¡Justo el tema que he estado buscando!
A principios de año la compañÃa decidió migrar de Microsoft a Google y ahora estamos administrando la documentación sobre Drive (estamos aún en el proceso de migración de muchos documentos), antes trabajábamos con SharePoint MS y funcionaba de maravilla, tenÃamos las listas de documentos exportables a Excel, etc. Hoy estamos aprendiendo y tomando decisiones para el correcto manejo.
En mi experiencia ha resultado positivo en algunos temas como la facilidad para compartir documentos a la hora de las revisiones y la administración de cambios que se guarda automáticamente y puedes consultar las versiones anteriores incluso con usuario, fecha y hora en la que hicieron el cambio. Además que están disponibles para los usuarios que tengan permisos desde cualquier dispositivo. Yo soy de la idea de que si quieren llevarse la información lo van a hacer por más controles que existan y aún asà no les servirÃa de mucho ya que es complejo replicar una compañÃa al 100%.
El tema que tengo ahora y espero me pudieras compartir tu experiencia es ¿quién debe ser el propietario de los documentos controlados en Drive? yo como Control de Calidad siempre he administrado los documentos controlados originales que antes estaban en un servidor fÃsicamente en versión Office, nadie era el dueño como tal, ahora están en el drive y yo soy el propietario porque yo creé esos documentos y asà funciona con Google Drive, el área de Sistemas me indica que debo cambiar la propiedad de esos documentos a un usuario corporativo que crearon, el problema es que solo ese usuario podrÃa borrar los documentos o hacer ciertas modificaciones de permisos por lo que cada vez que yo necesite eliminar o mover algo tendrÃa que solicitarlo a sistemas y se burocratizarÃa todo (hablamos de más de 2000 documentos), lo otro que solicitan es que esos documentos sean propiedad de cada usuario departamental con lo que perderÃa yo todo el control ya que cualquier usuario tendrÃa opción de modificar un documento sin avisarme por lo que no se seguirÃa el proceso de autorización establecido ni los estándares. Yo estoy peleando porque no importa que yo sea la propietaria, no se corre ningún riesgo si yo me voy, el usuario es de la compañÃa y los documentos estarán ahÃ, incluso si los borrara se pueden recuperar con una solicitud a Google. Pero estamos en esa batalla ellos por el tema del manejo de la información y yo por el control de los documentos.
Estamos hablando de una compañÃa hotelera de 6 desarrollos con un manejo de más de 2000 documentos.
¿Cómo ven? ¿cuál serÃa la buena práctica de acuerdo a la teorÃa?
¿Dónde se ubican los documentos originales en sus compañÃas y quién los administra?
Mil gracias!