Foro: Auditorías de certificación ISO 9001

NC del numeral 5.6 y 8.5.1/ 8.5.2./8.5.3 de la norma iso 9001-2008

  • Yolaci
    • 19/03/14 4:39
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    Soy nueva en una empresa de soat y me toco la primera auditoria de seguimiento a la certificacion emitida ISO 9001-2008 por una firma auditora, me enviaron las siguientes NC:

    1. No se observo registro de la revisión por la dirección realizado desde la auditoria de otorgamiento incumpliendo el requisito de la ISO 9001:2008.

    De esta tengo registro de una reunion realizada por el gerente pero no mas.

    2. Los diferentes procesos del SGC no reportan acciones correctivas y preventivas documentadas, no se evidencio una mejora en el sistema de gestión por parte de la organización en relación a lo reportado en la auditoria de otorgamiento.

    De este tengo un acta de capacitacion de sensibilizacion.

    Cual seria la mejor accion correctiva y preventiva frente a estos casos?
    Me piden en el formato de la firma certificadora analisis de causas, correccion y accion correctiva.

    Mil gracias por la colaboracion.
  • Angelita
    • 19/03/14 17:04
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    Buen día Yolaci,

    Efectivamente tienes dos no conformidades que debes documentar muy bien para que sean aceptadas por el ente certificador, es importante que tengas en cuenta si son mayores o menores (es posible que la de mejoramiento sea mayor, pues atenta también contra uno de los principios de la calidad), si son mayores es probable que el ente certificador te indique que les darán un plazo de tres meses y vuelven a auditarte por tanto el plan de acción que generes debe permitirles poder mostrar evidencia en tan corto tiempo.

    Como sabrás el planteamiento de un plan de acción solamente puede hacerlo la propia organización después de haber analizado las causas de lo sucedido, sin ello será muy difícil plantear soluciones efectivas, sin embargo no es mi interés desanimarte, a continuación te voy a sugerir los pasos que debes llevar a cabo y algunas ideas de lo que podrías plantear dentro de los planes de acción:

    Lo primero que debes hacer es reunirte con la gerencia y con los líderes de proceso a evaluar las causas de las no conformidades encontradas, para esto puedes usar la herramienta para solución de problemas "causa - efecto" y la puedes combinar con las 6M´s (mano de obra, materiales, etc). Es importante que sean muy sinceros con respecto a las causas si fue por olvido, por descuido, por falta de conocimiento, falta de programación, falta de compromiso, etc.

    Para la NC de 5.6 y dependiendo de las causas determinadas puedes:

    -Incluir la realización de la RxD en el cronograma anual de la empresa y en el cronograma del proceso de Gestión de calidad
    -Definir una metodología para la realización de esta actividad y documentarla en un procedimiento que sea de la Gerencia, en la metodología se deben indicar la frecuencia de realización, los participantes, la realización de los informes, los temas a tratar en la reunión (entradas citadas 5.6.2), la presentación de la información (reunión), los resultados (5.6.3) y las tareas o acciones que se deriven.
    -Diseñar un formato en el que se registren los resultados de la reunión (aunque puede ser a través de un acta)
    -Hacer la primer RxD y seguir la metodología definida y dejar registro.

    Para la NC de 8.5 y dependiendo de las causas determinadas puedes:

    -Hacer un refuerzo con los líderes de proceso sobre la importancia de las acciones de mejora y sobre conceptos
    -Revisar el procedimiento actual de acciones de mejora y verificar que allí la metodología esté bien descrita y que se tengan identificadas las fuentes para la generación de acciones.
    -Puedes implementar inspecciones a los procesos por parte de calidad y de allí generar acciones de mejora.
    Yo creo que en este caso lo que podría estar pasando es que haya falta de conocimientos y algo de compromiso, es muy importante que el personal sepa identificar una NC real o potencial y que sepa qué hacer con ello.
    Otra cosa que puedes hacer (lo implemente en una empresa con muy buenos resultados), es tener buzones en diferentes puntos de la empresa con formatos para que el personal registre allí sus inquietudes, proyectos de mejora, quejas, etc. Lo importante de este tema es que no puede ser anónimo y los anónimos no se tendrán en cuenta.
    Si después de hacer el análisis de causas te animas a contarnos te podremos ayudar con más exactitud.

    Un buen día.
  • David Saavedra Zárate
    • 19/03/14 20:41
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    Tienes dos NC mayores, objeto de nulificar la certificación si no se toman las acciones eficaces para evitar que vuelvan a suceder.

    La responsabilidad de la dirección es fundamental, si no existe esa responsabilidad el SGC no funciona, una de las responsabilidades de la alta dirección es precisamente la revisión por la dirección, si esta no se da de manera adecuada y contemplando los requisitos de la norma es un incumplimiento mayor, pues no se esta revisando adecuadamente y tomando las acciones pertinentes a dicho sistema, y con mayor razón si no se lleva a cabo.

    Por otra parte, las acciones correctivas es el motor del SGC, el PHVA de mejora, si no tomamos acciones, los procesos no funcionan, por lo tanto el SGC no será eficaz y eficiente.

    Debes plantear las acciones adecuadas para que el organismo las apruebe y puedan mantener la certificación.

    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

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