Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

forma de disposión de los registros

  • sgiraldo
    • 9/10/08 1:02
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    Buenas noches,

    soy nueva en este portal, me desempeño como asistente de calidad en una empresa comisionista de bolsa que se encuentra certificada en la ISO 9001-2000, y estoy modificando el procedimiento de elaboración y control de los documentos que es uno de los procedimientos exigidos por la norma, especialmente en la parte que define registros. necesito que me colaboren definiendome que es la forma de disposición de un registro, pues tengo confusión con este tema.

     les agradezco de antemano la colaboración que me puedan dar.

  • Ing. Joffre Sánchez C.
    • 9/10/08 16:20
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    (1/0)

    Saludos,

     La disposición de un registro o documento que quede oobsoleto se refiere a como le vas a dar de baja o señalar que ya no se encuentra en uso, estos pueden ser destruidos almacenados según el criterio de la empresa o para otro tipo de documentos lo que disponga la ley.

    Tu puedes definir la manera en que estos serán destruidos o almacenados  y por cuanto tiempo.

    Espero que esto te haya servido.

    Koffre 

     

     

    _________________

    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

    Auditor Líder OHSAS 18001:2007

     Msc Gestión de la Calidad y la Productividad

  • Lorena Andrea
    • 9/10/08 16:27
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    (2/0)

    Hola

    Te sugiero, tal y como me lo hicieron a mi durante una auditoría de seguimiento, que definas la disposición final de los registros de tu organización, en el listado maestros de registros, la idea es que para cada registros indiques si se van a conservar temporalmente (en carpetas por uno o dos años), permanentemente (microfilmación, archivo muerto) o eliminar (papel reciclado o destrucción)

    Saludos,

  • sgiraldo
    • 9/10/08 18:34
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    (2/0)

    gracias loreanri y koffre por su colaboración, los registros dentro del procedimiento de elaboración y control de los documentos se encuentra definido de la siguiente manera que es lo que se exige en este poner en los documentos:

    Registros: se establecen el tipo de registros asociados a ese procedimiento definiendo para cada registro:  a. Nombre del registro.  b. Responsable. c. Forma de archivo: si el registro es físico o electrónico y mencionar la ruta en ambos casos.  d. Tiempo de retención: periodo de tiempo en que los registros deben guardarse, antes de su disposición. Ejemplo: 3 meses, 1 año, etc. e. Forma de disposición: Indica el destino final de los registros, una vez que se ha cumplido el tiempo de retensión. Por ejemplo: destrucción, archivo histórico, depuración de archivos, etc.

    pero tengo algunos usuarios del sistema que no entienden principalmente la forma de disposición por eso estoy en el proceso de actualización del procedimiento, buscando que sea más claro para dichos usuarios, o de que forma puedo explicar con más claridad estas definiciones a estos usuarios.