Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

Aspectos de la auditoría interna para abordar la auditoría externa

  • aperez
    • 19/03/15 13:48
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    Buenas a tod@s,

    Tengo una duda existencial ya que estoy preparando la empresa para la auditoría interna y en ella se van a verificar ciertos aspectos cómo: registros de perfiles formativos, registros de proveedores y su evaluación, registros de mantenimiento, no conformidades, etc.

    Mi pregunta es sí en la auditoría debo tener ya por ejemplo un registro completo de mis proveedores o solo se centra en que tengo hecho el excel en el cual se va a ir completando este trabajo posteriormente no teniendo que ser antes de la certificación.

    No se si me he explicado bien, gracias por la ayuda.

    Antonio
  • Yovanna Ochoa
    • 19/03/15 15:41
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    Antonio buenos días,

    Lo ideal cuando vas a realizar las auditorias internas de calidad es que los procesos ya se encuentren implementados, es decir, no basta con tener diseñados los procedimientos y los formatos a manejar; estos ya deben estar implementados para poder corroborar su cumplimiento, su adecuación y eficacia.

    Si aun no se han evaluado, seleccionado y registrado los proveedores es mejor que aplaces la auditoría hasta tanto esta actividad se realice

    Saludes,
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    Yovanna Ochoa
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    • 19/03/15 15:49
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    Todo depende del tiempo que lleves de implantación. Piensa que cuando llegue la auditoría de certificación querrán ver el registro de cada uno de los aspectos que has descrito, no el documento.

    Ahora bien en la primera auditoría interna siempre faltan cosas, pero hay cosas que son mas importantes que otras. Un ejemplo de ello puede ser los objetivos y los indicadores que estarán creados pero a lo mejor no está completados.

    Lo que hay que tener es definido todo y en la medida de lo posible con registros.

    En mi caso si yo hago la auditoría interna y veo que está todo definido pero no están los registros completados en algunas cosas, valoraré la importancia de lo que falta. En esa valoración hay que tener en cuenta que no es lo mismo que falten unos perfiles a que por ejemplo no estén objetivos o indicadores. El problema mayor es que en la revisión que hay que aportar para la auditoría una gran cantidad de cosas no se podrán hacer y por tanto en ese punto la organización estará fallando.

    Para esos casos las observaciones y posibles acciones de mejora pueden ser la herramienta del auditor, dejando las NC solo para incumplimientos muy claros y que se vea que la empresa aún no haya implantado.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • aperez
    • 23/03/15 11:11
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    Gracias por vuestras respuestas,

    Ahora me pregunto si existen registros prioritarios por parte de los auditores o no. Es decir, sí hay registros que consideran más importante tenerlos actualizados que otros.


    Saludos
    Antonio
  • aperez
    • 23/03/15 13:02
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    He realizado una selección de los registros que voy a tener en cuenta basándome en aquellos que ya se pueden ir completando y aquellos con los que se va a dar comienzo a trabajar desde ahora, ya que considero que no puedo poner registros de no conformidades si antes no se hacían en la empresa.

    - Registros de datos que están o van a estar ahí antes de la certificación y que se pueden ir rellenando

    2.1 Control de registros de revisión por la dirección
    3.1 Registro de proveedores
    4.2 Registro de clientes
    5.1 Control de registros de auditorías internas
    7.1 Registro de informes del producto y/o servicio
    8. Registro de contratos y proyectos
    9.1 Registros puestos de trabajo
    9.2 Registros plan de formación anual
    10. Registro de inventario

    - Registros con los que se van a comenzar a trabajar desde la implantación

    1.1 Control de registros de documentos externos
    1.2 Control de registros de documentos obsoletos
    3.1 Registro de órdenes y pedidos de compra
    4.3 Registro de ofertas
    4.4 Registro de ventas
    6.2 Control de registros sugerencias de mejora
    6.3 Control de registros no conformidad
    7.2 Registro planificación del diseño

    No se si estará bien pero es lo que se me ha ocurrido

    Saludos
    Antonio
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    • 24/03/15 0:31
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    aperez escribió:
    He realizado una selección de los registros que voy a tener en cuenta basándome en aquellos que ya se pueden ir completando y aquellos con los que se va a dar comienzo a trabajar desde ahora, ya que considero que no puedo poner registros de no conformidades si antes no se hacían en la empresa.

    - Registros de datos que están o van a estar ahí antes de la certificación y que se pueden ir rellenando

    2.1 Control de registros de revisión por la dirección
    3.1 Registro de proveedores
    4.2 Registro de clientes
    5.1 Control de registros de auditorías internas
    7.1 Registro de informes del producto y/o servicio
    8. Registro de contratos y proyectos
    9.1 Registros puestos de trabajo
    9.2 Registros plan de formación anual
    10. Registro de inventario

    - Registros con los que se van a comenzar a trabajar desde la implantación

    1.1 Control de registros de documentos externos
    1.2 Control de registros de documentos obsoletos
    3.1 Registro de órdenes y pedidos de compra
    4.3 Registro de ofertas
    4.4 Registro de ventas
    6.2 Control de registros sugerencias de mejora
    6.3 Control de registros no conformidad
    7.2 Registro planificación del diseño

    No se si estará bien pero es lo que se me ha ocurrido

    Saludos
    Antonio


    Tu planteamiento es correcto pero pero no acabo de ver que no existieran los siguientes registros :

    3.1 Registro de órdenes y pedidos de compra
    4.3 Registro de ofertas
    4.4 Registro de ventas

    Supongo que algunos de estos ya existirían y se habrán creado otros para el SGC.

    Vas por buen camino porque realmente hay registros que no existen hasta que se implanta el SGC y si de repente aparecen está claro que son inventados. Lo peor es que es lo que te encuentras eso habitualmente en las empresas y directamente hay clientes que te dicen : "pues nada inventamos los registros" Yo en eso no creo, eso no es ser profesional.
    _________________
    Saludos

    Rafael

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  • aperez
    • 24/03/15 8:50
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    Buenas Rafael,

    Los registros que mencionas si existen pero están de manera desectruturada en tablas de excel y mi objetivo es aunarlos y tenerlos de manera eficiente para implementar el sistema de calidad.

    Saludos
    Antonio