Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cambio en el sistema de distribución de la documentacion

  • silvio
    • 17/09/14 20:27
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    Estimados, necesito de su ayuda.
    Quiero modificar el sistema de distribución de la documentación del sistema.
    Paso a detallarles como se hace hasta el momento.
    Existe un documento máster que se hace en hojas membretadas con las firmas del que realizó, el que revisó y aprobó el documento. De este documento salen las copias controladas a los procesos que le corresponden. La forma de hacerlo es mediante copias al documento máster y colocandole un sello de color verde que dice "copia controlada". Como por documento debo copiar muchos procesos, a cada documento debo hacerle como 12 juegos.
    Mi problema es la gran cantidad de hojas que gasto (cosa que no quiero hacer), por lo que quiero cambiar este método.
    Como debo buscar una alternativa económica (lo de trabajar en red no me lo aprobaron) mi idea era de escanear el documento, llevarlo a un pdf y con el sello de copia controlada y repartirlo mediante correo.
    La idea es que cada persona disponga de una carpeta digital donde estén todos los documentos del sistema. En caso de cambios elimino la versión obsoleta y guardo la vieja.
    Mi problema es que si el usuario por algún motivo imprime el archivo, ya no será copia controlada y perderé el control de la misma.
    Alguien me puede dar alguna idea?
    Sdos
    Silvio
    _________________

    Sdos

    Silvio 

  • David Saavedra Zárate
    • 17/09/14 23:45
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    Trabajar en red es la mejor alternativa, no requieres mucha inversión, no entiendo porqué no te lo aprueban, si cada área tiene una computadora puedes subir los procedimientos a la red interna, no estamos hablando de un software para ello. Donde no se tenga computadora necesariamente debes imprimir.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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  • Alberto
    • 18/09/14 15:24
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    • Valencia / Spain
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    Como bien dice Saavedra, trabajar en red es la mejor alternativa: -rápido: para mantenerlo y distribuirlo,
    -seguro: controlas el acceso de cada cada empleado
    -económico: al ser todo digital.

    A través de PDF tambien puedes trabajar. Puedes distribuirlo a través de:
    -email
    -red interna
    -o simplemente lo copias tu personalmente en los ordenadores que se necesiten.

    En los casos en los que no se disponga de ordenador en algún puesto de trabajo, podrás definir en el procedimeinto que la documentación estará dispuesta en un ordenador central donde podran acceder con clave cada vez que necesiten utilizarlo.
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

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