Foro: 4.2 Gestin de la documentacin en ISO 9001

Ejecucin, revisin y aprobacin de documentos

  • gisele09
    • 10/09/14 19:21
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    Buenas tardes!

    Tengo una duda acerca del sistema de gestin que se est implantando en la empresa en la cual trabajo, espero puedan ayudarme!

    La situacin es la siguiente: estoy realizando la revisin de los procedimientos que ya posee la empresa y para realizar un orden se ha decidido cambiar la codificacin de los procedimientos (modificando el procedimiento de control de la documentacin). El problema es que la encargada de esta tarea soy yo, ya que la persona que redact los procedimientos ya no trabaja en la empresa. En este caso, quin sera el que "ejecuta" el procedimiento? (dentro de la nueva revisin). Es decir, bsicamente mi pregunta es: yo sera quien "ejecuta" el procedimiento o quien lo "revisa"?

    Muchas gracias!
    Saludos!
  • Alberto
    • 15/09/14 0:12
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    Hola gisele,

    Perfectamente se puede darse el caso que seas t quien elabore y revise un procedimiento, en tu caso es el procedimiento de control de la documentacin.

    Eso si, es conveniente que otra persona lo apruebe. En la mayora de casos es direccin.

    Yo sigo la siguiente pauta:

    -elaboracin del documento: la persona o encargado de llevar a cabo dicho proceso o procedimiento.

    -revisin: el responsable de calidad, quien debe conocer por encima todos los procedimientos y adaptarlos correctamente a la norma ISO 9001:2008: adaptarlo a un formato establecido, identificacin, redaccin adecuada (legible y entendible), etc.

    -aprobacin: mximo responsable del SGC. Debe reconocer la alineacin que tiene el procedimiento con el SGC de su empresa.


    Lo primero que deberas es definirlo en el procedimiento de control de la documentacin, quien elabora, revisa y aprueba cada uno de los documentos.
    Despus debers actualizar los datos en cada uno de los documentos:
    1-identificando los cambios y actualizando la versin a la vigente.
    2-localizarlos en los puestos de trabajo donde los utilicen.

    Espero haberte ayudado,
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

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  • gisele09
    • 15/09/14 14:25
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    Muchas gracias por tu respuesta!

    Aprovecho para consultarte algo ms dentro de esto, como comentaba anteriormente, la persona que redact los procedimientos ya no trabaja en la empresa. Al realizar la nueva revisin y asignar el nuevo cdigo a los procedimientos, es posible que siga figurando como quien "ejecuta" el documento alguien que ya no forma parte de la empresa? Ya que en realidad a los procedimientos slo se les est asignando un nuevo cdigo, no hay un cambio en el contenido.

    Gracias nuevamente,

    Saludos!
  • Alberto
    • 15/09/14 17:38
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    Hola Gisele,

    Tienes que diferenciar quien ejecuta el procedimiento y quien lo elabora.

    elabora: persona que redacta el documento
    revisa: persona que revisa y modifica el documento, con o sin ayuda de la persona que lo elabora.
    aprueba: persona que se establece como responsable para aprobar documentos (definido en nuetro procedimiento de control de la documentacin). Generalemtne suele ser el director.
    ejecuta: persona que sigue los pasos indicados en el documento.

    Puedes tener un documento elaborado de hace unos aos que haya sido redactado por un empleado que no trabaja con vosotros. Si los procesos no han cambiado.

    Sin embargo, es conveniente tenerlo actualizado anualmente. Siempre se puede cambiar la redaccin del mismo, y simplificar el texto. Con esto, logramos que el documento sea ms sencillo y gil a la hora de consultarlo. Y as ya podras actualizar a la persona que elabora el documento.

    En mis manuales, la persona que actualiza y modifica los documentos, los trato como persona que elabora, despues se revisa para verificar que es correcto, y el ltimo paso es aprobar para que pueda ser utilizado.
    As evito tener que ver empleados antiguos en el recuadro de elaboracin.
    Esto puedes hacerlo, siempre y cuando lo hayas definido en tu procedimiento.
    Ningn auditor deberia ponerte pegas.

    Recuerda que no hay 1 forma, sino muchas formas y todas pueden ser correctas.
    Seguramente, algn otro Responsable de Calidad lo realizar de diferente manera, pero recuerda que lo importante es que est definido en tu procedimiento.
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

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  • gisele09
    • 23/09/14 15:25
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    Alberto P
    Agradezco nuevamente por tu respuesta.
    Saludos!