Organizar reuniones.

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• Rosa

  #1

  • 10/02/06 11:23
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  • Reg.: 26/01/06
  • Posts: 31

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  Estimados amigos:
  De nuevo con mi incertidumbre de responsable de calidad. Hoy mismo me han comunicado que debo de organizar una reunion en cada departamento de la empresa para informarles de que se pretende realizar un seguimiento sobre las quejas que llegan a la empresa por parte de los clientes, que ademas deben plasmar por escrito todo aquello que encuentran en sus funciones y que creen que es un problema; es decir, si el departamento de contabilidad por ejemplo tiene problemas con el programa de gestion, o piensasn que desempeñan funciones que les correspone a otros; y ademas, se pretende incluir un buzon de sugerencias, donde los empleados puedan mostrar sus quejas, pues por ejemplo horarios, o tensiones que no deben acumular durante su jornada laboral.
  En fin, pues para informar de todo esto, me han encargado que organice la reunion pertinenente, para explicarles el pq de esto y que finalidades se tiene. Mi problema es que yo soy parte de la empresa, soy una empleada mas, y no se como buscar la imparcialidad en esto, no se como dirigirme y coo organizarme la reunion, como programarla. En fin, supongo que muchos de los de aki estareis acostumbrados a este tipo de funciones, y si me pudierais dar algun consejo, os lo agradeceria.
  Tengo que dejar claro que yo soy un intermediario entre ellos y el jefe, y que todo es para mejorar. Pero dandole vueltas y no encuentro la forma de hacerlo.
  
  Buenos, muchas gracias y saludos.
  Rosa Marhuenda.

  
• Invitado

  #2

  • 10/02/06 21:49
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  Hola Rosa,
  
  que se haya planteado todo lo que explicas en tu empresa es una buena señal. Tienes la oportunidad de desarrollar una de las funciones que más pueden ayudar a la empresa.
  
  Creo que no deberías preocuparte por tu posición en las reuniones. Dado que no eres sospechosa de apoyar a unos o a otros, te será más fácil actuar de moderadora (aunque des tu opinión, a veces más cerca de unos, y otras más cerca de otros).
  
  Mis consejos:
  
  Empieza por definir un guión para las reuniones y explicar dicho guión en la primera reunión (este guión, o estructura, debes ir cambiándolo con el tiempo, o haciendo modificaciones, para que la gente no se aburra con la rutina). Este guión puede ser:
  
  
  --Primero empiezas por repasar los temas anteriores que están pendientes de resolución. Comentas los resultados del seguimiento que hayas hecho e indicas en qué punto están los temas. -->Se abre un turno para que los protagonistas propongan acciones para cerrar los temas (apunta siempre todo lo que se decida, para indicarlo en la siguiente reunión, ya verás que eficaz es esto).
  
  Con los temas nuevos:
  --Para cada tema del día explicas primero lo que pasa, explicando las evidencias o pruebas.
  --A continuación puedes valorar los perjuicios que ello supone para: la calidad del producto, la satisfacción del personal, y la satisfacción del cliente (que los asistentes visualicen qué efectos tiene el problema).
  --Después puedes dar paso a que los asistentes propongan soluciones.
  
  
  Inicialmente evita pronunciarte en favor de unos u otros, salvo que lo veas conveniente. Limítate a organizar y dirigir las reuniones, y a evitar que no se convierta en una charla (hablar sin decidir nada).
  
  En cuanto a las decisiones, exige acciones claras: qué se va a hacer, quién, y cuándo. Eres la encargada de registrar y recordar los compromisos.
  
  
  Ánimo,
  Jorge

  
• José Manuel

  #3

  • 11/02/06 13:16
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  • Reg.: 20/01/06
  • Málaga
  • Posts: 21

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  Hola Rosa:
  Aparte de lo que te apunta Jorge, a mi me suele dar resultado llevar una listado que actualizo en cada reunión, con las tareas pendientes de cada cual. Eso me da mas resultado que las típicas actas de reuniones, que también las hago.
  La idea es: (en cada fila)
  Acta de la reunión en que se tomo la decisión, por ejemplo: 02/02/06.
  Resumen de la tarea.
  Persona responsable de la tarea.
  Fecha prevista para que la terea esté realizada.
  Como podrás suponer, lo normal es que la tabla tenga una cantidad suficiente de tareas pendientes, que vas actualizando cuando estén realizadas, a la vez que te sirve para ir recordando y siguiendo los acuerdos.
  Con esto consigues que cada cual sepa que tiene que hacer, pues lo distribuyes al día siguiente de concluir la reunión y todos saben que están en la reunión para tomar acciones para la mejora.
  Espero que este complemento al método de las reuniones te sean interesante.
  
  Saludos
  José Manuel

  

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