Foro: 8.5.2 Acciones correctivas

Causa raíz para NC

  • ds_gc
    • 13/04/15 22:15
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    • Reg.: 14/10/13
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    Hola, buenas tardes!
    Revisando diferentes casos en los foros, me he percatado de que las aportaciones son muy buenas, por lo que les pido su apoyo para que me pudieran sugerir alguna causas que pudieron generar la siguiente NC:

    No se presentaron registros de la eficacia de la detección de necesidades de capacitación, de las metas establecidas ni de la eficacia de las acciones de formación impartidas en 2014. Para 2015 no se establecieron metas y no se evaluó la eficacia.

    En este caso cuento con un formato para la evaluación de la capacitación anual, pero no lo tenía actualizado al momento de la revisión, también tengo un formato para detección de necesidades, pero el evaluador comentó que no era válido porque al personal de nuevo ingreso no se le detectaban las necesidades, ya que se obviaba que el personal desconocía del tema y las metas no se contemplaron, no se han documentado.

    Agradecería infinitamente su opinión, ya que se me acaba el tiempo para implementar mi plan de acciones

    Saludos cordiales
  • Yovanna Ochoa
    • 14/04/15 23:14
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    • Reg.: 20/03/12
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    Buenas tardes

    De acuerdo a lo que describes, me parece que lo que sucede es que en realidad no se ha establecido un adecuado proceso para el tema de formación. Debes partir del hecho que las necesidades de formación se detectan principalmente en los siguientes puntos:

    1. Inducción: es importante que para cada cargo identifiques que formación se va a brindar a un nuevo funcionario para que pueda iniciar sus labores de la mejor manera posible.

    2. Proyectos y mejoras a implementar (acciones correctivas / preventivas); normalmente cuando esto se da surge la necesidad de formar al personal en el tema que se esté tratando

    3. Evaluaciones de desempeño: Cuando se compara la gestión realizada por cada funcionario frente a sus metas, s factible detectar necesidades de capacitación que le permitan mejorar su desarrollo.

    4. Auditorias internas: Los hallazgos detectados pueden identificar necesidades de formación

    5. Cambios de normatividad: Generan la necesidad de actualizar al personal en los temas tratados

    6. Cambios de maquinaria, equipos o metodologías, entre otros.

    Como vez existen muchas fuentes de detección de necesidades de formación y es por esto que el procedimiento que definas debe permitir que desde cualquiera de estas fuentes se genere la solicitud de formación, así puedes identificar que capacitaciones debes brindar y efectuar tu programa donde establezcas las metas a cumplir, pues es claro que no toda la capacitación puede efectuarse al mismo tiempo.

    Ahora bien, el tema de la eficacia de la formación es conveniente revisarlo a través de la identificación del cumplimiento de las metas propuestas, me explico, pongamos el ejemplo que al efectuar el análisis de los indicadores, te diste cuenta que las quejas y reclamos por mala atención al cliente se elevaron, razón por la cual optas por brindar una formación al equipo de servicio al cliente, la meta por tanto debería ser disminuir las quejas y reclamos por este ítem en xx% y la eficacia la puedes definir si consigues dicha meta.

    Te aclaro que esta es una forma de hacerlo que yo aplico, mas no es la única manera de medir eficacia, muchas empresas lo realizan de forma subjetiva, pero yo prefiero que se pueda medir.

    Espero te sirva

    Saludos
    _________________
    Yovanna Ochoa
    Consultor Senior
    Aliados en Tecnología y Calidad SAS
    www.atcalsas.com
  • Angelita
    • 15/04/15 0:00
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    • Reg.: 10/02/12
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    • Posts: 667
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    Buen día,

    Es importante que se entienda que un externo no podrá darte las causas a un problema que se presenta en tu Organización porque no conoce lo que sucede allí dentro. Los únicos que pueden determinar las causas de una NC son las personas que trabajan en ella. En este foro encontrarás respuestas a modo de orientación pero debes revisarlas y asegurarte que corresponden a la realidad de tu empresa.

    Por otra parte lo que entiendo de la no conformidad es que no se le está dando cumplimiento al numeral de la norma 6.2.2 literal c. Lo que debes hacer para encontrar las causas es reunirte con las personas que desarrollan estas actividades y preguntarles que fue lo que pasó, porque no se hizo la evaluación de la eficacia de la formación impartida en ese periodo.

    Lo importante de esta reunión es que se diga la verdad para poder emprender acciones que sean eficaces, este tipo de no conformidades normalmente se presentan por las siguientes razones:
    -No se tiene conocimiento sobre la interpretación de la norma y no se entiende el literal c, no se tiene conocimiento sobre cómo desarrollarlo.
    -No se tiene documentado cómo se hace dicha evaluación.
    -El responsable olvidó hacerlo.
    -El responsable es nuevo y no tenía conocimiento que debía desarrollar dicha actividad.
    -Entre otras.

    Tu ya tienes una parte adelantada y escribo entre lineas de acuerdo a lo que nos comentas:
    -En este caso cuento con un formato para la evaluación de la capacitación anual, pero no lo tenía actualizado al momento de la revisión.
    RTA: ¿porque no lo tenias actualizado? ¿Es tu responsabilidad actualizarlo? ¿falta una persona que se encargue de esta actividad? ¿?

    -también tengo un formato para detección de necesidades, pero el evaluador comentó que no era válido porque al personal de nuevo ingreso no se le detectaban las necesidades, ya que se obviaba que el personal desconocía del tema.
    RTA: esto es una NC diferente, sin embargo ¿porque el formato no es válido? claro que sí lo es, lo que pasa es que no aplica para el personal nuevo y eso debe indicarse en tu procedimiento. Pienso que tu procedimiento para la formación de personal es complejo y los auditores pueden confundirse al momento de auditar, revísalo y hazlo mas sencillo.

    -y las metas no se contemplaron, no se han documentado.

    RTA: ¿en qué numeral de la norma se exige que se tengan metas para la capacitación?, esta parte no es una no conformidad a menos que lo tengas escrito en tu procedimiento.

    Como veras debes hacer una investigación interna de lo que sucede y definir tus acciones.

    Espero haberte ayudado.

    Un saludo.