Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Procedimientos generales <típicos> para cumplir con ISO 9001:2008

  • AntonioIH
    • 24/10/14 13:05
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    Ruego respuesta de los que seguro que saben de esto.

    Ruego a Vuecencias (Pereiro, Wilvivas, Gilbert, One...) atiendan esta petición.



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  • Angelita
    • 24/10/14 15:29
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    Buen día,

    Con el permiso de Pereiro, Wilvivas, Gilbert, One, daré respuesta a esta duda, esperando despejar las dudas de Antonio.

    Efectivamente en el numeral 4.2.1 se nos habla de procedimientos documentados exigidos por ésta norma internacional... Eso quiere decir que en donde encontremos las palabras (ambas) "procedimiento documentado", deberemos generar un procedimiento con los requisitos que éste numeral contenga, así es que tenemos los numerales 4.2.3 - 4.2.4 - 8.2.2 - 8.3 - 8.5.2 y 8.5.3, efectivamente estos procedimientos pueden ser muy similares de una organización a otra pues los requisitos de la norma son los mismos.

    Ahora hablemos de los numerales 7.4.2 y 7.5.2, en estos apartados no aparecen las palabras "procedimiento documentado", por tanto allí no requeriremos un procedimiento de norma. En estos numerales aparece la palabra "Procedimiento" indicando que cuando sea apropiado para la empresa y de acuerdo a sus necesidades se pueden generar procedimientos para describir estos puntos.

    Otra pregunta que haces es que si cumpliendo con el numeral 4.2.1 es suficiente para certificarse, la respuesta a este cuestionamiento es Sí, teniendo en cuenta que ademas de los 6 procedimientos obligatorios se nos pide documentar: 4.2.2 Manual de calidad, 5.3 Política de Calidad, 4.5.1 Objetivos de Calidad.

    Sin embargo es importante tener en cuenta el literal D de 4.2.1 y todos los demás procedimientos que la Organización considere necesarios para asegurar la eficaz planeación, operación y control de sus procesos (si nosotros podemos demostrar que no necesitamos más documentación).

    Yo siempre he tenido la convicción de que un SGC no debe ser para el auditor o para tener un certificado para mostrar, sino que debe ser una herramienta para que las Empresas se organicen, controlen sus operaciones, estandaricen y mejoren sus procesos, etc., así se benefician todos: los clientes, los trabajadores, los accionistas, los proveedores.
    Todos los documentos que se generen para un SGC deben ser únicos de cada Empresa, pues todas son diferentes y tienen diferentes formas de operar, claro que podemos tomar modelos (el famoso benchmarking), pero siempre se debe asegurar que los procedimientos son propios para cada Organización. Cuando se intentan tomar procedimientos de otro y hacerlos cumplir en una empresa lo que sucede es que el SGC se vuelve tedioso, pesado, se hacen cosas sin sentido, solo porque "toca" o porque "el procedimiento dice".
    Los documentos adicionales que normalmente se manejan en un SGC son: (Espero que no se me quede por fuera alguno importante)
    mapa de procesos, Organigrama, plan de calidad, matriz de indicadores, listados maestros de documentos, procedimiento de diseño, compras, producción, despachos, selección de personal, mantenimiento, encuestas de satisfacción, perfiles de cargo.

    Espero haberte ayudado.
  • AntonioIH
    • 25/10/14 12:42
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    Un PROCESO (qué se hace) puede ejecutarse de diversas formas: PROCEDIMIENTO (cómo se hace). Si una de estas formas se documenta tenemos un PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO.

    Lógicamente si tenemos "un" procedimiento documentado nos estamos obligando a realizar las cosas de una única forma (los cómos se reducen al cómo) en una determinada organización. Entiendo que por eso la norma siempre que aparece “procedimiento documentado” referido a un proceso concreto (control de los documentos, control de los registros, auditorías internas, acciones correctivas y acciones preventivas), mencione “un”.

    Pero cuando elimina la necesidad de procedimiento documentado habla siempre en plural: “procedimientos” (compras y validación de los procesos).
    Nota: en el Word hay un error, el procedimiento de control del producto no conforme es “un procedimiento documentado”.

    DUDA: Si la norma menciona sólo “procedimiento” es lógico que no sea obligatorio documentarlo salvo que sean “necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos” (cláusula 4.2.12.d).
    Pero, ¿puede interpretarse que al hablar la ISO 9001:2008 de procedimientos pueden existir varios CÓMOS y, en su caso, ninguno de ellos documentado?
    Personalmente no lo acabo de ver ya que una de las claves del concepto de proceso es la sistematización de la gestión y esta implica que todo aquello que es repetitivo en su ejecución (los procesos) puede ser sistematizado para hacerlo de manera más eficiente (hacemos todo lo que hay que hacer y sólo eso) y eficaz (resultado altamente predecible).
    Esto es, puede ser posible (aunque muy improbable) que sin documentar todo el mundo ejecute el procedimiento de la misma forma, pero si existen varios procedimientos es seguro que sólo uno alcanzaría la máxima eficiencia (aun cuando todos pudieran ser eficaces).
    Nota: Aunque bien pensado, aun no cumpliendo el requisito de eficiencia máxima, puede ser conveniente que existan varios procedimientos p. ej. para no tener que parar ante contingencias diversas… ¿?