro o comprobante de pago será audible por lo que debes de guardar una copia.

    Por cuestiones fiscales ya es otra cosa, los auditores no se meterán en eso, es como las empresas que deciden tener software sin licencia, no es una falta a la norma, pero sabemos que no esta bien. Este cambio te generara ninguna incongruencia fiscal ni ningun auditor de alguna SGC lo verificara.


    Saludos
  • Effy
    • 24/09/15 22:08
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    El procedimiento que hagas tendrá que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento será lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros sí nos afecta la factura y sí nos revisan facturación en auditoría ya que nosotros determinamos como organización que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podrían tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente ¿Qué pasaría si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algún requisito y ya está en manos de él? Tal vez lo veo así porque en mi organización la factura es parte reinante del proceso ya con ella también le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.
  • Antonio
    • 24/09/15 22:53
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    Effy escribió:
    El procedimiento que hagas tendrá que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento será lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros sí nos afecta la factura y sí nos revisan facturación en auditoría ya que nosotros determinamos como organización que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podrían tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente ¿Qué pasaría si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algún requisito y ya está en manos de él? Tal vez lo veo así porque en mi organización la factura es parte reinante del proceso ya con ella también le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.


    Creo que estas en lo correcto definitivamente, pero si lo que quieres es evidenciar una firma de conformidad puede ser en una nota de remisión, formato, vaya en donde sea en esos casos especiales siempre y cuando lo integres a tu instructivo
  • RDALVARADO
    • 25/09/15 16:23
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    Effy escribió:
    El procedimiento que hagas tendrá que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento será lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros sí nos afecta la factura y sí nos revisan facturación en auditoría ya que nosotros determinamos como organización que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podrían tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente ¿Qué pasaría si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algún requisito y ya está en manos de él? Tal vez lo veo así porque en mi organización la factura es parte reinante del proceso ya con ella también le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.


    Que tal Effy, en nuestro caso no nos afectaría si hay reclamo del cliente ya que manejamos la remisión sellada como constancia de que recibió bien el pedido y la factura solo es un objeto fiscal. A tu caso no le veo nada de malo, pero son empresas diferentes.

    Saludos.
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 28/09/15 5:33
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    Hola, alguna ocasión un amigo mío consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo demás es criterio y ética, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que estás recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • RDALVARADO
    • 29/09/15 19:29
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    Wilbert Vivas escribió:
    Hola, alguna ocasión un amigo mío consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo demás es criterio y ética, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que estás recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.


    Si Wilbert, concuerdo contigo, desgraciadamente no está en mis manos cambiar la situación, como lo mencioné anteriormente:

    ~---Miren personalmente no me agrada esa situación, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fué decisión de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situación, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, éstas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestión de Ventas---~

    ¿Acaso estoy mal en mi proceder?
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    • 1/10/15 18:06
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    RDALVARADO escribió:

    Wilbert Vivas escribió:
    Hola, alguna ocasión un amigo mío consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo demás es criterio y ética, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que estás recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.


    Si Wilbert, concuerdo contigo, desgraciadamente no está en mis manos cambiar la situación, como lo mencioné anteriormente:

    ~---Miren personalmente no me agrada esa situación, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fué decisión de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situación, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, éstas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestión de Ventas---~

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    Hola, los auditores de un SGC no son el fisco, por lo que este tipo de situaciones van más allá del alcance de un auditor. Es posible registrar que el cliete fue quien decidio no solicitar factura, por lo que no se espera una factura del mismo. Por otro lado siempre es posible facturar al público en general en caso de que tengas ese pendiente, te repito son cuestiones fuera de una auditoría de calidad que bien pueden manejarse de modo que cumplas con tu norma y cumplas tus requisitos legales hacendarios.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas