Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

DUDA SOBRE CAMBIO CODIFICACIÓN PROCEDIMIENTOS

  • alexgc
    • 26/11/13 8:40
    • Imagen de alexgc
    • Reg.: 1/12/10
    • Posts: 66
    (0/0)
    Buenos días,

    Actualmente estamos realizando una revisión de la documentacion de mi empresa debido a que hasta el momento teniamos un Sistema Integrado de Calidad, PRL y Medio Ambiente y se ha decidido suprimir PRL.
    Ello supone la eliminación de una serie de procedimientos que son especificos del área, de modo que las codificaciones correspondientes a los mismos sean asignadas a procedimientos ya existentes de Calidad y/o Medio Ambiente que sí que se van a conservar. Se va a proceder asi debido a que mi superior queire una asigancion correlativa de las codificaciones de modo que no queden "huecos". Es decir, si tenemos uan serie de pocedimientos PG 01, PG 02,....PG 15 y los que se eliminan son del PG 05 al PG 08 la idea es que el PG 09 pase a ser el PG 05, El PG 10 pase a ser el PG 06 y así sucesivamente.
    Personalmente pienso que, para evitar complicaciones, se debería/podría mantener la codificación existente y que el que queden codificaciones sin asignar no tiene importancia pero, como digo, mi superior quiere hacerlo así.
    Mi duda se refiere a qué número de versión va a tener cada procedimiento una vez hecho el cambio.
    Por ejemplo, el PG 05 "Equipos de protección individual" en su version 02 se elimina y el PG 10 "Seleccion" que estaba en versión 03 tomará esa codificación (PG 05)
    Entonces, el procedimiento resultante PG 05 "Selección" ¿estaria en versión 03 o en versión 04?
    La intención de mi superior es que se tome como referencia la versión del procedimiento que se mantiene , el de selección (pasaría entonces a 04), pero no estoy seguro de si es correcto.

    Gracias y un saludo
  • ROSA
    • 26/11/13 12:09
    • Imagen de ROSA
    • Reg.: 19/02/10
    • BARCELONA
    • Posts: 38
    (0/0)
    Hola,
    ya se que a lo mejor no te ayudo mucho porque no soy una entendida...

    Yo siempre he numerado los PR incluyendo 2 num para el capítulo. de la Norma que se refiere, más 2 num contador y despues la edición 1,2,3, que no consta en el titulo si no dentro del doumento.
    osea=
    PR.42.01 Control de la documentación. por lo que son correlativos siempre que sean del mismo capitulo, PR.42.02 Control Registos....

    Normalmente cuando le asigno un códio a un PR, o IN, o un formato FO, no se lo cambio, cambio las ediciones del mismo, 1,2,3....

    Para los formatos igual FO+Cap.(que es = al del PR de ref)+01.02....

    A mi este sistema me va fenomenal¡¡¡¡
    Habla con tu jefe¡¡¡¡

    Saludos
  • Angelita
    • 26/11/13 21:03
    • Imagen de Angelita
    • Reg.: 10/02/12
    • Colombia
    • Posts: 667
    (0/0)
    Buen día Alex, efectivamente lo que tu estas pensando es lo correcto, es decir que lo que debe hacerse es eliminar los documentos correspondientes pero dejar esos huecos en la codificación, si no lo hacen así van a tener mucho trabajo y probablemente una no conformidad (esto debes explicarselo a tu superior), el motivo de la NC sería que la identificación de un documento está dada por el código y el nombre, si a un documento le asignas el código de otro se estaría incumpliendo con la identificación, tambien tendrias inconvenientes con la trazabilidad de la documentación, es decir un documento que ahora es PG 05, se convierte en PG 03 pero el PG 03 nació con un nombre diferente. (Para estos casos yo pongo el ejemplo del documento de identificación de una persona, ese número es único para cada persona, si la persona fallece, ese numero no se le asigna a nadie más, imaginate el problema que sería)
    Para el caso de los documentos que vas a fusionar, lo que debes hacer es continuar con la versión del doucmento que va a quedar vigente, es decir, si se van a fusionar los procedimientos PG 01 en versión 3 y el PG 02 en Versión 2, si de estos el que va a quedar vigente es el PG 01, la nueva fusión quedaría en versión 4.

    Espero hacerme entender, pero si te quedan inquietudes no dudes en volver a preguntar.

    Saludos.
  • alexgc
    • 27/11/13 4:48
    • Imagen de alexgc
    • Reg.: 1/12/10
    • Posts: 66
    (0/0)
    Muchas gracias por las aportaciones

    Laura, en esta caso la verdad es que la sistemática de codificación si que la tenemos clara tanto mi superior como yo, estando de acuerdo al respecto. Sin quitarle validez a la tuya, he de decir que prefiero la que utilizamos hasta ahora, más que nada porque es como yo lo he hecho siempre, no porque la considere peor.

    El problema radica, como digo, no en la sistemática que rige como se establece la codificación de un determinado documento, si no en el hecho de cambiársela una vez que ya tiene una concreta.

    Al hilo de lo dicho por Angelita, creo que se trata un poco de definir "qué le da la identidad a un procedimiento (o documento)": su nombre o su codificación... o ambos al mismo tiempo. En esta caso, por lo que veo, mi superior opina que su nombre, de ahí que considere que cambiar el procedimiento a otra codificación es adecuado.
    Realmente no sé que problema ve en dejar codificaciones sin asignar...y dejar los procedimientos que se mantienen como están...
    Pero a este respecto (y a otros muchos) es una persona bastante inflexible, por lo que tengo que hacerme a la idea que las cosas se van a hacer así.
    Considerando eso, mi duda , como exponía antes,viene dada porque el procedimiento que me quede, en cuanto a su identificación, va a ser una combinación de la codificación del que desaparece y el nombre del que se mantiene.

    Opino como tú, Angelita, el nuevo procedimiento estaría en versión correspondiente a la siguiente a la que tenía el documento cuya codificación se conserva pero, como digo, creo que mi superior da más importancia al nombre en si del procedimeinto, por lo que tomaremos como referencia la versión del documento que desaparece...En fin, un auténtico despropósito que sería tan sencillo de evitar no haciendo cambios y dejando códigos sin asignar, como bien decíamos...

    Pero ahí no tengo nada que hacer, ya que yo no decido.
    Adaptando una cita famosa, un superior debe ser como el bambú: firme pero a la vez flexible. El mío ha optado solo por la firmeza.

    Gracias de nuevo y un saludo
  • FREDDY BARRETO
    • 3/02/14 5:45
    • Imagen de FREDDY BARRETO
    • Reg.: 10/07/07
    • PERU
    • Posts: 12
    (0/0)
    Hola a todos y hola alexgc,

    coincido con lo expresado con Angelita. Adicionalmente te sugeriría que siempre trates de eliminar la complejidad. Ahora para el tema de la identificación no hay reglas definidas, cada organización la define como quiere, siempre y cuando ésta sea clara para todos.

    Si tu jefe ya decidió seguir por el camino que comentas te recomiendo hacer una matriz en la cual identifiques la identificación antigua y su relación con la nueva (lo que incluirá las versiones en cada una).

    Saludos y buen día
    _________________
    Freddy Barreto
    Gestión de las Operaciones y la Calidad

    https://www.facebook.com/insidecalidad
    http://insidecalidad.com