Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Recuperación y Disposición de los registros

  • danitorre2
    • 30/01/14 14:58
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    Propongo este tema de discusión para fortalecer nuestros conocimientos y aclarar ciertas dudas:

    El término Recuperación: el diccionario de la Real academia de la lengua Española lo define como: Volver a tomar o adquirir lo que antes se tenía. Y todas sus definiciones están asociadas a algo que estaba y hora no está o se perdió.

    He consultado varios procedimientos y estos en el punto de recuperación hacen referencia a como se ubicará un registro existente.

    Entonces qué deberíamos establecer en un procedimiento de Control de los registros?.

    Sólo el control para archivos perdidos o extraviados, dañados o también aplica para la ubicación oportuna de un registro activo en un momento determinado?.

    Otro Término es el de Disposición: El mismo diccionario dice: Acción y efecto de disponer y disponer: Colocar, poner algo en orden y situación conveniente.

    En los procedimientos que he revisado se hace referencia en este punto de la norma a Disposición Final de un registro, es decir, que se hará con el una vez culminado su tiempo de retención.

    Pregunto no aplica este punto a la Disponibilidad oportuna de un registro en cualquiera de sus fases: Activo, Inactivo / Obsoleto.

    Espero sus comentarios al respecto.

    Saludos.
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 18:45
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    La norma ISO-9001:08 es administración. Debemos partir preguntándonos para que debemos utilizar un registro y en que debemos utilizarlo.

    Los registros sirven para evidenciar una actividad importante y que determinará el cumplimiento de algún requisito o indicador de aquello que le agrega valor al producto y al cliente. Todo aquello que no le agregue valor no hay porque generar un registro ni documentar, incluyendo aquellas actividades que son sencillas, lógicas y que por ende no requieren generar un registro.

    Por lo tanto, si nos apegamos a la administración, los registros importantes deben identificarse y archivarse de tal manera que se logre una localización rápida en caso de requerirse (Alfabética, numérica, por cliente, etc.). Ese es el primer paso, "registros necesarios, bien identificado, bien archivado".

    Los registros y cualquier documento siempre están expuesto a perdida o deterioro, por descuido e incluso por actos de la naturaleza (sismos), por ello es importante protegerlos y resguardarlos, hoy en día gracias a la tecnología se pueden respaldar toda esa información en un espacio pequeño como lo es un CD o USB y si pensamos inteligentemente se puede llevar esa información diaria a otro lugar físico, para en caso de desastres poder recuperar esa información.

    Los registros generan espacio físico, por lo tanto hay que definir el tiempo de retención, ese tiempo va en función al ciclo de vida del producto, a su garantía, al tipo de riesgo del producto y a las cuestiones legales. Normalmente los registros debemos mantenerlos en archivo vivo durante el tiempo que dura el producto, por ejemplo una bebida, cuando sabemos que ya se consumió y no hay riesgo de quejas, cuando sabemos que se ha vencido su garantía y el producto no falló, no hubo quejas, o porque el gobierno establece el tiempo para tal, por ejemplo facturas.

    una vez pasado ese tiempo se debe establecer el tiempo estimado para mantenerlo como archivo muerto, es a criterio de cada organización, considerando también los aspectos antes mencionados, para posteriormente destruirlos.

    Debemos considerar que los registros pueden en algún momento lograr mantener a un cliente hasta incluso salvarle la vida a un consumidor. De ahí la importancia de administrarlos adecuadamente.

    Considerando todo esto, estamos cumpliendo con los requisitos de la norma.

    Saludos
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    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • danitorre2
    • 30/01/14 20:55
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    La norma 9001-08 Establece que: La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para: la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

    Señor Saavedra usted me ha dado una excelente explicación, de forma clara y precisa para la identificación, el almacenamiento, la protección, también hace referencia a la retención.

    Sin embargo mi inquietud está en cómo deberíamos establecer en un procedimiento de Control de los registros la recuperación y la disposición, conociendo las definiciones de la Real academia de la lengua Española antes expuestas.

    Las dudas estan en lo siguiente:
    En el caso de la recuperación: Aplica solo al control para archivos perdidos o extraviados, dañados o también aplica para la ubicación oportuna de un registro activo en un momento determinado?.

    Y en el caso de Disposición: Solo se debe colocar la Disposición Final de un registro, es decir, que se hará con el una vez culminado su tiempo de retención, o también aplicaría a la Disponibilidad oportuna de un registro en cualquiera de sus fases: Activo, Inactivo / Obsoleto.



    Espero sus comentarios son de gran valor.
  • David Saavedra Zárate
    • 30/01/14 21:55
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    Identificación: Nombre o código.
    Almacenamiento: Lugar físico o electrónico y modo de administrar (numérico, alfabético, etc.) que permita su fácil localización y administración.
    Protección: Zona física protegida, libre de humedad, polvo, roedores, y peligro de incendio. Electrónico: Modo y frecuencia de respaldo.
    Recuperación: Forma de recuperar la información en caso de pérdida o daño, ya sea electrónico o físico.
    Retención: Tiempo de retención como archivo vivo y como archivo muerto hasta su destrucción o disposición final.
    Disposición final: Decisión final después de haber cumplido su tiempo de retención, destrucción, reciclaje, etc.

    Los cinco primeros puntos deben asegurar una ubicación y localización oportuna.

    Espero me haya explicado.

    Saludos
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  • danitorre2
    • 31/01/14 13:39
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    Muchas Gracias; Sr. Saaverda.
    Claro y entendible

    Saludos.
  • Fochali
    • 28/03/17 6:29
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    Estimado Ing. David, apelo a sus conocimientos y desde ya agradezco su respuesta. El tema de recuperación es una discusión constante en mi empresa, de acuerdo a lo que Ud. menciona me queda claro que puedo recuperar archivos por medio de Backup cuando estos son digitales pero cuando tengo registros en físico como lo recupero si es que se llega a dañar.

    Gracias nuevamente por sus comentarios.
  • David Saavedra Zárate
    • 28/03/17 7:15
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    Aquí es donde cabe el pensamiento basado en riesgos, no debes pensar en como recuperar los registros físicos si se dañan, debes pensar en como debes resguardarlos para que no se dañen o el riesgo sea mínimo, pues éstos una vez dañados ya no se pueden recuperar.

    Debes determinar que registros debes guardar por cierto tiempo, eso es importante.

    Saludos
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  • Fochali
    • 30/03/17 4:23
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    Muchas gracias por su respuesta Ingeniero. un gusto de conversar por este medio con Ud.
  • David Saavedra Zárate
    • 30/03/17 15:40
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    Nada que agradecer. Saludos
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