Foro: Gestión de procesos y por procesos

Duda sobre mi mapa de procesos

  • Francisco David
    • 2/04/14 16:03
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    Buenos días. Tengo una duda en mi mapa de procesos. Somos una empresa de seguridad privada que certificara para los servicios de PROTECCIÓN PERSONAL (guardaespaldas).

    He considero como Procesos de Gestión a : PROCESO DE LA DIRECCIÓN y PROCESO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (no he considerado PROCESO FINANCIERO porque creo no esta directamente influenciado, recibo comentarios de colegas y me dicen lo mismo).

    Luego en los procesos PRINCIPALES he considerado solo 3: procesos de GESTIÓN COMERCIAL (formulación de cotizaciones, contratos, y mantiene los primeros contactos con el cliente), el siguiente es el proceso PROTECCIÓN PERSONAL (activación y desactivación del servicio, identificación de responsabilidades, entrega del servicio, registro de puestos por clientes, funciones especificas del puesto,etc) , y el PROCESO DE CENTRO DE CONTROL (es donde monitorea vía radial a los agentes de protección personal en caso exista algún riesgo de amenaza de secuestros, robos, etc que pueda afectar al cliente).

    Y mis procesos de APOYO: Proceso Gestión del Talento Humano (Selección del personal, tramitación de licencias de armas, capacitaciones, bienestar social), Proceso de Gestión de Tecnologías de la Información, Proceso de Mantenimiento y Almacenamiento de armas, Proceso de logística (compras y almacenamiento de prendas y equipos de comunicación), Proceso Legal (ve principalmente que las normas estén actualizadas).

    HE ADJUNTADO MI MANUAL DE CALIDAD DONDE ESTA RESUMIDO TODO.
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    DUDA: Nuestra empresa tiene personal de protección personal como retenes (personal de reserva), en caso el cliente solicite este servicio se deriva al personal que esta de reserva en la empresa. Hago esto porque ¿que pasaría si el cliente solicita el servicio para mañana o en un par de días?, todo el proceso de contratación, inducción, tramitación de licencias no pudiera cubrir en esos días, es por eso que manejo ese criterio.
    Los agentes de protección personal de reserva cumplen con la normativa y están capacitados (tienen licencia de arma, licencia de conducir, carnet SISPE, tienen sus complementos de comunicación, etc). Es por eso que mi estructura en el mapa de procesos esta de esa manera.



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  • Luis Wilson
    • 15/04/14 7:59
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    Estimado David:

    ¿Exactamente cual es la duda? Tal vez nos la puedas aclarar un poco para poder apoyarte.
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    Luis Wilson
    Ingeniero Industrial. Estudios de postgrado en Sistemas Integrados de Gestión, Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión y Mejora de Procesos.

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  • Francisco David
    • 15/04/14 13:25
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    Mi duda era sí el criterio que he tomado en mi mapa de procesos es el correcto . Como mencione , mi empresa cuenta con personal de reserva , porque si un cliente solicita 4 guardaespaldas para el día de mañana ya lo cubriríamos con ese personal de reserva, pero si no tuviéramos a ese personal de reserva el tiempo de contratación , capacitación , tramitación licencias , etc no nos alcanzaría el tiempo para el día siguiente . Es así que en mi mapa de procesos empieza con con el proceso de gestión comercial donde se hace la firma del contrato seguido nos pasamos al proceso llamado "protección personal " en dónde es allí donde se hace la activación del servicio con el personal de reserva ,entre otras actividades , seguido viene el proceso de "centro de control " en donde monitoreamos vía radial a los guardaespaldas en caso ocurra una situación de peligro. Estaría bien sólo esos 3 procesos como principales ? O creen que estoy obviando alguno ? Gracias .
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  • Luis Wilson
    • 15/04/14 16:49
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    Estimado David:

    Está muy bien cómo lo propones en el mapa; es más, es así como operan muchas empresas. Dentro del proceso Protección Personal puedes incluir la etapa Selección del Equipo de Resguardo, ya sea personal permanente o de reserva.

    Por otro lado recomendaría:

    - Cambiar de color los rectángulos ubicados a ambos lados del mapa, para evitar se confundan con procesos principales.
    - No colocar nombres en el manual (ver Mapa de Procesos, Organigrama).
    - Reordenar el Organigrama, evitando el cruce de líneas para mejor visualización.
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    Luis Wilson
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  • Francisco David
    • 16/04/14 14:36
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    Ya hice esas correcciones, gracias por tu tiempo, me quedo todo mas claro.
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  • Pricila
    • 26/05/14 19:46
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    Buenos tardes...¡¡¡

    Pertenezco a una empresa nueva de ensamble de circuitos impresos, y como lo importante es hacer las cosas bien desde el principio, nuestro objetivo es desde ya ir documentando todo enfocados a una certificación en el futuro. Por ello queremos iniciar por definir bien nuestros procesos, tengo claro que es un proceso pero para definirlos surgió una duda en el sentido de que si un proceso puede ser equivalente a una maquina? es decir, si tengo una maquina que aplica pasta..... esta convirtio una entrada en una salida y le agregó valor...?.

    Estoy en lo correcto o no...? Si alguien puede guiarme en esto...?

    Muchas gracias...
  • Pricila
    • 30/05/14 18:56
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    Buenos dias a todos..¡¡¡

    He armado mi mapa de procesos con los correspondientes definidos ya, además identificados los subprocesos. Tengo la duda de si estoy en lo correcto al colocar los subprocesos en este mapa, me parece que si deberia nombrarlos ya que la idenfificacion de mis documentos la voy hacer por subprocesos debido a la necesidad.

    Ayudenme revisando si estoy en lo correcto o no...¡¡¡

    Mucho agradeceré sus observaciones....


    Saludos cordiales
  • Luis Wilson
    • 30/05/14 19:15
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    Estimada Pricila:

    De que lo puedes hacer, lo puedes hacer, es un tema de forma. Si gustas puedes enviar tu mapa para que podamos darte algunas recomendaciones.



    Pricila escribió:
    Buenos dias a todos..¡¡¡

    He armado mi mapa de procesos con los correspondientes definidos ya, además identificados los subprocesos. Tengo la duda de si estoy en lo correcto al colocar los subprocesos en este mapa, me parece que si deberia nombrarlos ya que la idenfificacion de mis documentos la voy hacer por subprocesos debido a la necesidad.

    Ayudenme revisando si estoy en lo correcto o no...¡¡¡

    Mucho agradeceré sus observaciones....


    Saludos cordiales
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  • Pricila
    • 31/05/14 15:31
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    Buenos días Luis muy amable por responder....¡¡¡

    Al parecer el adjunto que puse no se cargó.... intento volver a cargar para que lo puedan abrir.... y hacer sus observaciones, recomendaciones o comentarios al respecto..

    Mucho agradeceré su ayuda...

    Saludos cordiales...



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  • David Saavedra Zárate
    • 31/05/14 21:18
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    Hola Pricila, no está mal tu mapa de proceso, puede mejorar, por ejemplo, el proceso de compras no es un proceso de soporte, la materia prima es parte fundamental del producto, de ahí parte la calidad, por tal motivo forma parte del proceso clave de toda organización.

    Yo incluiría el proceso de auditoría interna como un proceso estratégico.

    Tu proceso no indica un proceso de distribución o embarque, sin o lo tiene está correcto.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Pricila
    • 9/06/14 16:42
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    Buenos días con todos...¡¡¡¡

    Agradezco su observación Ing. Saavedra, tiene ud razón con respecto a que Compras forma parte de los procesos operativos o clave de la organización pues de la evaluación y selección de proveedores parte la calidad del producto.

    Ahora bien en mi empresa la situación es diferente en el sentido que la materia prima que formará parte de nuestro producto es entregada por nuestros clientes, es decir, ellos son nuestros proveedores. Desde esta perspectiva sigo considerando al proceso nombrado como un Clave o de soporte puesto que se dedicaría únicamente a la compra de suministros en general.


    Muy agradecida por sus comentarios...


    Saludos...
  • David Saavedra Zárate
    • 9/06/14 18:05
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    Yo lo seguiría manteniendo como parte del proceso clave, hay compras de suministro, servicios, etc. que también influyen en el producto.

    Saludos
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  • Pricila
    • 13/06/14 18:39
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    Buenos dias...¡¡¡

    Tengo una inquietud mas respecto a mi mapa de procesos.

    Dentro del proceso macro Producción están definidos subprocesos, estos en su mayoría corresponden a maquinas y otros no... Por ejemplo Inserción Manual que no es maquina y la Inserción Axial que es una maquina... Necesito identificar por maquina los códigos para los documentos que se van a generar.. puesto que de cada maquina tendremos tal vez manuales, procedimientos, instructivos etc...

    Estoy en el camino correcto o no.. Tengo esta duda puesto que el concepto Proceso no tiene que ver con que sea definido una maquina


    Gracias por sus observaciones
  • David Saavedra Zárate
    • 13/06/14 22:04
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    El mapa de proceso solo debe mostrar la interacción, no requieres indicar códigos en dicho mapa.

    Si tu duda es si la estructura documental es la correcta te diré que vas muy bien.

    Saludos
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