Foro: Gestin de la crisis en la empresa

cliente que no pide factura

  • RDALVARADO
    • 23/09/15 21:32
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    Saludos respetables compaeros de foro:

    Digamos que existe un cliente que aporta ingresos a la empresa muy necesarios ante la situacin actual del pas, pero este cliente no pide factura, lo cual recae en algo digamos informal...
    La empresa esta certificada, y el SGC tiene dentro de sus procesos el procedimiento de gestin de ventas donde detalla los pasos de facturacin al darle salida a los pedidos...mi duda es, para que dicho cliente encaje de buena forma en el SGC es necesario modificar el procedimiento de Gestin de Ventas para hacerlo ms "flexible" o de plano este cliente es incompatible con cualquier SGC al ser una situacin "informal"...

    Iluminenme con su experiencia y sabidura, que me recomiendan, es un detalle que no deja de dar vueltas en mi cabeza.

    Saludos!!
    _________________
    "Hacer todo como para Dios" Col 3:23
  • David Saavedra Zrate
    • 24/09/15 17:44
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    Digamos que hasta cierto punto es permisible si el cliente no requiere factura, pero tambin hay aspectos legales que se deben respetar, en Mxico por ejemplo se puede pagar en efectivo hasta cierta cantidad, facturado o no facturado, estos ingresos hay que declararlos al gobierno, de lo contrario se presta a malas interpretaciones cuando son muchos. Despus de esa cantidad tope debe pagarse por transferencia para ser facturado, y el gobierno controla todos esos aspectos, ingresos y egresos.

    Te recomiendo consultar la legislacin correspondiente.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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  • Effy
    • 24/09/15 18:14
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    No pedir factura y no facturar son cosas totalmente diferentes y te pueden afectar al SGC mientras lo hayas definido as, por ejemplo en la empresa donde trabajo la firma del cliente en la factura hace parte importante del proceso porque mediante esta firma nosotros evidenciamos que el cliente recibe el producto a conformidad; ahora, si lo que dices es que no se le factura entras en problemas fiscales (o as sucede en Colombia), ms si los productos o servicios que comercializas o produces estn gravados con algn impuesto como el IVA.
  • Antonio
    • 24/09/15 19:03
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    Al sistema de gestin de la calidad no le afecta en nada que no factures, pero quiz si a la regulacin fiscal de tu pas.

    Yo te recomiendo que cambies tu instructivo en donde dice que se genera factura, pon que se genera factura o comprobante de pago. Con eso es suficiente para estar apegada a tu sistema de gestin.

    Saludos
  • RDALVARADO
    • 24/09/15 19:30
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    Disculpa Antonio, no entend tu recomendacin... dices que modifique mi instructivo ponindole que se genera factura? , pero si as ya est, si no es molestia podras explicarte mejor porfavor.

    Effy, as es, el producto esta gravado con IVA, estamos en Mxico.

    Miren personalmente no me agrada esa situacin, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fu decisin de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situacin, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, stas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestin de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluacin de satisfaccin del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    Qu opinan de mi forma de pensar y ver la situacin?
    _________________
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  • RDALVARADO
    • 24/09/15 19:30
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    Disculpa Antonio, no entend tu recomendacin... dices que modifique mi instructivo ponindole que se genera factura? , pero si as ya est, si no es molestia podras explicarte mejor porfavor.

    Effy, as es, el producto esta gravado con IVA, estamos en Mxico.

    Miren personalmente no me agrada esa situacin, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fu decisin de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situacin, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, stas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestin de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluacin de satisfaccin del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    Qu opinan de mi forma de pensar y ver la situacin?
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  • Antonio
    • 24/09/15 19:53
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    RDALVARADO escribi:
    Disculpa Antonio, no entend tu recomendacin... dices que modifique mi instructivo ponindole que se genera factura? , pero si as ya est, si no es molestia podras explicarte mejor porfavor.

    Effy, as es, el producto esta gravado con IVA, estamos en Mxico.

    Miren personalmente no me agrada esa situacin, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fu decisin de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situacin, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, stas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestin de Ventas", (No tiene nada que ver con la evaluacin de satisfaccin del cliente, ya que eso lo hacemos de otra forma).

    Qu opinan de mi forma de pensar y ver la situacin?



    Si perdn, lo redacte como lo pens.

    Tu instructivo dice que se genera factura despus de una venta. Lo que podras hacer es que hagas una anotacin dentro de tu instructivo, o un apartado especial de este caso. por ejemplo

    "En el caso de clientes que por conveniencia decidan no recibir facturas se generar un comprobante de pago con el registro RE-XXXXXX"

    Me imagino que le dan un comprobante de que realizo el pago a tu cliente, ponle cdigo y mtelo a un registro. Con esa simple acotacin no pasara nada en tus auditorias solo recuerda que ese registro o comprobante de pago ser audible por lo que debes de guardar una copia.

    Por cuestiones fiscales ya es otra cosa, los auditores no se metern en eso, es como las empresas que deciden tener software sin licencia, no es una falta a la norma, pero sabemos que no esta bien. Este cambio te generara ninguna incongruencia fiscal ni ningun auditor de alguna SGC lo verificara.


    Saludos
  • Effy
    • 24/09/15 22:08
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    El procedimiento que hagas tendr que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento ser lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros s nos afecta la factura y s nos revisan facturacin en auditora ya que nosotros determinamos como organizacin que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podran tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente Qu pasara si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algn requisito y ya est en manos de l? Tal vez lo veo as porque en mi organizacin la factura es parte reinante del proceso ya con ella tambin le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.
  • Antonio
    • 24/09/15 22:53
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    Effy escribi:
    El procedimiento que hagas tendr que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento ser lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros s nos afecta la factura y s nos revisan facturacin en auditora ya que nosotros determinamos como organizacin que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podran tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente Qu pasara si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algn requisito y ya est en manos de l? Tal vez lo veo as porque en mi organizacin la factura es parte reinante del proceso ya con ella tambin le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.


    Creo que estas en lo correcto definitivamente, pero si lo que quieres es evidenciar una firma de conformidad puede ser en una nota de remisin, formato, vaya en donde sea en esos casos especiales siempre y cuando lo integres a tu instructivo
  • RDALVARADO
    • 25/09/15 16:23
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    Effy escribi:
    El procedimiento que hagas tendr que considerar todas las situaciones particulares que manejen como empresa y lo que pongas en el procedimiento ser lo que te auditen. Repito mi punto anterior: A nosotros s nos afecta la factura y s nos revisan facturacin en auditora ya que nosotros determinamos como organizacin que en ella se evidencie mediante la firma del cliente el recibido a conformidad. Si bien no afecta el cumplimiento de la norma el hecho de que no se le facture a X persona podran tener problemas de trazabilidad a menos que la factura no tenga nada que ver con los productos y los identifiquen de forma diferente Qu pasara si ese cliente hace un reclamo por un producto que no cumple algn requisito y ya est en manos de l? Tal vez lo veo as porque en mi organizacin la factura es parte reinante del proceso ya con ella tambin le hacemos trazabilidad a los despachos.

    Al igual que tu estoy aprendiendo sobre la marcha, si estoy muy desenfocada espero me corrijan.


    Que tal Effy, en nuestro caso no nos afectara si hay reclamo del cliente ya que manejamos la remisin sellada como constancia de que recibi bien el pedido y la factura solo es un objeto fiscal. A tu caso no le veo nada de malo, pero son empresas diferentes.

    Saludos.
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 28/09/15 5:33
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    Hola, alguna ocasin un amigo mo consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo dems es criterio y tica, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que ests recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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  • RDALVARADO
    • 29/09/15 19:29
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    Wilbert Vivas escribi:
    Hola, alguna ocasin un amigo mo consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo dems es criterio y tica, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que ests recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.


    Si Wilbert, concuerdo contigo, desgraciadamente no est en mis manos cambiar la situacin, como lo mencion anteriormente:

    ~---Miren personalmente no me agrada esa situacin, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fu decisin de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situacin, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, stas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestin de Ventas---~

    Acaso estoy mal en mi proceder?
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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 1/10/15 18:06
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    RDALVARADO escribi:

    Wilbert Vivas escribi:
    Hola, alguna ocasin un amigo mo consultor y profesor en mi especialidad nos dijo una frase que tengo grabada.

    "Al cliente lo que pida, siempre y cuando sea legal y viable"

    Por lo dems es criterio y tica, ya que como dice David, tu debes declarar la cantidad que ests recibiendo, con factura o sin factura.

    Saludos.


    Si Wilbert, concuerdo contigo, desgraciadamente no est en mis manos cambiar la situacin, como lo mencion anteriormente:

    ~---Miren personalmente no me agrada esa situacin, yo soy la RD de la empresa, pero el aceptar a ese cliente que paga en efectivo (miles de pesos) ya fu decisin de los Directivos, yo no puedo cambiar esa situacin, sin embargo tengo que estar al pendiente que si hay incongruencias fiscales en la empresa, stas no se vean reflejadas en el SGC, por ejemplo, por medio de los registros, la factura para nosotros en un registro de nuestro procedimiento documentado "Gestin de Ventas---~

    Acaso estoy mal en mi proceder?


    Hola, los auditores de un SGC no son el fisco, por lo que este tipo de situaciones van ms all del alcance de un auditor. Es posible registrar que el cliete fue quien decidio no solicitar factura, por lo que no se espera una factura del mismo. Por otro lado siempre es posible facturar al pblico en general en caso de que tengas ese pendiente, te repito son cuestiones fuera de una auditora de calidad que bien pueden manejarse de modo que cumplas con tu norma y cumplas tus requisitos legales hacendarios.

    Saludos.
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    Wilbert Vivas