Foro: Auditoras internas

Plan de actividades primera auditora interna

  • aperez
    • 15/04/15 14:58
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (6/0)
    Buenas a tod@s,

    voy a abordar mi primera auditora interna y me gustara saber vuestra opinin. S falta algo relevante o s hay algo que se pueda obviar.

    HORA ACTIVIDAD
    10:00 Revisin manual de calidad y PRs
    11:00 Gestin recursos humanos
    11:30 Planificacin, informes y realizacin del producto,procesos del cliente
    12:30 Compras y prestacin del servicio
    13:00 Medicin, anlisis y mejora
    13:30 Responsabilidad de la direccin
    14:00 Cierre auditora interna


    Gracias por el inters mostrado.
    Antonio
  • Angelita
    • 16/04/15 0:25
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (1/0)
    Antonio buen da,

    La metodologa que yo utilizo para auditar es diferente y es la misma que aplica un auditor de la entidad certificadora, no es que la tuya est mal, lo que pasa es que pienso que se te van a dificultar algunas cosas.

    Primero me parece que el tiempo es muy corto y mas aun si es la primera auditoria, es importante tomarse el tiempo necesario para revisar todo y para registrar los hallazgos de la auditoria. Si vas a auditar por procesos y dependiendo del tamao de cada uno, la auditoria puede tener una duracin entre 1.5 y 2 horas por proceso, es probable que debas contemplar al medos dos das de auditoria.

    Desde mi punto de vista es mas fcil y prctico auditar por procesos y no por temas, me explico por ejemplo:

    Si tu auditas por proceso, a cada lder de proceso y al personal de ese proceso le vas a preguntar sobre las cosas comunes (indicadores, acciones correctivas y preventivas, control de documentos, poltica de calidad y objetivos, etc) y las cosas especficas de ese proceso (aplicacin de procedimientos).

    Pero si auditas por temas, por ejemplo "indicadores", tendras que reunir a todos los lideres de proceso y preguntarles por sus indicadores.

    Adicionalmente es bueno auditar por procesos para que el personal se acostumbre y tenga un buen ejemplo para la auditoria de certificacin.

    Saludos.
  • Yovanna Ochoa
    • 16/04/15 2:04
    • Imagen de Yovanna Ochoa
    • Reg.: 20/03/12
    • Colombia
    • Posts: 51
    (0/0)
    Hola Antonio

    Estoy totalmente de acuerdo con Angelita, es mejor auditar por procesos para llevar una secuencia lgica de las actividades desarrolladas y poder analizar la trazabilidad de los mismos.

    Yo siempre acostumbro iniciar por el proceso de la direccin en lo referente a la planeacin, esto con el nimo de determinar que polticas y objetivos tiene el grupo directivo, informacin que busco analizar si se cumple en los otros procesos de la empresa.

    Posteriormente, inicio la auditoria con los procesos de la cadena de valor en su orden: comercial, diseo (cuando aplica), produccin, logstica, etc

    y finalmente audito procesos de apoyo como gestin humana, mantenimiento,etc segn el mapa de procesos de la organizacin

    Los temas de medicin, seguimiento y mejora como Angelita, los audito en cada proceso, pues es importante concientizar a los lideres que son responsables de la mejora de su proceso y no que esto es responsabilida de quien coordina el sistema

    Saludos,
    _________________
    Yovanna Ochoa
    Consultor Senior
    Aliados en Tecnologa y Calidad SAS
    www.atcalsas.com
  • aperez
    • 16/04/15 8:51
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Buenos das,

    Muchas gracias por su respuesta, la verdad es que es mi primera auditora y no tena muy claro que enfoque darle pero como bien comentis por procesos es una gran opcin. En ese caso como mi empresa trabaja 4-5 productos solamente sera distribuirlo as.

    Actividades de la auditoria: (auditar partes intervinientes en cada proceso).

    Apertura Auditora:

    Da 1 (enfocarlo a procesos de cada producto).

    Producto 1

    Producto 2

    Producto 3

    Producto 4

    Da 2 (administracin y proveedor que implementa hardware).

    Administracin

    Proveedor principal que comparte instalaciones

    Cierre de la auditora.

    Nota: no tienen departamento de produccin, recursos humanos o mantenimiento al ser una empresa pequea.

    Un saludo.
    Antonio
  • One Economic&Quality Consulting
    • 16/04/15 13:27
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/Espaa
    • Posts: 2898
    (0/0)
    Quisiera introducir un comentario a lo ya dicho.

    Sobre los indicadores yo si creo que se pueda hacer en un solo momento.

    Los indicadores pueden ser responsabilidad de los jefes de proceso, pero tambin lo son de la direccin y en muchos casos es la direccin la que los marca. Por tanto se puede ir haciendo la auditora a los procesos y hacindote una idea general de como trabaja la organizacin y posteriormente con la direccin analizar si son los indicadores adecuados y los resultados que nos muestran.

    Sobre la direccin al ser la primera auditora no puedes trabajarlo mucho, pero ms adelante lo normal es que al principio de la auditora veas el informe anterior para ver como quedaron las cosas de la revisin anterior.

    Normalmente por la maana se suele dedicar a la parte mas formal del sistema :

    Revisin por la direccin, incluyendo auditoras anteriores.
    Poltica y alcance
    Registros de formacin e infraestructuras

    Luego se suele empezar a ver todo lo que sera el proceso operativo

    Cuando ya se tiene una visin global de la empresa, se puede ver si los objetivos y los indicadores son adecuados a la organizacin y valorarlos junto al producto no conforme y su tratamiento.

    Con eso como ves, habrs completado toda la norma.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultora de la Calidad y Medioambiente-Implantacin y auditora

    Diseamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • aperez
    • 20/04/15 11:02
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Buenas,

    cuando os refers a los indicadores, quiere decir el checklist que revisa el sistema de gestin de calidad?

    Sigo sin tener claro el enfoque de la auditora. Igual puedo hacer el checklist revisando todos los puntos de la norma con preguntas tipo como:

    Dispone la organizacin auditada de una poltica y objetivos de la calidad?

    La organizacin proporciona formacin o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades?



    Y despus coger a los trabajadores individualmente y por procesos o proyectos para hacerle preguntas tipo:

    En qu consiste su trabajo en este proceso?

    Quin le comunica que hay un cambio de requisitos por parte del cliente?

    No termino de enfocar esta parte, aqu se nota que nunca he participado en una auditora.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 20/04/15 12:44
    • Moderador
    • Imagen de One Economic&Quality Consulting
    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/Espaa
    • Posts: 2898
    (0/0)

    aperez escribi:
    Buenas,

    cuando os refers a los indicadores, quiere decir el checklist que revisa el sistema de gestin de calidad?

    No, me refiero a la batera de indicadores en la que monitorizas todos los procesos. Todo proceso debe llevar aparejado un indicador que te permite saber como va su funcionamiento. Lo normal es recogerlos todos en un documentos para tenerlo controlado y centralizado.

    Sigo sin tener claro el enfoque de la auditora. Igual puedo hacer el checklist revisando todos los puntos de la norma con preguntas tipo como:

    Dispone la organizacin auditada de una poltica y objetivos de la calidad?

    La organizacin proporciona formacin o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidades?

    Esta es una manera muy habitual en la gente primeriza. As no te olvidas nada. Cuando uno adquiere experiencia ya no recurre a la check-list va auditando de acuerdo a un plan programado pero con total libertad. Las preguntas que propones son correctas.



    Y despus coger a los trabajadores individualmente y por procesos o proyectos para hacerle preguntas tipo:

    En qu consiste su trabajo en este proceso?

    Quin le comunica que hay un cambio de requisitos por parte del cliente?

    Esta es ms la manera de auditar del auditor experimentado y se hace ms en la parte del proceso clave.

    No termino de enfocar esta parte, aqu se nota que nunca he participado en una auditora.


    Antonio yo te recomendara que hicieras un curso de auditores que tuviera roll-plays. Aprenderas muchas cosas.

    Te comento cosas en tu texto.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

    One Economic&Quality Consulting

    Consultora de la Calidad y Medioambiente-Implantacin y auditora

    Diseamos su software de Calidad y Ambiental

    www.oneconsulting.es

    contacto@oneconsulting.es

    https://www.facebook.com/OneEconomicQualityConsulting

    http://oneconsulting.blogcindario.com/2010/04/00002-bienvenidos-al-blog-de-one-economic-quality-consulting.html

    Auditor Calidad Certificado IRCA
    Auditor Medioambiental Certificado IEMA
  • aperez
    • 20/04/15 12:50
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Gracias por tu respuesta Rafael,

    Mirare lo del curso de auditor aunque ando haciendo otros cursos y mi tiempo no me lo permite de momento.

    En cuanto a las preguntas de principiantes quizs las he barajado ms porque es la primera vez que se va a realizar una auditora en la empresa y nos vendra bien a todos hacerlas y luego pasar a las preguntas ms experimentadas.

    Un saludo
    Antonio
  • Angelita
    • 20/04/15 15:47
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)
    Buen da Antonio,

    La recomendacin ms sincera que te hara es que contraten a una firma externa para que les realice esta primera auditoria interna, teniendo en cuenta que nadie tiene experiencia.

    Adems de ser un excelente ensayo para ti y los trabajadores, tambin podrs conocer el tipo de preguntas que se hacen.

    Por experiencia te digo que el tema de la auditoria interna es muy importante para el SGC y los auditores de certificacin suelen ser muy quisquillosos con este tema. Seguramente te van a pedir el perfil del auditor interno y en este perfil te pedirn la "formacin" de esos auditores internos y la "experiencia".

    Te sugiero tambin que te gues por la norma ISO 19011.

    Saludos.
  • aperez
    • 20/04/15 15:52
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Muchas gracias por tu sugerencia Angelita aunque no puedo hacer eso porque sera como decir que no se hacer mi trabajo aunque sea mi proyecto de carrera y no se me exija como a un profesional experimentado pero debo hacerlo yo mismo, tambin como reto personal.

    He estado documentandome con lo de role-play, visualizando listas de verificacin, preguntas por procesos, etc y creo que ya estoy obteniendo una visin ms clara para afrontar este asunto.

    Un saludo.
    Antonio
  • aperez
    • 20/04/15 16:00
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Tambin comentarte que he desarrollado yo mismo el PR para la auditora con los siguientes pasos:

    1.El responsable de calidad elabora o actualiza y difunde el plan anual de de auditoras internas.

    2.El responsable de calidad seleccionar el equipo de auditores internos y verificar que se cumple con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001.

    3.El equipo de auditores ser el encargado de difundir y transmitir el programa de auditora al resto de empleados.

    4.Para poder desarrollar la auditora el responsable de calidad elaborar unas listas de verificacin y recopilar todos los documentos necesarios para la auditora.

    5.Durante la reunin de apertura se informa de: objetivo, alcance de la Auditora y plan de actividades. Se establecen los canales de comunicacin y se fija la reunin de cierre.

    6.Se recopila, verifica y registra toda la informacin procedente de las entrevistas y la recopilacin de datos. Durante la auditora, los auditados sern informados de los hallazgos encontrados.

    7.El equipo auditor se reunir internamente para cerrar la auditora presentando las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora. Se emitirn conclusiones y el posterior cierre de la reunin.

    8.El responsable de calidad ser el encargado de emitir el informe, sealando todo lo expuesto en el cierre de la auditora con sus conclusiones.

    9.Una vez realizado el informe este ser evaluado por el equipo auditor para contrastar que la informacin es relevante con la auditora realizada.

    10.Para cada desviacin detectada, el auditado se compromete a realizar las acciones de mejora en una fecha determinada. Se realizar un seguimiento de las distintas acciones hasta que todas se hayan solucionado.

    Un saludo.
    Antonio
  • Angelita
    • 20/04/15 17:48
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)
    Antonio,

    Entiendo perfectamente la situacin y habla muy bien de ti el empeo y la responsabilidad con la que asumes tu trabajo, pienso que parte de la tica profesional est en el hecho de tener la capacidad para informar como deben hacerse las cosas para el beneficio de la Organizacin. De ninguna manera digo que no puedas hacer la auditoria interna (y as la haga un externo, t puedes participar y adquirir la experiencia), pero esto se trata es de dar cumplimiento a un estndar que va a ser certificado por una entidad externa en la cual podras tener inconvenientes por no contar con las competencias que se requieren. Tambin se debe tener en cuenta uno de los principios de la auditoria y es el de la "independencia", t estructuraste todo el SGC y t lo vas a auditar, debes contemplar que una persona diferente audite las actividades que son tu responsabilidad.

    Con respecto a lo que nos transcribes de tu procedimiento, te relaciono las siguientes sugerencias entre lneas:

    1.El responsable de calidad elabora o actualiza y difunde el plan anual de de auditoras internas.
    RTA: desde la ptica de un SGC, este punto no hace referencia al "plan" sino al "programa".

    2.El responsable de calidad seleccionar el equipo de auditores internos y verificar que se cumple con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001.

    3.El equipo de auditores ser el encargado de difundir y transmitir el programa de auditora al resto de empleados.

    RTA: pienso que esta actividad debera ser responsabilidad del encargado de calidad, pues es muy importante asegurarse que todos conozcan el plan.

    RTA: entre el punto 3 y 4 se debera poner la actividad de la elaboracin del plan de auditoria (plan detallado).

    4.Para poder desarrollar la auditora el responsable de calidad elaborar unas listas de verificacin y recopilar todos los documentos necesarios para la auditora.

    RTA: las listas de chequeo deben ser elaboradas por cada uno de los auditores y el responsable de calidad debe verificarlas para asegurar el cumplimiento de ISO 9001. En la preparacin de la auditora deben participar todos los auditores, pues no se ve bien que alguien haga unas preguntas y otro sea el que las aplique, pueden haber malos entendidos y puede que los auditores no sepan que estn preguntando.

    5.Durante la reunin de apertura se informa de: objetivo, alcance de la Auditora y plan de actividades. Se establecen los canales de comunicacin y se fija la reunin de cierre.

    6.Se recopila, verifica y registra toda la informacin procedente de las entrevistas y la recopilacin de datos. Durante la auditora, los auditados sern informados de los hallazgos encontrados.

    7.El equipo auditor se reunir internamente para cerrar la auditoria presentando las no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora. Se emitirn conclusiones y el posterior cierre de la reunin.
    RTA: recuerda que el objetivo de una auditoria es evidenciar la "conformidad del SGC", procura no hacer tanto nfasis en las no conformidades.

    8.El responsable de calidad ser el encargado de emitir el informe, sealando todo lo expuesto en el cierre de la auditoria con sus conclusiones.

    9.Una vez realizado el informe este ser evaluado por el equipo auditor para contrastar que la informacin es relevante con la auditoria realizada.

    RTA: se debe incluir una actividad que sea la de realizar la reunin de cierre en la que se comunica el informe final de auditoria, ademas de presentarlo tambin a la Gerencia.

    10.Para cada desviacin detectada, el auditado se compromete a realizar las acciones de mejora en una fecha determinada. Se realizar un seguimiento de las distintas acciones hasta que todas se hayan solucionado.

    RTA: esta sugerencia nada mas es de redaccin, cambia las palabras "se compromete" a la palabra "debe", pues es un deber generar acciones de los hallazgos no conformes detectados.


    Por este medio no puedo hacer mas que sugerirte y hacerte recomendaciones, adems de desearte todos los xitos.

    Saludos.
  • aperez
    • 20/04/15 18:01
    • Imagen de aperez
    • Reg.: 5/02/15
    • Posts: 61
    (0/0)
    Claro que es conveniente que un externo la realice pero para eso tenemos la auditora externa, para la cual ya tenemos concertada dos citas: pre-auditoria y auditoria. Si en mi caso como responsable de calidad y el resto de reas no hemos realizado correctamente nuestro trabajo ser contrastado por una certificadora externa.

    Se encargarn de visar el SGC y de comprobar que se cumplen los objetivos y poltica de calidad, que todos los miembros tienen definidos sus puestos y funciones en la empresa, gestin por procesos, evaluacin de proveedores, satisfaccin, etc.

    En mi opinin creo que vamos bastante encaminados en hacer bien las cosas ya que se est trabajando en esa va. Siempre faltarn cosas pero la mejora continua as lo requiere.

    Por cierto puedes opinar abiertamente para eso estn los foros como este. No me he molestado en absoluto s es lo que ha parecido. Solamente tena que referir el que cmo lo vamos a enfocar y los motivos.

    Mi virtud para aprender es saber escucha todas las opiniones posibles.

    Un saludo
    Antonio