Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Encabezamiento en documentos y registros

  • cota1023
    • 3/02/15 19:25
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    Buenas tardes, este es mi primer mensaje. Resulta que estoy coordinando el Sistema de Calidad de mi empresa, siendo esta mi primer experiencia.

    He relevado los procedimientos internos de todos los sectores junto con sus registros correspondientes. Toda esta documentación está almacenada en un compartido dentro del servidor de la empresa. En este compartido, los registros de los diferentes sectores tienen un encabezamiento con el logo de la empresa, el número de código, número y fecha de revisión, titulo del registro, etc.

    La consulta es que hasta el momento los sectores, si bien utilizan concretamente los registros que fueron relevados, no los tienen identificados con el encabezamiento al igual que en el compartido de calidad.

    ¿Deberían los registros utilizados a diario tener este encabezamiento con todos estos datos o basta con identificar el código del mismo por ejemplo en la esquina superior derecha de cada registro?

    espero haberme explicado bien. Desde ya muchas gracias... Saludos!
  • Jorge Pereiro
    • 4/02/15 10:40
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    Buenos días Cota,


    los documentos a los que te refieres no son registros, sino formatos. Se convertirán en registros cuando hayan sido rellenados. Así pues, los controles que incluyes en su encabezado son el código del formato, el título del formato, la fecha de revisión del formato, etc.

    Es importante tener esto claro, porque los registros que se generan con los formatos también pueden incorporar su propio código, que sería el código del registro.

    Por ejemplo, con el formato de orden de producción, al que hemos dado el código 5, que fue aprobado el 20 de enero de 2015, haremos muchas órdenes de producción durante el año. Cada una de estas órdenes de producción serán la 1, la 2, la 3, etc. y cada una con su fecha de inicio, y demás información que nos interese registrar, y que registraremos cuando cojamos un formato vacío y empecemos a rellenarlo.


    Respecto a la duda que planteas, yo sí creo que es necesario conservar la estética de los formatos. Si el formato aprobado tiene un determinado encabezado, todos deben llevar ese encabezado. Lo que ocurre es que quizás es una pérdida de papel y espacio añadir un encabezado abultado en cada formato, y sería suficiente con poner el código del formato en pequeñito con su versión, y poner más visible el logotipo de la empresa y el título del formato.
  • cota1023
    • 4/02/15 16:01
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    Jorge, muchas gracias por la respuesta.

    El no cumplir con esto podría ser una observación ante una auditoria de certificación?
  • Jorge Pereiro
    • 4/02/15 16:14
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    Si a parte del encabezado los documentos son iguales, y ambas versiones son fácilmente identificables (tienen el mismo código y versión de formato), no veo mayor problema. Ahora bien, cabe la posibilidad de que te hagan una observación, eso va a criterio del auditor. Pero no veo que sea una no conformidad.
  • Angelita
    • 5/02/15 14:16
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    Estoy medio de acuerdo con Jorge

    Si bien es cierto que las norma no nos exige que los registros tengan un encabezado "aparatoso" y que mientras sean identificables, legibles, recuperables, etc (todo lo que menciona 4.2.4), estamos cumpliendo con la norma.
    Sin embargo si la Organización ha definido que sus registros se lleven en los formatos que se han diseñado para tal fin y así ha sido dispuesto en el procedimiento de control de documentos, pues así deben llevarse, de lo contrario se incurrirá en una no conformidad.
    Además no es práctico tener unos formatos que no se van a usar y el control de los registros se va a dificultar porque no hay manera de saber si ese registro contiene la información necesaria o la requerida.
    Lo que te sugiero es que adaptes tus formatos a lo que sea más practico para los usuarios y que busques la manera de que contengan las información mínima que se requiere para su control: un nombre, un código (opcional) y una versión. Estos datos no necesariamente tienen que ir en un encabezado.

    Espero haberte ayudado.
  • Jorge Pereiro
    • 5/02/15 17:25
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    Tienes toda la razón Angelita.

    Realmente lo suyo es que sean idénticos, que no haya 2 versiones de formato: una para enseñar y otra para rellenar.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 6/02/15 14:21
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    Pienso como Angelita.

    Esto suele ser causa frecuente de NC de auditorías. Frecuentemente se establece un formato en el SGC y luego ocurre que cada uno se crea uno parecido. Un ejemplo es para los presupuestos.
    He visto casos en los que algunos lo mandan por email directamente en el texto, otros se hacen un word, otros un excell. Al final cada uno es distinto y faltan campos imprescindibles para la definición de requisitos, como por ejemplo no poner la fecha de validez del mismo.

    Si se hace un formato es para seguirlo y eso incluye sus posteriores modificaciones.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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    Auditor Calidad Certificado IRCA
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