Foro: Otros sistemas de gestión

Lista Maestra de registros

  • Shirley
    • 27/11/13 21:57
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    Buenas tardes con todos.

    Por favor quisiera que me ayuden a aclarar una duda en mi procedimiento de control de documentos tengo dos Lista Maestras la primera de Documentos y otra de formatos.
    La pregunta es si tendría que elaborar también una lista de Registros?

    Quedo atenta a sus comentarios

    Shirley López
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    Shirley López
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  • Angelita
    • 27/11/13 23:07
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    (1/0)
    Buen día Shirley,

    Normalmente se maneja una lista de documentos en la cual se incluyen los formatos, dado que éstos son un documento mas. Y tambien se maneja la lista de registros, esta lista es importante porque describe los controles que se aplican a los registros y son diferentes a los documentos.
    Recuerda que formato y registro tienen conceptos diferentes.

    Saludos.
  • Shirley
    • 27/11/13 23:28
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    (1/0)
    Gracias Angelita por tu respuesta.

    yo había generado una lista maestra de Formatos, te lo adjunto. No se si con aquellos datos también podría hacer mi lista maestra de registro. Estoy algo confundida.

    Atte.

    Shirley López



    ArchivoTamaoClics
    xlsLV-SGC-002 Lista .xls 25.50 KB 723
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    Shirley López
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  • alexgc
    • 28/11/13 13:15
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    Buenos días

    Personalmente creo que aquí estamos frente a un problema de conceptos.
    "Formato" y "Registro" son dos términos que en los Sistemas de Gestión de Calidad están ligados.
    El formato se puede definir como el documento en blanco, una plantilla modelo preparada para registrar en él una serie de datos que evidencien la realización de una determinada actividad relacionada con el sistema.
    El registro sería ese mismo formato cuando ya se le han añadido datos.
    El formato presenta una serie de campos que representan los datos que hay que recopilar, en el registro esos campos son cumplimentados.

    De este modo, a partir de un único formato lo que podemos obtener es una cantidad indeterminada de registros.
    Imaginemos que configuramos una plantilla para realizar un “Control de accesos” de la gente que entra en un edificio cada día. En ella señalaremos a que día corresponde y pondremos una columna con el encabezado "Hora", otra con el encabezado "Nombre" y otra con el encabezado "Firma". Esta plantilla configurada, tal cual, sin datos, sería un formato. Cuando al final de un día determinado tengamos esa misma plantilla cumplimentada con los datos de la gente que ha accedido al edificio lo que tendremos es un registro de “Control de Accesos” correspondiente a ese día.
    Al día siguiente, utilizaremos de nuevo una plantilla en blanco, y obtendremos otro registro correspondiente a ese día...Y así sucesivamente. De modo que de un formato obtenemos tantos registros como días controlemos los accesos.

    De este modo, es el formato el que es sometido a un control en cuanto al estado de revisión. Es por ello que sí que es conveniente establecer un listado de formatos para controlar este aspecto. Relamente un regisro cumplimenato no tendría esatdo de revisión, puesto que es único, ya que contiene unos datos concretos de una actividad concreta en un momento concreto.

    Si que es vedad que muchas nos pueden llegar determinados documentos dierctamente en forma de registro. Por ejemplo, un albarán de una compra que hayamos hecho y que nos entrega el vendedor ya estará cumplimentado. En esa caso no tendremos el formato de albarán, solo el registro ya cumplimentado.

    Yo realizo una sola lista con los siguientes campos:
    - Codificacion del formato/registro
    - Nombre del formato/registro
    - Versión en vigor (será la versión vigente del formato, la cual varía al variar su estructura)
    - Responsable (quien guarda el registro cumplimentado)
    - Tiempo de conservación (en esta caso se refiere al tiempo que conservas el registro cumplimentado)

    Como decía, en el caso de registros que a nosostros nos llegan cumplimentados, el control de la version no aplicaría así como la codificación ( a noser qu eya llegue codificado de quen nos lo entregue, pero no seria una codificación según nuestro sistema de gestión)

    En definitiva, tu lista es válida y no tendrías que hacer otra. Eso si, yo añadiría el campo para señalar el número de versión vigente d elos formatos

    Un saludo
  • Angelita
    • 28/11/13 14:26
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    Buen día,

    Es evidente que Alexgc tiene claros los conceptos de "formato" y de "registro" y estamos de acuerdo en que lo que se debe controlar a los formatos es la versión, en el comentario de Alex, se afirma lo mismo que le comente a Shirley.

    Sin embargo lo que yo intento es facilitarle el manejo de dichos listados, es importante que tengamos claro que la norma no nos pide dichos listados, sin embargo es un modelo que se utiliza tanto para controlar documentos, como para controlar los registros, dado que ambos requieren un control y los controles de uno y de otro son diferentes.

    Por un lado se tiene el listado maestro de documentos, en el cual te sugiero que incluyas los formatos, pues en este listado se hace control de las versiones tanto de los procedimientos y demas documentos de tu SGC, como de los formatos.

    Por otro lado se tiene un listado maestro de "Registros", en donde se especifican los controles citados en el numeral 4.2.4 (identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición), evidentemente a un registro no se le controla la versión, no tendria sentido. El formato que adjuntas está bien en cuanto a su contenido para el propósito que estas pensando, pero no en cuanto al nombre (el nombre correcto sería lista maestra de registros).

    Finalmente, con respecto a tu formato, debes complementarlo porque le faltan algunas cosas: Si tus documentos tienen un código, es conveniente que pongas una columna para poner ese código (cuando debas registrar allí un registro que no tenga código, simplemente le asignas N/A) esto ayuda con la identificación y la trazabilidad, tambien debes ponerle una columna para la retención, es muy util que en alguna parte aparezca el proceo al que pertenece dicho registro.

    Espero haberme hecho entender. Saludos.
  • Shirley
    • 28/11/13 16:39
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    Gracias por sus Respuestas.

    En conclusión solo me quedaría con una Lista Maestra de Registros adicionando algunos puntos que establece la norma, y yo creo que la Lista de Formatos seria igual o parecida. por la tanto ya no seria necesario?
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    Shirley López
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