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ACCIONES CORRECTIVAS O DE MEJORA SIN CERRAR DE AÑOS ANTERIORES

  • andrespe
    • 30/07/15 19:23
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    Buena tarde, saludos a todos soy nuevo en el foro y mi problema es el siguiente:

    Entre a trabajar en Marzo de 2015, y la gerencia me pidió que revisara las acciones correctivas y de mejora del proceso de calidad a lo que me encontré con 5 acciones que estaban abiertas (2 en el año 2013 Y 3 en el año 2014) lo curioso es que estas 5 acciones se deben a la misma causa: incumpliento de un indicador del proceso. el indicador es trimestral y en este año se continua incumpliendo, mi pregunta es:

    al no cumplir con el indicador, lo correcto seria que yo levantara una accion de mejora para analizar causas y corregirlas, sin embargo me pregunto que hago con las anteriormente nombradas, dado que el analisis de causas y las actividaes a desarrollar para afrontar esta no conformidad son las mismas.

    espero haberme hecho entender muchas gracias
  • Angelita
    • 30/07/15 21:28
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    Buen día Andrespe,

    En este caso es evidente que no hay un correcto manejo de las acciones. cuando una acción se genera es para hacer un plan de acción derivado de un análisis cuidadoso de causas con el objetivo de que la NC no se vuelva a repetir, pero si después de revisar el tema nos damos cuenta de que el problema se sigue presentando hay dos cosas que se deben analizar:
    - Que efectivamente las causas detectadas sean las que afectan la no conformidad
    - Que el plan de acción generado no elimine las causas

    No es lógico que después de 5 acciones en diferentes periodos, las causas sigan siendo las mismas, algo se está haciendo mal.

    Otra cosa que se puede presentar en el tema de indicadores es que la meta no se haya fijado bien y esté muy por encima de lo que la Organización puede lograr. Pero, hay que tener mucho cuidado porque en algunos casos las metas son correctas pero se afectan por otras cosas como por ejemplo: falta de tiempo, falta de recursos, falta de personal, falta de metodología, etc.

    Con respecto al manejo de las acciones hay dos cosas que se pueden hacer cuando no son eficaces:
    - Indicar porque no fueron eficaces, replantear nuevas causas o planes de acción y continuar trabando el tema hasta que se elimine la NC y se pueda cerrar.
    - Cerrar como "no eficaz" la acción que no se cumplió y abrir una nueva relacionando el consecutivo de la anterior para tener la trazabilidad.


    No está bien generar mas y mas acciones sobre el mismo tema sin haber cerrado las anteriores.

    Entiendo perfectamente que esta situación se presentó antes de que llegaras, pero de aquí en adelante debes decidir cómo se van a manejar estas situaciones con las acciones.

    Espero haberte ayudado, saludos.
  • andrespe
    • 30/07/15 21:47
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    si Angelita, de acuerdo contigo, sin embargo para complementar la información, tengo que decirte que las 5 acciones aperturadas anteriormente, tuvieron su análisis de causas y sus actividades a realizar pero no fueron ejecutadas y obviamente menos cerradas.

    Lo que te entiendo es que las puedo cerrar como no eficaces y abrir una nueva con un análisis mas profundo? o que me dirías tu?

  • Angelita
    • 30/07/15 22:12
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    Si, puedes hacer dos cosas:

    1. Cerrar las acciones no trabajadas y generar una nueva para empezar a trabajar el incumplimiento del indicador.

    2. Generar una acción por el manejo inadecuado de las acciones y pones como referencia las 5 acciones que nunca se trabajaron.

    Un saludo.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/07/15 14:12
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    andrespe escribió:
    Buena tarde, saludos a todos soy nuevo en el foro y mi problema es el siguiente:

    Entre a trabajar en Marzo de 2015, y la gerencia me pidió que revisara las acciones correctivas y de mejora del proceso de calidad a lo que me encontré con 5 acciones que estaban abiertas (2 en el año 2013 Y 3 en el año 2014) lo curioso es que estas 5 acciones se deben a la misma causa: incumpliento de un indicador del proceso. el indicador es trimestral y en este año se continua incumpliendo, mi pregunta es:

    al no cumplir con el indicador, lo correcto seria que yo levantara una accion de mejora para analizar causas y corregirlas, sin embargo me pregunto que hago con las anteriormente nombradas, dado que el analisis de causas y las actividaes a desarrollar para afrontar esta no conformidad son las mismas.

    espero haberme hecho entender muchas gracias


    La duda que tengo es si las NC se levantaron sólo por el hecho de no cumplir el indicador.

    Para mi el no cumplimiento de un indicador no tiene porque llevar aparejada una NC. No cumplir un indicador se puede deber a muchos motivos que pueden ser internos o externos. Muchas veces el no cumplimiento de un indicador es mejor tratarlo con acciones de mejora y no con una NC que conceptualmente es otra cosa, es el incumplimiento de un requisito ya sea propio o externo.

    Por eso me gustaría que me explicaras mejor como se originaron las NC para poder ayudarte.
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    Saludos

    Rafael

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  • andrespe
    • 31/07/15 14:47
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    Buen dia rafael, mira no existe ninguna no conformidad, lo que pasa es que siguiendo los lineamientos de la empresa, cada que se incumple un indicador, se levanta una accion de mejora y aqui es donde radica el problema ya que el indicador se ha incumplido en varias ocasiones en los trimestres pasados y el encargado del proceso levantaba la accion de mejora pero no la ejecutaba es decir: 2 años despues las acciones de mejora aun estan abiertas y en la actualidad el incumplimiento del indicador se sigue presentando.

    Espero hayas entendido, y muchas gracias por lo que me puedas aportar.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 31/07/15 15:04
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    Entiendo.

    Entonces si están bien puestas las NC. El no hacer el seguimiento de las acciones de mejora implica que no hay un verdadero compromiso con la mejora continua.

    Yo lo que haría como responsable es analizar porque no se están haciendo las acciones de mejora, quizás sea porque el responsable de ponerlas en marcha no tenga los conocimientos necesarios para hacerlas, quizás porque no tenga él el compromiso con el SGC que se necesita.

    También hay que ir al origen y saber el porqué no se cumple el indicador y si realmente ese indicador es necesario y está bien planteado en sus límites. Muchas veces ponemos indicadores con unos límites admisibles que están fuera de nuestras posibilidades simplemente porque pensamos que cuanto más ambiciosos mejor, pero la ambición debe estar limitada por la realidad.
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    Saludos

    Rafael

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  • Antonio
    • 31/07/15 16:25
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    Difiero

    Si en tu documento de objetivos, metas e indicadores tienes declaradas metas, debes tener evidencia de que algo se hizo cuando no alcanzaste esa meta.

    Y si ese indicador va ligado al documento de objetivos, metas e indicadores y es revisado en la revisión de la dirección, claro que debes de tener una acción para llegar al indicador el siguiente periodo.

    puede ser correctiva, de mejora, como le quieras poner pero lo que un auditor espera encontrar es un análisis de la razón por la que no se llego al indicador y accciones reaccionando a esto
  • andrespe
    • 31/07/15 17:35
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    si antonio te entiendo y tienes toda la razon. el tema realmente es:

    ustedes que me recomiendan hacer con esas acciones que estan abiertas hace dos años? Es decir las acciones se levantaron, se analizaron las causas pero no se ejecutaron y menos se cerraron. yo estoy comenzando un proceso nuevo pero no se que debo hacer con esas acciones, y mas cuando algunas ya no aplican dadas las condiciones actuales de la empresa.
  • Eduardo
    • 31/07/15 18:09
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    Te digo lo que yo haría, no se si sea la mejor opción.

    Cerraría las N/C por no haber sido aplicadas dejando referencia en ellas a dos acciones nuevas:

    1- N/C del indicador en cuestión. Creo que en esta etapa empezaría por hacer un estudio en serio de "que vamos a hacer con esto?" o sea la empresa quiere cumplir ese indicador o no??? porque si no se aplican cambios para mejorarlo siempre es debido a algo, o no hay recursos, o no hay responsabilidades claras, o no hay involucramiento, o no hay real interes de los actores con poder en ese asunto.
    Ahí debe definirse si ese indicador efectivamente debe procesarse como NC o simplemente dejarse para informar en la evaluación por la dirección y posterior planificación estratégica. Muchas veces pretenden procesar desde el tratamiento de NC asuntos que se contraponen con la planificación estratégica y se ocasionan estos trancazos.

    2- La otra NC que registraría es justamente, la no aplicación de acciones correctivas establecidas en forma reiterada.
    Aqui analizaría cuales son las causas de la no aplicación, para plantear acciones para intentar cambiar esa realidad. (digo "intentar" porque yo tambien tengo problemas así y no he logrado ninguna solución al respecto, sigo teniendo problema de que algunas acciones correctivas no se ejecutan)
  • Antonio
    • 31/07/15 18:16
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    andrespe escribió:
    si antonio te entiendo y tienes toda la razon. el tema realmente es:

    ustedes que me recomiendan hacer con esas acciones que estan abiertas hace dos años? Es decir las acciones se levantaron, se analizaron las causas pero no se ejecutaron y menos se cerraron. yo estoy comenzando un proceso nuevo pero no se que debo hacer con esas acciones, y mas cuando algunas ya no aplican dadas las condiciones actuales de la empresa.


    Perdon, malinterprete el cuestionamiento.

    Yo la verdad las mas viejas las cerraba, y abria una nueva si es que aplica pero tendría que abrir una desviación de proceso para decir que no se dio seguimiento a esas acciones en tiempo y forma y rutear estas antiguas a una nueva acción correctiva que si vaya a cerrar o simplemente tener resultados de que el proceso se "arreglo".