Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

¿Por qué hay que controlar la documentación externa?

  • Marcela
    • 25/09/08 19:13
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    Hola, Mi duda es por que debo controlar los documentos externos?

  • Jorge Pereiro
    • 26/09/08 20:59
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    Hola Chelo,

     

    esta es una gran pregunta!, una de tantas que deberíamos hacernos antes de implantar ISO 9001.

     

    Antes de responder, me gustaría concretar lo que pide ISO 9001 de la documentación externa:

    • Requiere que se identifique
    • Requiere controlar su distribución


    Ciñéndose a lo que pide la norma, la pregunta es más concreta:

    ¿por qué hay que controlar su distribución?

     

    Yo creo que controlamos la distribución para asegurar que las personas pertinentes tienen acceso y conocen dónde están los documentos externos que necesitan y deben utilizar. Y también controlamos su distribución para garantizar que se utiliza la versión pertinente de cada documento.

     

    Este requisito no sólo se puede cumplir haciendo listados interminables e inservibles, aunque a veces sí que son útiles.

     

    A mi entender, lo que pide la norma es que se establezcan los métodos más adecuados y proporcionales (a los recursos de la empresa) para garantizar el acceso a la documentación externa en su versión vigente.

    En la mayoría de empresas este requisito es irrelevante, y los auditores se han acomodado a solicitar un listado con las 4 leyes y normas de turno. Este requisito es realmente importante cuando se trabaja con documentación externa del cliente que sufre cambios continuos, por ejemplo, en empresas auxiliales de automoción, y en especial en el arranque de proyectos. También es importante si el producto que realiza la empresa está inmerso en un laberinto legal, y puede ser relevante en algunos otros casos, pero no son una mayoría.

     

    Saludos!

     

  • Noehemi
    • 26/09/08 22:28
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    Hola Jorge,  tengo una duda...

     

    que tan factible es que controlemos la "documentacion externa" en electronico???.

    Como podriamos "identificarla", si no requerimos  mantenerla"en copia dura {impresa}???

     

    Espero puedas ayudarme al respecto.

     

    Saludos y que tengas un excelente fin de semana.Wink

     

    _________________

    "Nada en este mundo sucede por casualidad" ___________________________

     

    Noehemi Lozano

     Coordinadora del Sistema de Calidad

    Auditor ISO 9001:2008

    noehemi_lozano@hotmail.com

  • Jorge Pereiro
    • 28/09/08 11:42
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    Hola Noehemi,

     

    a mi entender, la identificación no implica necesariamente tener que ponerle una etiqueta físicamente al elemento. También se puede identificar por localización. Por ejemplo, en un supermercado los productos se identifican por su ubicación, se agrupan productos en estanterías por tipos, y después cada producto incorpora sus propias etiquetas (las del fabricante). Estos productos, los del supermercado, están identificados, pero el supermercado no ha añadido ninguna etiqueta.

    Se ha demostrado que el método de identificación que utilizan los supermercados es suficiente. Al principio los clientes novatos necesitan emplear más tiempo para localizar los productos, para ello pueden utilizar los carteles que identifican las secciones: legumbres, pastas, conservas, verduras, etc. Pero en poco tiempo se aprenden de memoria la situación de cada producto.

    La labor del supermercado es asegurar que cada producto está en la sección pertinente, y retirar los productos caducados.

    Si un supermercado no necesita identificar físicamente los productos que comercializa para que sus clientes los encuentren, ¿por qué una empresa tiene que identificar físicamente la documentación externa?, ¿no es suficiente con archivar cada documento en la sección que tenga  asignada en el archivo?.

     

    La documentación archivada en formato electrónico es aún más fácil de guardar y recuperar, la clave está en crear un árbol de directorios lógico y asegurarnos de que se retiran los documentos obsoletos. Hay que hacer lo mismo que el supermercado, cuando un producto caduca, se retira, en nuestro caso se substituye por la versión vigente.

    Yo hace años que trabajo sólo con archivos digitales, sólo utilizo el papel en reuniones o en casos especiales, la documentación relevante la escaneo y la guardo en la carpeta que corresponda. Tengo acceso a miles de documentos en pocos segundos, y no veo necesario mantener ningún listado de documentos. La clave es definir un sistema de archivo electrónico y seguirlo a rajatabla.

     

    Ejemplos de malas prácticas con los archivos digitales:

     

    • Utilizar el ordenador como un cajón desastre, sin orden ni concierto en el archivo de documentos.
    • Abandonar archivos adjuntos de Email importantes en el cliente de correo (confiando en encontrarlos más tarde buceando en la carpeta de entrada).
    • No cambiar el nombre de los archivos digitales, mantener el original, de manera que después no hay quién se entere de lo que contienen.
    • No añadir controles documentales a la documentación electrónica: sobre todo fechas. Si el documento es nuestro, lo añadimos sobre el propio documento, y si no añadimos una fecha al nombre del archivo.

     

    Más de uno se habrá encontrado con la sorpresa de que el título de su mensaje en el foro ha cambiado: soy el culpable Tongue out. Lo hago porque estaba empezando a parecer un cajón desastre, no había manera de localizar un mensaje en concreto. ¿De qué sirve un foro si después no podemos localizar la información que nos interesa?.

     

    Que tengas un feliz domingo!!!

  • Ing. Joffre Sánchez C.
    • 29/09/08 21:41
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    • Reg.: 29/08/08
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    Saludos, 

    La documentación externa, como el resto de la documentación debe ser identificada y esto puede ser con el sólo nombre del documentos (libro tal, manual tal, ley tal, norma tal, etc) y controlada su distribución para que cada quién que la necesite la tenga a la mano, la norma no pide ningún registro ni nada parecido solo que si hay alguna especificación de una máquina en el departamento de ventas sea por una aclaración que hay que efectuarle al cliente por ejemplo y no por que esta descuidado y olvidado ahi por alguna persona.

     

    Koffre

    _________________

    Joffre Sánchez C.

    Ingeniero en Estadística Informática

    Auditor Líder ISO 9001:2000

    Auditor Líder OHSAS 18001:2007

     Msc Gestión de la Calidad y la Productividad