Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

abandono total de registros en un proceso activo

  • MarcelaC
    • 9/10/08 18:41
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    • Reg.: 8/10/08
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    Buen día:

    En mi organización hay un serio problema con el control de documentos y registros en los procedimientos de compras y gestión de mantenimiento, los cuales están a cargo de la misma persona y quien realmente no se siente comprometido con el sistema de gestión de calidad. La situación es la siguiente, no lleva ningún registro de los que le corresponde y hablamos de un problema que esta desde septiembre de 2007, tiene los documentos en desorden, asegura q unos los tiene en la casa, en fin es DESESPERANTE hacerle revisión, tengo un plan de acción de 2 hojas sin ejecutarse , le he modificado los procedimientos para simplificarlos, le hemos puesto personal para que le ayude pero vuelve a atrasarse, estuve consultando y me dijeron que delegara el caso a gerencia, pero el gerente tampoco me da solución por el agravante que el personaje en cuestión es  su familiar . Ya no se que hacer porque como eso genero una no conformidad, y crece y crece y crece, el plan de acciones debía hacer “corrección “ es decir poner al día los registros. Pero igual no hay registros desde septiembre de 2007 y algunos se generan a diario, así q entenderán que es muy complicado adelantarlos.  Es más difícil la cuestión porque sus registros son entradas para otros procedimientos y los dueños de los otros procedimientos están muy enojados porque tienen no conformidades por culpa de aquel hombre. Que hago?

  • butterfly
    • 10/10/08 13:33
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    • Reg.: 6/10/08
    • Málaga/España
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    Hola Marcela,

         Pues sí que tienes ahí un gran obstáculo.. ya que una de las bases del SGC es que todo el personal esté concienciado en el mismo, y se comprometa a realizarlo..

         Al ser tú la responsable de calidad imagino, debería ser tu responsabilidad que cada cual cumpliera con su papel, o al menos supervisar que éste se lleva a cabo de manera correcta en cuanto al Sistema de Calidad se refiere, pero al encontrarte en la situación que cuentas la responsabilidad principal recae en Gerencia, ya que sobrepasa tu límite de actuación en relación al resto del personal de la empresa, que debería ser consciente de sus funciones.. Aunque claro, si Gerencia tampoco toma cartas en el asunto mal vamos..

         Me parece que la solución que resta y lo ideal sería hacerle entrar en razón a esta persona, por los medios que fuese, y seguir intentándolo, no veo otra posibilidad, si como dices es familiar del Gerente, y éste no piensa pronunciarse. O bien sustituir a dicha persona en el puesto y delegarle otras funciones, ya esto quedaría en Gerencia decidirlo.     

    En fin, suerte y a ver si se arregla pronto. Con gente así, si que se complica aun más nuestra tarea :S

    Saludos

  • José Antonio Rivero
    • 10/10/08 13:40
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    • Reg.: 2/09/08
    • Madrid
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    Hola Marcela:

    Tal y como planteas el caso,  es cierto que te encuentras en una situación difícil, pero poco o nada está en tus manos. Un sistema de calidad debe contar con TODO el apoyo de la Dirección, y designar los recursos que estime necesarios.

    Mi propuesta es, simplemente que documentes en la auditoria interna que tales registros no se están cumplimentando conforme se indica en vuestro sistema de calidad. 

    Por otro lado, de cara a auditorias, te recomiendo que tú, como responsable del sistema únicamente guíes al auditor por el centro de trabajo, pero que cada persona responsable de sus registros/operaciones, defienda su cumplimiento ante el auditor, normalmente, a nadie le gusta que le dejen en evidencia en la auditoria y suelen implicarse más para no "sufrir" no conformidades en su area en las proximas auditorias.

    Únicamente te cabe presentar todos los informes de auditoria a Gerencia, y que decida si desea mantener la certificación en esas circunstancias y con los obstaculos existentes.

     Un saludo, y ánimo.

    J.A.Rivero

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    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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