Ejecución, revisión y aprobación de documentos - Tema
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Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Ejecución, revisión y aprobación de documentos

  • gisele09
    #1
    • 10/09/14 19:21
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    • Reg.: 26/08/14
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    Buenas tardes!

    Tengo una duda acerca del sistema de gestión que se está implantando en la empresa en la cual trabajo, espero puedan ayudarme!

    La situación es la siguiente: estoy realizando la revisión de los procedimientos que ya posee la empresa y para realizar un orden se ha decidido cambiar la codificación de los procedimientos (modificando el procedimiento de control de la documentación). El problema es que la encargada de esta tarea soy yo, ya que la persona que redactó los procedimientos ya no trabaja en la empresa. En este caso, quién sería el que "ejecuta" el procedimiento? (dentro de la nueva revisión). Es decir, básicamente mi pregunta es: yo sería quien "ejecuta" el procedimiento o quien lo "revisa"?

    Muchas gracias!
    Saludos!
  • Alberto
    #2
    • 15/09/14 0:12
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    • Reg.: 8/09/14
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    Hola gisele,

    Perfectamente se puede darse el caso que seas tú quien elabore y revise un procedimiento, en tu caso es el procedimiento de control de la documentación.

    Eso si, es conveniente que otra persona lo apruebe. En la mayoría de casos es dirección.

    Yo sigo la siguiente pauta:

    -elaboración del documento: la persona o encargado de llevar a cabo dicho proceso o procedimiento.

    -revisión: el responsable de calidad, quien debe conocer por encima todos los procedimientos y adaptarlos correctamente a la norma ISO 9001:2008: adaptarlo a un formato establecido, identificación, redacción adecuada (legible y entendible), etc.

    -aprobación: máximo responsable del SGC. Debe reconocer la alineación que tiene el procedimiento con el SGC de su empresa.


    Lo primero que deberías es definirlo en el procedimiento de control de la documentación, quien elabora, revisa y aprueba cada uno de los documentos.
    Después deberás actualizar los datos en cada uno de los documentos:
    1-identificando los cambios y actualizando la versión a la vigente.
    2-localizarlos en los puestos de trabajo donde los utilicen.

    Espero haberte ayudado,
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

    Te invito a que visites mi web para saber más sobre ISO 9001:
    www.mejoradelacalidad.com
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    o tambien puedes contactar a través de: alberto@mejoradelacalidad.com
    @albertopolo_
  • gisele09
    #3
    • 15/09/14 14:25
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    • Reg.: 26/08/14
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    Muchas gracias por tu respuesta!

    Aprovecho para consultarte algo más dentro de esto, como comentaba anteriormente, la persona que redactó los procedimientos ya no trabaja en la empresa. Al realizar la nueva revisión y asignar el nuevo código a los procedimientos, es posible que siga figurando como quien "ejecuta" el documento alguien que ya no forma parte de la empresa? Ya que en realidad a los procedimientos sólo se les está asignando un nuevo código, no hay un cambio en el contenido.

    Gracias nuevamente,

    Saludos!
  • Alberto
    #4
    • 15/09/14 17:38
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    Hola Gisele,

    Tienes que diferenciar quien ejecuta el procedimiento y quien lo elabora.

    elabora: persona que redacta el documento
    revisa: persona que revisa y modifica el documento, con o sin ayuda de la persona que lo elabora.
    aprueba: persona que se establece como responsable para aprobar documentos (definido en nuetro procedimiento de control de la documentación). Generalemtne suele ser el director.
    ejecuta: persona que sigue los pasos indicados en el documento.

    Puedes tener un documento elaborado de hace unos años que haya sido redactado por un empleado que no trabaja con vosotros. Si los procesos no han cambiado.

    Sin embargo, es conveniente tenerlo actualizado anualmente. Siempre se puede cambiar la redacción del mismo, y simplificar el texto. Con esto, logramos que el documento sea más sencillo y ágil a la hora de consultarlo. Y así ya podras actualizar a la persona que elabora el documento.

    En mis manuales, la persona que actualiza y modifica los documentos, los trato como persona que elabora, despues se revisa para verificar que es correcto, y el último paso es aprobar para que pueda ser utilizado.
    Así evito tener que ver empleados antiguos en el recuadro de elaboración.
    Esto puedes hacerlo, siempre y cuando lo hayas definido en tu procedimiento.
    Ningún auditor deberia ponerte pegas.

    Recuerda que no hay 1 forma, sino muchas formas y todas pueden ser correctas.
    Seguramente, algún otro Responsable de Calidad lo realizará de diferente manera, pero recuerda que lo importante es que esté definido en tu procedimiento.
    _________________
    Un saludo,

    Alberto Polo
    Consultor y Auditor IRCA 9001:2008

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  • gisele09
    #5
    • 23/09/14 15:25
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    • Reg.: 26/08/14
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    Alberto P
    Agradezco nuevamente por tu respuesta.
    Saludos!