Foro: Sistemas de gestión integrados

Propuesta de una estrategia de implantación de las normas ISO.

  • Lutary1991
    • 10/03/15 19:54
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    Hola buenos días necesito de alguien que tenga la amabilidad de ayudarme en referencia a las normas iso, les expongo mi situación: me encuentro en la realización de mis prácticas profesionales en una empresa que se dedica a la inspección tubular a los ductos de empresas petroleras, estoy en el área de calidad, el gerente de calidad me pidió que le elabore una estrategia para la implementación de 3 sistemas de gestión la 9001, 14001 y la 18000. En la estrategia quiere que le exponga cuantos recursos se necesitara, ya sea recursos material, humano etc. El tiempo en que tardara en la implementación y con que debemos empezar.

    Entonces no se por dónde empezar para realizar esta estrategia, si alguien tiene la amabilidad de asesorarme se lo agradecería mucho, aun soy nueva no tengo experiencia en implantar sistemas de calidad. La empresa cuenta con 128 empleados de los cuales 55 son administrativos y 73 son operativos. Si necesitan más información se las proporciono, pero ayúdenme.

    Saludos
  • One Economic&Quality Consulting
    • 11/03/15 1:21
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    La estrategía dependerá de si la implantación la hacéis vosotros mismos o contáis con un consultor externo.

    El tipo de empresa que comentas requiere un esfuerzo muy importante tanto en tiempo como en recursos para llevar a cabo la implantación y máxime cuando estas hablando de hacer la implantación de las 3 normas.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • Jorge Pereiro
    • 11/03/15 10:35
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    Hola Lutary,


    como dice Rafael, se trata de un proyecto de gran dimensión. Ya es un reto enorme implantar ISO 9001, así que imagínate hacerlo de golpe con 3 sistemas.

    Como cualquier proyecto de implantación, la clave para planificarlo es tener de inicio un diseño del sistema final resultante. Sin ese diseño inicial no hay forma de planificar su implantación, porque no se sabe todo lo que habrá que hacer. En la planificación se deben determinar las etapas, y cada etapa corresponde con un avance hacia el diseño previsto. De forma que ya ves, sin diseño inicial no hay planificación posible.


    ¿Cómo debería ser ese diseño inicial?

    Pues yo empezaría por los procesos, elaborando un mapa de los procesos más generales. Empieza por determinar la línea operativa principal (una o varias, las que tenga la empresa), y sobre esa espina dorsal procede a situar los procesos que dan soporte.

    Una vez tengas el mapa de procesos, para hacerte una idea de la correlación entre los requisitos de esas normas y vuestra realidad, sitúa al lado de cada proceso (de cada cajita) el código del apartado de las normas que contienen requisitos que satisfacer en esos procesos. De la lectura de los requisitos exigibles, y la confrontación con la realidad, saldrá un listado de elementos de vuestra gestión diaria que no cumplen los requisitos.

    Llegados a este punto, habiendo determinado lo que se hace y lo que debería hacerse, llega el momento de diseñar la arquitectura del sistema. Una parte fundamental de ese sistema es la arquitectura de la información. En esta arquitectura nos encontramos fundamentalmente con 4 tipos de información:

    • La información de lo que queremos conseguir: políticas, planes estratégicos, actas, etc,

    • la información de cómo se deben hacer las cosas: instrucciones de trabajo, procedimientos, manuales, etc.

    • la información de qué se debe hacer: órdenes de trabajo, pedidos de clientes, planes de todo tipo, albaranes, etc.

    • la información de cómo se ha hecho: resultados de los controles, registros de eventos varios.


    Esta estructura de 4 tipos distintos de información es una idea propia. Es mi forma de ver los procesos para analizarlos y ver si el diseño es sólido. Un proceso sin información no opera, a no ser que la información surja directamente de la imaginación del propio operador.

    Un proceso representado en un mapa de procesos está bien delimitado cuando somos capaces de identificar las entradas y salidas de estos 4 grupos de información. Esta información toma la forma de documentos (en soporte papel o digital), puedes proceder entonces a determinar qué información entra y sale de cada proceso de vuestra empresa.

    La línea operativa se iniciará probablemente con un pedido de cliente, continuará con una orden de trabajo, y finalizará con un albarán de entrega. Por el camino habrá documentos de soporte a los operadores para que sepan cómo han de hacer su trabajo. Habrá un plan de producción, que indicará a los operadores qué pedidos atender primero y cuáles después, y se generarán registros que irán asociados a la orden de trabajo o al pedido.

    En este trabajo de análisis la finalidad es quedarse con la información esencial y necesaria.


    En fin, ya ves que habría que escribir un tratado sobre implantación de sistemas para dar respuesta a lo que necesitas. Y en esto cada uno tiene su forma de proceder, no existe una única forma de hacer las cosas, por fortuna o por desgracia.
  • Lutary1991
    • 17/03/15 21:07
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    Hola Rafael

    Con respecto a lo que me dices ¿si la implantación la hare yo? Hay una probabilidad que sí, pero eso queda en manos del gerente de calidad y no contamos con un asesor externo, el solo me pidió una estrategia.
  • Lutary1991
    • 17/03/15 21:09
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    Hola Jorge P

    Si entiendo que me dices y gracias, pero al realizar ese mapa de procesos, este mapa me servirá en la planificación de las norma 14001 y la 18000? Porque ya me encuentro trabajando en un mapa de proceso, para realizar lo que usted me dice, después de obtener esta información necesaria del “que se hace y lo que se debería hacerse”, me dices que diseñe la “arquitectura del sistema” aquí solo me dices sobre la arquitectura de la información, ¿existen en la arquitectura del sistema otro factor a considerar? O ¿solo es el de la información? Y otra cosa me puedes explicar que quieres decir con ¿escribir un tratado sobre implantación de sistemas para dar respuesta lo que necesito?

    Gracias por la orientación ya tengo por dónde empezar y dar forma a la estrategia, espero que me sigan orientando.

    saludos
    Lutary
  • Jorge Pereiro
    • 18/03/15 8:02
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    Hola Lutary,


    hacer el mapa de procesos es imprescindible para diseñar el sistema, entre otras razones porque hay que determinar los procesos que componen el sistema y sus relaciones.

    Un sistema de gestión consta de varias estructuras superpuestas y relacionadas entre sí. La estructura de la información es de las más importantes, pero no la única.

    Listado de estructuras que componen el sistema:


    La estructura operativa: los procesos (lo que se hace) -> mapa de procesos.

    La estructura de la información: la información documentada -> asimilable en los 4 grupos antes definidos.

    La estructura de personas: quién lo hace -> esquematizada en un organigrama y en la definición de los puestos de trabajo (responsabilidades y autoridades).

    Si todo lo anterior está bien determinado e integrado en un diseño apropiado a las características, dimensión, y capacidad de la empresa, ya tendrás una buena base para planificar la implantación.

    El listado de estructuras anterior no es exhaustivo porque hay otros elementos menos tangibles que se superponen: el liderazgo, la gestión del conocimiento, la gestión del ambiente de trabajo, y todas las externas: estructura legal, estructura del mercado, estructura de las partes interesadas (stakeholders), etc.


    Digo que habría que escribir un tratado porque el tema que planteas no se puede responder en unas líneas. Para hacerlo bien hay que recibir formación, tener experiencia previa, y una buena dosis de capacidad de liderazgo, convicción, y pasión. Una vez están definidas las cosas, la implantación consiste en cambiar la forma de trabajar de las personas hacia el modelo definido.
  • Lutary1991
    • 18/03/15 16:18
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    Hola Jorge P, y gracias por la explicacion, ahora ya anexare las 3 estructuras a mi diagrama de procesos. Y espero seguir contando con sus asesorias
  • Yovanna Ochoa
    • 26/03/15 0:00
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    Hola como vas
    Si en efecto es un tema un poco engorroso, te dejo este link por si aún te sirve:

    http://www.atcalsas.com/blog/integracion-en-los-sistemas-de-gestion

    saludos,
    _________________
    Yovanna Ochoa
    Consultor Senior
    Aliados en Tecnología y Calidad SAS
    www.atcalsas.com
  • Lutary1991
    • 26/03/15 16:21
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    Hola yovannaoch gracias por la informacion proporcionada, claro que me sirve