Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

Control de formatos de registro

  • JoysiO
    • 16/01/14 16:21
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    Buenos días,

    Tengo una duda con respecto a la distribución de los formatos de registro del Sistema de Gestión de Calidad a cada uno de los responsables de los procesos.

    No se si es correcto o no que los formatos de registro lleven la leyenda de copia controlada, cuando estos deben imprimirse para ser usados en las actividades de cada uno de los procesos.

    ¿Como hago claridad respecto al tema en mi procedimiento?

    Gracias por su colaboración.

    Joysi Obredor
  • Fernando
    • 17/01/14 13:38
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    Hola Joysi. Lo que planteas no es que 'sea' o 'no sea' correcto, eso lo decide tu organización deacuerdo a la necesidad que tengan para llevarlo de esa forma y considerarlo eso sí, en tu procedimiento.
    Personalmente lo veo poco práctico hacer ello en el caso de los formatos. Lo que te sugiero es llevar una lista maestra de los documentos con los estados de revisión para asegurarte que el usuario dispone de la edición correcta.
    Reitero es la decisión según lo encuentro necesario y práctico.

    Saludos
    Fernando
  • JoysiO
    • 17/01/14 17:52
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    Hola Fernando, muchas gracias por tu ayuda.

    Saludos!
  • alexgc
    • 20/01/14 15:55
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    Estoy de acuerdo con Huamani
    El concepto de copia contraolada yo lo aplico a los procedimientos u otro tipo de documentos más que a los registros.
    Por lo general, cuando distribuyo un procedimeitno al personal al cual afecta directamente (son los responsables del proceso en él descrito) a esa copia le doy el caracter de controlada, puesto que será crucial que dicho personal aplique las pautas correctas teneindo que asegurarme en todo momento de que disponeen de la versión vigente. En cambio, cuando por ejemplo suminsitro una copia del procedimiento a alguien que me lo pide a título informativo, que no tiene influencia sobre el proceso, ya no va a ser tan importante el control de su vigencia, por lo que esa copia no tendrá carácter de controlada.

    En cambio, no veo necesario aplicar este concepto "controlada/no controlada" a los formatos/registros, si no que más bien lo que hago es un listado de los mismos señalando cual es su edición vigente, como dice Huamani.

    Un saludo