Foro: 7.1 Planificación de la realización del producto en ISO 9001

Planificación de la realización del producto en el control fiscal de recursos gubernamentales

  • fabiancho
    • 7/11/08 1:02
    • Imagen de fabiancho
    • Reg.: 7/11/08
    • Posts: 3
    (1/1)

    Hola, saludos a todos y todas,

    acabo de integrarme como usuario de esta pagina, les cuento que soy el resposable de la implemtación del SGC en mi entidad que es del sector publico de colombia cuya actividad misional es efetuar control fiscal a los recursos gubernamentales manejados por entidades publicas  o por paticulares, nuestra actividad esta regulada por la constitución y la ley,  , el alcane del SGC es aplicado a la prestación de servicio a traves de procesos de participación ciudadana, auditoria gubernamental, resposabilidad fiscal/cobros coativos y administrativos sancionatorios esta es nuestra cadena de valor que esta relacionada netamente con  actividad misional antes detallada, ademas de estos estan involucrados los otros procesos de la entidad:estrategicos, de apoyo y de evaluación. Nuestro cliente es la comunidad en general del Municipio, nuestras partes interesadas son nuestros sujetos de control . Por favor agradeceria que con la xperiencia que alguien tenga me oriente respecto a como cumplir con los requisitos de la norma numerales 7.1 7.2 7.5.1 7.5.3 7.5.4 7.5.5. 

    anticipo mis agradecimientos 

     

    hasta pronto

     

    fabiancho

  • Jorge Pereiro
    • 9/11/08 21:36
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (1/0)

    Hola Fabiancho,

    a riesgo de equivocarme, pues no conozco bien vuestra organización, plantearía vuestro caso de la siguiente manera:

    Clientes: el Gobierno, del que recibís directrices políticas y técnicas, y en última instancia los ciudadanos

    Requisitos del cliente:  El Gobierno debería traducir el programa electoral "vendido" a los ciudadanos y su ideario político en requisitos definidos. Algunos de estos requisitos se consolidan en leyes, y otros se comunican por las vías que haya establecidas. También deberían considerarse requisitos del cliente aquellas demandas sociales que acaban siendo aprobadas (procesos de participación ciudadana).

     

    Estas definiciones expresan más o menos lo que  ya has explicado, y a partir de ellas procedo con mi propuesta:

    7.1 Planificación de la realización del producto

     Este apartado es un prólogo que cohesiona los requisitos que hay en el resto del capítulo 7. Se trata de hacer un planteamiento general de los diversos aspectos que hay que combinar (planificar) para prestar el servicio. Para realizarlo, lo mejor es documentar primero los demás puntos, y después redactar una resumen incidendo en los elementos que cohesionan el conjunto (explicar cómo se dirige la orquesta).

    7.2 Procesos relacionados con el cliente

    Aquí empezaría por determinar las distintas fuentes de requisitos del cliente: Ley, directrices del Gobierno, procesos de participación ciudadana, etc. Y a continuación de cómo se traducen estos requisitos en vuestros requisitos para trabajar. Este proceso de traducción debe realizarse "revisando" estos requisitos antes de aceptarlos como buenos. Hace falta explicar el proceso mediante el cual "alguien" en vuestra organización determina lo que hay que hacer y lo traslada a vuestro lenguaje interno.

    7.5.1 Control de la prestación del servicio

    ¿Cómo sabéis que vuestro trabajo se está realizando correctamente?. En este apartado hay que dar respuesta a ello.

    Es probable que vuestras actividades estén fuertemente dirigidas por la legislación, así que probablemente estas respuestas ya se encuentren en ella. Aquí hay que explicar cómo se planifica el día a día de lo que se hace, y cómo se controla.

     7.5.3 - 7.5.4 - 7.5.5

    Vuestro servicio requiere mucho orden y concierto. Un producto tangible de vuestro trabajo son los miles de expedientes documentales que manejáis. La gestión de esta documentación ya está normalizada en los requisitos del punto 4.2, y si tuviéramos que tratar sobre ello en estos puntos duplicaríamos la información.

    Lo que haría es explicar esta coincidencia y dedicaría estos apartados a especificar los controles efectuados sobre los documentos específicos del servicio: expedientes de organizaciones controladas y otros documentos de trámites en proceso. Dejaría 4.2 para la gestión de los manuales, procedimientos, instrucciones, etc.

    Como propiedad del cliente entiendo que debéis considerar la documentación e información del cliente que es confidencial. Habría que hablar de la protección en el acceso a documentos (papel y eléctrónicos).

     

    No sé si este resumen añade alguna idea a lo que ya tienes en mente. Me gustaría concretar más, pero es arriesgado sin conocer todos los detalles de la organización. Espero que te sea de ayuda.

    Un saludo!

  • fabiancho
    • 10/11/08 15:35
    • Imagen de fabiancho
    • Reg.: 7/11/08
    • Posts: 3
    (0/0)

     

    Indudablemente que si añade valor a las ideas que tengo sobre la implementación del SGC, estoy muy agradecido por su aporte y quiero ampliar la información sobre mi entidad: Ya he cumplido con la documentación punto 4.2 es así como dispongo de manual de calidad, procedimientos y registros exigidos por la norma más los propios de la entidad debidamente documentados y codificados.

    La inquietud persiste sobre todo con los numerales 7.5.3- 7.5.4 -7.5.5

    saludos y mil gracias 

     

  • Jorge Pereiro
    • 11/11/08 20:38
    • Imagen de Jorge Pereiro
    • Reg.: 21/05/04
    • Barcelona, España
    • Posts: 1053
    (0/0)

    Hola Fabiancho,

    completo mis explicaciones:

     

    7.5.3 Identificación y trazabilidad

    Vuestro servicio trabaja con elementos tangibles que deben ser apropiadamente identificados y, cuando sea necesario, trazados. Hay que identificar claramente cada expediente. No sólo identificarlo con el código que le corresponda, sino que además debe ser evidente el estadio del proceso (la etapa) en el que se encuentra el documento. En el Manual debes explicar cómo conseguís tener varios procesos en marcha y tenerlo todo bien identificado.

    En vuestro caso la trazabilidad hace referencia a la capacidad de reproducir la historia de un trámite, en vuestro caso, quién hizo cada tarea y cuándo.

    7.5.4 Propiedad del cliente

    La información que contienen los expedientes  no proviene de los auténticos clientes, sino que es información de las entidades sometidas a control. Siendo rigurosos, los bienes del cliente que deberíais considerar es la documentación que proporciona el Gobierno.

    A pesar de esto, en vuestro caso considero que también se deben extender los controles hacia la información de la entidades controladas.

    7.5.5 Preservación del producto

    Este punto, igual que el anterior, están muy orientados a su uso en actividades de producción. Sin embargo, si intentamos darle un significado en un ámbito administrativo, la preservación del producto puede hacer referencia a la preservación de la información que manejáis. Estos controles se vienen a solapar con los controles de 7.5.4. Lo que haría es explicar esta situación en el manual. Explicar cómo se preserva la información en 7.5.4, e indicar en 7.5.5 que el cumplimiento de estos requisitos ya se concreta en 7.5.4.

     

    Saludos!

  • fabiancho
    • 11/11/08 21:43
    • Imagen de fabiancho
    • Reg.: 7/11/08
    • Posts: 3
    (0/0)

     

    Don Jorge,

    cordial saludo, estoy muy agradecido por sus indicaciones, me han sido muy utiles, son referentes para saber que estoy dentro del camino correcto,  en el propósito de cumplir a cabalidad con los numerales de la norma.

     

    muy agradecido

     

    fabian