Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Cambio de versión

  • Invitado
    • 17/02/14 18:29
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    Hola. Leí este pequeño foro y ya tengo bien presente como se maneja el control de documentos. Ahora solo me queda una duda. Entiendo que al modificar un formato o documento en cuanto a su contenido o cambio de imagen, se tiene en el mismo un apartado que indica los cambios que ha tenido el documento.

    supongamos que sólo cambio de todo un procedimiento de unas 30 hojas una hoja, ya sea por agregarle algo o corregir información. Al hacer esta modificación supongo que cambia mi número de versión del documento. Entonces si en el encabezado de dicho doc. se tiene por ej. Versión 2, tendría que volver a imprimir todo el documento para que ese encabezado indique versión 3 en lugar de versión 2.
    De lo contrario creo que el imprimir sólo esa hoja que se modificó me traería problemas adelante por que al cambiar algo de un doc. cambia automáticamente de versión. Estoy en lo cierto? o es válido sólo en el apartado de cambios comentar que una hoja del documento se modificó.

    Gracias
  • Andry Rodriguez Perez
    • 17/02/14 19:30
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    Hola claudis.

    Si, cambia el número de revisión y deberás imprimir todo el documento.

    Espero que sea de ayuda mi aporte.

    Saludos.

    Andry.
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    Ing. Andry Rodríguez Pérez
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  • Invitado
    • 18/02/14 1:35
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    Hola Andry.

    Muchas gracias por tu aporte. Es lo que me imagine, ya que en un libro de calidad que estoy estudiando hay un ejemplo parecido a lo que se plantea en este foro, plantea que cuando haya cambios en parte de un documento, solo se le quiten las hojas que se modificaron y eso se documente en un formato de registro, pero me imagine que si hay problema, ya que una vez que modificas una parte de un documento, lógicamente cambiaría de versión. Gracias :)
  • Andry Rodriguez Perez
    • 18/02/14 4:28
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    Hola claudis

    De nada.

    Saludos.
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  • alexgc
    • 18/02/14 9:36
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    Buenos días,claudis
    Si nos referimos al hecho de tener que volver a imprimir un documento entero como consecuencia del cambio de versión , esto no sería estrictamente necesario si, por ejemplo, el número de versión solo saliera en un página, por ejemplo, lo que es más normal, en la la portada.
    Si el número de version solo se refleja en la portada y los cambios en el interior del documento solo afectan a páginas concretas, sin que el resto de páginas (ni la paginación) se vean afetcadas (por desplazamiento de saltos de páginas, párrafos,etc) sino que queden aboslutamente igual, entonces bastaria con que reimprimieses solo la portada (donde se refleja la version) y las páginas concretas que sufren cambios, no todo el documento.
    Pero claro, como te dicen, si reflejas el número de version en todas las páginas, necesariamente tendras que reimprimri todo el documento.

    Un saludo
  • Invitado
    • 18/02/14 20:46
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    Hola Alex.

    Gracias por tu aporte!

    Me parece que tendré que modificar todo el sistema de Calidad, es una muy buena idea la que me planteas, ya que también se trata de disminuir costes en la empresa, y el anterior departamento manejó en el encabezado de todos los documentos el número de versión, lógicamente esto aparece en todas las hojas de los procedimientos. Tomaré en cuenta tu consejo y lo manejaré como una mejora al Sistema de Calidad de mi empresa.

    Gracias !!
  • pacegar
    • 24/02/14 21:27
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    En mi empresa nos negamos a tener esta documentación (y otras) en papel. Es un derroche innecesario, que choca con las políticas medioambientales así como con nuestra ISO 14001.

    Usamos un software para gestionar nuestras normas, que además de dar solución a todos los apartados de la norma, incluye un gestor documental dónde almacenar esta documentación y a la cual el personal de la organización con permiso sobre esa carpeta en concreto tiene acceso web (y opción a descargar).

    Podéis echar un vistazo en www.gnyo.es
    Espero les sirva de ayuda.
    Saludos cordiales
  • Invitado
    • 25/02/14 18:32
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    Me parece muy bueno tu punto de vista. De hecho ese es mi plan para cuando actualice nuevamente el Sistema de Calidad de la empresa. Sólo que eso implica platicar con mi jefe y exponerle los pros de mantener un sistema digital y no documentado. Por el momento manejo el sistema documental pero le di una vigencia de 3 años para no estar actualizando seguido, y en ese proceso comenzaré a plantear la manera de que todo se maneje digitalmente.

    Gracias.