Foro: Exclusiones en ISO 9001 versiones 2008 y 2000

cambio en la version de un doc SGC

  • andysita
    • 3/12/13 22:34
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    hola, la duda que tengo hoy es sobre la actualizacion de los documentos de un Sistema de Gestion de la Calidad. tengo unos doc a los que es necesario modificar el alcance y el titulo, en este caso la version cambiaria no???
    y tengo otro documento que fue aprobado hace dos meses y el procedimiento cambio un poco, osea debo actualizar el documento pero mi duda es: no hay problema con actualizar un documento con tan poco tiempo de haberlo aprobado??? en este caso tambien cambiaria la version???
    agradeceria mucho mucho la ayuda
  • Angelita
    • 4/12/13 17:16
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    Buen día Andysita, todo cambio que realices a un documento te obliga a actualizar la versión, no importa si el cambio es grande o pequeño o si se haya realizado hace poco, cuando es necesario hacer el cambio, sebe hacerse y actualizar su versión.
    Algo que yo hago con algunos cambios documentales (sobre todo cuando son menores), es esperar algun tiempo prudente (no sé un mes o dos), para ver si se dan otros cambios y ahí si hacer un cambio mas grande.

    Un saludo.
  • Fernando
    • 4/12/13 17:24
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    Hola. En ambos casos se amerita hacer la actualización de versión por los cambios que indicas. Sólo indicar en general que, mientras más frecuente es el generar nuevas versiones hay los riesgos de que algún usuario disponga de una versión no vigente. Por ello, debes asegurarte de que sólo los vigentes estén en uso y tener en cuenta que puedes llevar el control de los cambios, versiones y status en una lista de documentos a fin que se te facilite ello.

    saludos
    Fernando
  • Andres Martinez
    • 6/12/13 5:17
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    No estoy de acuerdo con estas respuestas, no necesariamente un cambio menor implica una actualización de versión.

    Los criterios para definir los cambios en los documentos se pueden definir en el procedimiento de control de documentos, obviamente siendo objetivo y teniendo en cuenta que por ejemplo un cambio en la metodología de un procedimiento si implica actualizar versión y registrar cambios, mientras que para algo tan simple como cambiar el titulo del documento y no su contenido ni metodología, unacamente requeriría actualizar dicho nombre en el listado maestro, suficiente. Otra cosa, recuerda que los formatos son muy dinámicos y están en constante cambio, he visto muchas empresas que documentan los cambios de todos sus formatos, lo cual es inmensamente poco práctico.
  • Fernando
    • 6/12/13 20:33
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    Hola. Con tu propuesta debo admitir que entro en duda con lo que planteé anteriormente; como tú dices se trata de un detalle menor y te doy la razón en la practicidad y flexibilidad que se debe tener siempre. Pero mi respuesta y estoy seguro que la de Angelita también, apuntan a la seguridad de tener un sólo documento vigente con un sólo código circulando por la empresa y no más, que pudiese causar alguna confusión o duda en su uso.

    saludos y gracias por tu punto de vista,
    Fernando
  • Andres Martinez
    • 6/12/13 20:42
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    Efectivamente, el tener circulando dos versiones diferentes de un mismo documento es una No conformidad.
  • andysita
    • 16/12/13 16:34
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    entonces si no es necesario cambiar la version del documento solo hago los cambios, registro en el control de cambios y lo hago aprobar otra vez el documento??? porque este documento aunque sea la misma version igual debe aprobarse con los cambios verdad???
  • andysita
    • 17/12/13 4:34
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    osea hago los cambios que mencione (titulo y alcance del documento) y lo hago aprobar pero sin cambiar el numero de version?? porque tengo que hacer aprobar el nuevo documento (que tiene esos cambios) para que entre en vigencia y asi anular el otro
  • Angelita
    • 17/12/13 13:16
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    Buen día, en un comentario anterior te dí mi opinión sobre los cambios al nombre del documento que requerirían un cambio de versión dada la importancia de la identificación de los documentos pues en mi opinión aunque sea un cambio "menor" en cuanto al trabajo que demanda, tiene un impacto importante en la identificación y trazabilidad del documento. Otra cosa es decir que adicional al nombre tambien vas a cambiar el alcance, el alcance de un documento es muy importante porque es el que define los limites del documento, por tanto mi opinión sigue siendo que hagas el cambio de versión.
    De alguna manera siento que en tu ultima pregunta estas dando la razón del "deber ser", es decir si haces un cambio debes volver a aprobar? la respuesta es si, estas siguiendo los lineamientos de tu procedimiento. Pero si haces los cambios y no cambias la versión, etc, debes a probar? Debes consultar lo que dice tu procedimiento al respecto de esta posición.

    Saludos