Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

NC. de auditoría en el control de la documentación externa

  • Backer
    • 26/09/08 10:55
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    Hola,

    En la auditoria de revisión han detectado:

    Si bien se encuentra listada en la "Lista de Documentos y Registros vigentes", no se presenta evidencia de la sistemática de control al que se va a someter la documentación externa manejada por la organización (fuentes, periocidad de consulta, distribución interna, etc) Por ejemplo: Fichas técnicas y fichas de seguridad de productos.

     Es necesario crear un procedimiento para la Documentación Externa (legislación,tarifa de proveedores,fichas de seguridad de productos...) o valdría con crear un control o listado donde se indique la fecha de la ultima revisión? Realmente es necesario listar todos los documentos externos? ¡¡qué locura !! Me podeis indicar de donde puedo sacar un modelo ??

    Gracias

     

  • José Antonio Rivero
    • 26/09/08 12:48
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    Hola Anitha:

    Sinceramente opino que el auditor se ha excedido un poco con la No conformidad, ya que ciñéndonos a lo que indica la Norma ISO 9001, en cuanto a documentación externa solo indica 

    "asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución" 

    por lo que sólo vería una no conformidad en caso de que se pruebe que la documentación externa que se mantiene en la empresa está obsoleta.

    A nivel práctico, das pocos datos sobre tu organización, por lo que me es difícil comentarte lo que mejor te conviene, pero con los datos que facilitas, te recomiendo resumir en el procedimiento de control de documentos qué documentos de caracter externo son necesarios de mantener actualizados y controlados y cómo se distribuirán (principalmente en lo que respecta a fichas de seguridad, que deberán estar disponibles para el personal que va a trabajar con esos productos).

    Un saludo, y espero haber colaborado en aclarar tu duda.

    J.A. Rivero

    _________________

    J.A. Rivero

    Consultor de Sistemas de Gestión (ISO 13485, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, IFS, BRC, ISO 22000)

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  • Backer
    • 26/09/08 13:52
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    Gracias Rivero79.

    He realizado una pequeña modificación en el procedimiento " Control de la Documentación y Registros" :

     

    DOCUMENTACION EXTERNA

    La documentación de origen externo se reflejará en la LDV, con indicación de F, D, R u O en función de que se trate de un formato, dato, registro u otro documento del sistema seguido de “EXT”Los documentos externos son actualizados a través de la entidad o empresa que lo edita y difunde (proveedores: fichas de seguridad, tarifas, legislación: ATISAE) y son incorporados tras la comprobación de su aplicabilidad, por parte del responsable del área o sección afectada.

    Los documentos de este tipo que requieran ser distribuidos de forma controlada  indicándose en la LDV las copias existentes (celdas de “distribución”).

     Creo que con esto es suficiente. Espero vuestra opinion. Gracias

  • Ing. Joffre Sánchez C.
    • 29/09/08 21:33
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    Saludos, 

     Donde yo trabajo tenemos definido de esta manera el controlde los documentos externos, no tenemos lista maestra de ninguna clase.

    "De la misma forma los documentos externos deben ser identificados y controlados de acuerdo a lo que disponga y considere el líder o gerente de proceso o las personas que designen como responsables de los mismos."

     Ya que en definitiva estos documentos manuales de planta diccionarios etc, tienen cada uno de ellos donde los necesita tal vez hgámos un catalogo de todos los libros existentes, eso sería una forma de lista maestra.

    Koffre

    _________________

    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

    Auditor Líder OHSAS 18001:2007

     Msc Gestión de la Calidad y la Productividad

  • RV83
    • 31/08/12 17:47
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    Buen dia a todos.

    Tengo una opregunta sobre el control de documentos y resgistros externos.

    ¿El area de Recursos Humanos, maneja los formularios y otros registros o formatos de todas las afiliaciones de los empleados a empresas de salud, de seguridad industrial, etc, publicas y privadas del pais, estos formatos debemos controlarlos en la lista de documentos y resgistros externos? igualmente todos los soportes como titulos, certificaciones y referencias de las hojas de vida de cada uno? 

     Mil gracias por la ayuda con este tema.

    K_rola83

     

     

  • ElisaCali
    • 31/08/12 19:57
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    Hola en mi caso, si las incluyo en el listado Maestro de documentos externos, pero es RRHH el responsansable de su control, es decir que deben estar pendiente de su actualización.

    Con respecto a esto... "igualmente todos los soportes como titulos, certificaciones y referencias de las hojas de vida de cada uno?", si es lo que yo pienso, forma parte de la documentación del empleado, es decir, debe estar en el Expediendiente de cada empleado.

  • dona
    • 5/09/12 22:43
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    Opino igual que rivero79 fue muy exagerado por parte del auditor la solución es simple en el procedimiento de control de documentos y Registros anexas un númeral donde especifique que los documentos externos se detallan en el listado maestro de documentos en una nueva hoja del libro de excel si es que maneja el listado en éste formato:

    ENTIDAD DUEÑA DEL DOCUMENTO: ICONTEC, Empresa tell, 
    TIPO: Norma, Manual, instructivo, libro
    DESCRIPCION NTC ISO 9001:2008 Norma Internacional
    FECHA ADQUISIÓN 10/09/2012
    RUTA DEL  DOCUMENTO Servidorsgc\Documentos\norma ISO 
    A QUIEN SE TIENE COMO RESPONSABLE DEL ARCHIVO Coordinador del SGC, Gerente de Mercado 
  • Angelita
    • 7/09/12 21:08
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    Buen día K_rola83, pienso que no debes controlarlos, pero es importante que tengas claro que el control a los documentos externos depende del impacto que éstos tengan en la planificación y operación de la organización. Normalmente los documentos externos que se controlan son aquellos que afectan directamente la misión de la empresa y la legislación. Saludos

  • luisatero
    • 4/10/12 11:20
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    Hola a todos!! bueno, yo tengo una duda, ¿qué se consideran documentos externos? me queda claro que la legislación, pero para mi organización no se me ocurre nada más... es un departamento de calidad y formación, donde todos los empleados son subcontratados, y trabajamos o en casa o en las dependencias del cliente. Solo contamos con una pequeña oficina que nos cede la Organización a la que pertenecemos (es un poco lío...)

     Las facturas de proveedores y contratos de proveedores, ¿se consiferan documentos externos o registros? a mi parecer son registros que evidencian el servicio prestado, pero no lo tengo claro...

     Y en cuanto a la legislación, ¿qué legislación se puede identificar para un departamento de estas características?

    Gracias de antemano, y enhorabuena por el foro, me resuelve muchisimas dudas!

    Saludos!

  • David Saavedra Zárate
    • 4/10/12 21:15
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    Un documento externo es aquel en el que te basas para realizar el producto o servicio y que no pertenezca al ustedes, puede ser del cliente, del proveedor o bien del gobierno.

    Las facturas y documentos que comentas son externos, pero no son base para la elaboración de tu producto, por lo tanto no son considerados como documentos externos a los que se refiere la norma. Esos son evidencias.

    Saludos

    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

    Consultor y Director

    Sistemas Avanzados en Calidad
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