Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

los contratos con los clientes son registros?

  • Ivan_bxs
    • 30/12/13 15:13
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    Muy buenos días, tengo una consulta, en la empresa donde trabajo estamos implementando un Sistema integrado de gestión, la empresa se dedica a brindar servicios de alquiler y venta de equipos y maquinaria para construcción civil, mi pregunta es si los contratos con los clientes son registros, y si lo son como debería controlarlos, ya que estos no tienen un codigo, ademas el procedimiento de Control de registros no hace mención.
    gracias por la respuesta.
  • Andres Martinez
    • 30/12/13 23:07
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    En mi opinión si son un tipo de registro, pero dependiendo de lo que tengas establecido en tu procedimiento de control de registros deberías codificarlo o no. Cuando caracterizas el proceso relacionas los registros para cada actividad del mismo y ahí es donde debería referirse. El numeral 7.2.2 habla de revisar los requisitos, sería bueno que además del contrato con el cliente diseñaras un formato para revisar que en el contrato están relacionados todos los requisitos que el cliente requiere para prestarle el servicio a satisfacción, esto sería un poco más sano.

    Espero te haya servido mi aporte.
  • Fernando
    • 31/12/13 17:25
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    Hola Ivan; considero que se trata de una documentación externa y de importancia para tenerla dentro de tu SGC, es decir codificarla o no depende de tu necesidad, como lo refiere Andres. En una experiencia laboral previa usabamos carpetas web para almacenar dentro de cada proyecto de cada cliente esta informacion (contratos, planos, cotizaciones, etc.) con un codigo de identificacion por cada carpeta para hacer referencia a un proyecto en especifico. Y ello se mencionaba en el procedimiento de control documentario.

    saludos
    Fernando
    Un exitoso 2014
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 2/01/14 20:13
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    Ivan_bxs escribió:
    Muy buenos días, tengo una consulta, en la empresa donde trabajo estamos implementando un Sistema integrado de gestión, la empresa se dedica a brindar servicios de alquiler y venta de equipos y maquinaria para construcción civil, mi pregunta es si los contratos con los clientes son registros, y si lo son como debería controlarlos, ya que estos no tienen un codigo, ademas el procedimiento de Control de registros no hace mención.
    gracias por la respuesta.


    Hola, existen dos tipos de documentaciones dentro del àmbito de gestiòn, documentos externos y documentos internos, los primeros son aquellos en los que no tienes influencia en su elaboraciòn y revisiòn y que sean utilizados para el buen funcionamiento del sistema de gestiòn (entièndanse catàlogos, mapas, etc), los segundos son aquellos que la empresa elabora y funciona dentro del sistema de gestiòn, partiendo de ahì puedes considerar primeramente si tu contrato es un documento interno o externo.

    Segundo e independientemente de ello, aclaro que el contrato en blanco se puede considerar un formato, machote o formulario base, al ser llenado y firmado este se puede considerar un registro ya que es una evidencia objetiva de la aceptaciòn del contrato (lo cual es una actividad).

    Tercero, la norma no obliga a tener un còdigo, simplemente que el formato o machote este identificado, de ahì todo dependerà cómo lo tengas especificado en tu procedimiento de control de registros.

    Por ùltimo, los registros se controlan con el apartado 4.2.2, te recomiendo revises la norma ya que en general el objetivo de este apartado es que estos se mantengan protegidos, que esten disponibles y en buenas condiciones durante un determinado periodo de tiempo, el cual tu especificaràs.

    Saludos.
    _________________
    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

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    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
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    Wilbert Vivas