Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

REGISTROS EN UNA PLATAFORMA

  • LUZMAR05
    • 14/11/13 20:56
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    • Reg.: 25/01/12
    • Posts: 17
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    Hola, buen día.
    Espero que me puedan apoyar en estas inquietudes, les comento en la organización educativa donde colaboro soy coordinadora de calidad, se adquirió un programa que servirá para el Diseño y Automatización de Procesos de Gestión, para implementarlo sólo recurrimos a dos procedimientos, uno donde se hace la programación de las clases y el otro donde es la impartición; desde que se diseño el proceso se detecto un detalle el sistema que es: si un usuario cierra el proceso ya nadie podría subir la información que le corresponde, ya que el sistema cada vez que se sube información hace esta pregunta ¿desea cerrar el paso? Obviamente muchos no leen y lo cierran, este sistema así está diseñado ya estoy tratando con el proveedor que haga algo, luego tuvo otro fallo y en ese lapso yo avise a las áreas que estaba en revisión el sistema, que la información me la enviaran para que cuando estuviera lista el de soporte técnico subiera dicha información, obvio no recibí respuesta, cuando auditan obviamente quieren ver los registros en el sistema, muchos no lo tienen y otros si, algunos argumentaron que no lo tenían porque el sistema fallo, me queda claro que no es buen argumento ya que debieron haber preparado sus registros aunque no funcionara, ahora me levantaran una no conformidad por el sistema que fallo y a esas áreas, la no conformidad será transversal, yo cuestione al auditor contra que requerimiento va levantar la No conformidad, obviamente no sabe. ¿Ustedes que opinan?
    Ahora cómo yo puedo implementar este sistema para que a mí no me afecte en el sistema de gestión de calidad? Sé que vale la pena porque hasta para auditar será de gran ayuda ya que no llevará directamente a los cuellos de botella, quien trabaja quien no, quien subió información correcta o no.
    Otra cuestión es que de esos 2 procedimientos hay dos registros que serán controlados electrónicamente en ese sistema, pero como lo indico??

    Agradecería me pudieran ayudar.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/11/13 21:25
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    Me gustaría que me explicaras con mas detalle en que consiste eso de subir la información y cerrar el proceso a nivel informático.

    También que información es la que sube cada uno como ejemplo para ver si lo entiendo.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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  • David Saavedra Zárate
    • 17/11/13 20:25
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    Es raro que un auditor no sepa qué capítulo de la norma corresponde la NC. Un software debe ayudar, si lo compras para duplicar el trabajo no te sirve. Habla con tu proveedor.


    Saludos
    _________________

    Atentamente

    Ing. David Saavedra Zárate

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  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/11/13 6:32
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    LUZMAR05 escribió:
    Hola, buen día.
    Espero que me puedan apoyar en estas inquietudes, les comento en la organización educativa donde colaboro soy coordinadora de calidad, se adquirió un programa que servirá para el Diseño y Automatización de Procesos de Gestión, para implementarlo sólo recurrimos a dos procedimientos, uno donde se hace la programación de las clases y el otro donde es la impartición; desde que se diseño el proceso se detecto un detalle el sistema que es: si un usuario cierra el proceso ya nadie podría subir la información que le corresponde, ya que el sistema cada vez que se sube información hace esta pregunta ¿desea cerrar el paso? Obviamente muchos no leen y lo cierran, este sistema así está diseñado ya estoy tratando con el proveedor que haga algo, luego tuvo otro fallo y en ese lapso yo avise a las áreas que estaba en revisión el sistema, que la información me la enviaran para que cuando estuviera lista el de soporte técnico subiera dicha información, obvio no recibí respuesta, cuando auditan obviamente quieren ver los registros en el sistema, muchos no lo tienen y otros si, algunos argumentaron que no lo tenían porque el sistema fallo, me queda claro que no es buen argumento ya que debieron haber preparado sus registros aunque no funcionara, ahora me levantaran una no conformidad por el sistema que fallo y a esas áreas, la no conformidad será transversal, yo cuestione al auditor contra que requerimiento va levantar la No conformidad, obviamente no sabe. ¿Ustedes que opinan?
    Ahora cómo yo puedo implementar este sistema para que a mí no me afecte en el sistema de gestión de calidad? Sé que vale la pena porque hasta para auditar será de gran ayuda ya que no llevará directamente a los cuellos de botella, quien trabaja quien no, quien subió información correcta o no.
    Otra cuestión es que de esos 2 procedimientos hay dos registros que serán controlados electrónicamente en ese sistema, pero como lo indico??

    Agradecería me pudieran ayudar.


    Hola, de inicio se me viene a la mente una NC contra el 4.2.2, recordemos que los registros deben ser fácilmente recuperables, así mismo e independientemente de tu software, las NC también se pueden levantar contra incumplimientos a la documentación (procedimientos, instructivos) o contra requisitos internos de la empresa que estén documentados.

    Saludos
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
    Veritas et Triumphus
    Director y consultor

    Integrante de
    - Padrón Nacional de Evaluadores de la entidad mexicana de acreditación, a.c.
    - ISO/TC 176/SC 03/WG 19 “Revision of ISO 10013”
    - ISO/PC 302 "Guidelines for auditing management systems“
    - ISO/CASCO/JWG 48 "Joint ISO/CASCO - ISO/PC 283 WG; ISO/IEC TS 17021-10 Competence requirements for auditing and certification of occupational health & safety MS“
    - ISO/TC 283/WG 3 “Implementation Handbook”
    - ISO/TC 176/TF 4 “Future concepts in quality management”
    - ISO/TC 176/SC 2/GT 4 “Interpretations”

    Certificado por CONOCER en EC0217 y EC0301

    Cel. (+52) 782 185 3484
    Correo: veritas.et.triumphus@gmail.com

    Sígueme en: www.facebook.com/veritasettriumphus

    Lo importante no es tener la respuesta, sino hacer la pregunta correcta.
    Wilbert Vivas
  • Jgreys03
    • 18/11/13 9:57
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    (0/0)
    Hola David, esta inquietud de Luzmaros me lleva a hacerte una pregunta y me disculpas sino guarda mucha relación con este caso. Si en la empresa en la que opera el SGC se gestionan los procesos del negocio (el corazón de la empresa) mediante un software en el que se realizan todas las operaciones, este software debe ser declarado como registro?

    Esta pregunta viene a colación por una NC de 4.2.4 que surgió en mi última auditoria ppor precisamente no declarar la data del software como registro del SGC. Te digo más. Eso quiere decir que toda vez que emplee algún software para gestionar procesos del SGC (encuestas, solicitudes de servicio interna, control electrónico de minutas, entre otros) debo declarar el software como registro?

    Por fa dame tu criterio. Gracias
    PD: Agradecería también la opinión de los compañeros del foro
  • Wilbert Arturo Vivas Torrez
    • 18/11/13 19:33
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    Jgreys03 escribió:
    Hola David, esta inquietud de Luzmaros me lleva a hacerte una pregunta y me disculpas sino guarda mucha relación con este caso. Si en la empresa en la que opera el SGC se gestionan los procesos del negocio (el corazón de la empresa) mediante un software en el que se realizan todas las operaciones, este software debe ser declarado como registro?

    Esta pregunta viene a colación por una NC de 4.2.4 que surgió en mi última auditoria ppor precisamente no declarar la data del software como registro del SGC. Te digo más. Eso quiere decir que toda vez que emplee algún software para gestionar procesos del SGC (encuestas, solicitudes de servicio interna, control electrónico de minutas, entre otros) debo declarar el software como registro?

    Por fa dame tu criterio. Gracias
    PD: Agradecería también la opinión de los compañeros del foro


    Hola, no soy David pero te doy mi punto de vista. El software no es un registro como tal, es una herramienta que te ayuda a simplificar el sistema, lo que se consideraría registro es aquello que el software utilice (plantillas digitales, páginas par aimprimir, etc) para evidenciar las actividades realizadas.

    Por otro lado y volviendo al tema, analizando un poco la situación del post, me viene a la cabeza que tambien caería una NC al proceso de compras, por no haber verificado la idoneidad del software o no haber solicitado un software validado de un proveedor adecuado, es decir no cumplió del todo los requisitos de compras.

    Saludos.
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    Ing. Wilbert Arturo Vivas Torrez
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    Wilbert Vivas
  • Jgreys03
    • 18/11/13 22:17
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    • Reg.: 13/11/13
    • Posts: 13
    (0/0)
    Gracias por responder. Pues al respecto puedo decirte que nuestro SGC esta diseñado para que al final de cada procedimiento se agregue una tabla de registros, con todos los registros (valga la redundancia) que derivan de él.
    Más sin embargo este auditor, al momento de colocar la NC nos indicó que tratándose del software core del negocio todo lo que salía de él se consideraba un registro y que por esa razón lo más conveniente era declarar en el procedimiento de control de documentos y registros al software (su data) indicando que el tiempo de retención de los registros es permanente (esto porque nosotros le indicamos que por la naturaleza de nuestro negocio -reaseguros- la data no se borra nunca).
    Pero obviamente eso me hace pensar si todo software que se emplee en el negocio, bien para generar encuestas de satisfacción, que es un proceso, control de minutas, que también da cuenta de la realización de un proceso...Pues si, todos esos software resultarían al final un registro del SGC.

    Por fa aclárenme la duda
  • alexgc
    • 19/11/13 12:21
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    • Reg.: 1/12/10
    • Posts: 66
    (0/0)
    Buenos días,

    Continuando en consonancia con lo que ya expone willvivas y atediendo a la Norma, yo no consideraría el software como un registro, ya que una cosa es el software que utilices para generar registros y otra los propios registros generados.
    Aunque ello no le quita importancia al software.

    Si tu sistema basa sus registros en un determinado software, está claro que éste tendrá un carácter crítico en tu sistema, pero no como registro, si no más bien como equipo de proceso (punto 6.3 Infraestructura de la Norma), de modo que tendrás que realizar un estricto control del mismo, ya que un fallo de software afectaría (o podría afectar) a la generación de registros, y con ello a la eficacia del sistema.

    Un saludo
  • One Economic&Quality Consulting
    • 19/11/13 13:01
    • Moderador
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    • Reg.: 25/11/09
    • Madrid/España
    • Posts: 2898
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    Totalmente de acuerdo con la posición de Alex.

    No suele ser frecuente ver que se controle el software como una infraestructura pero en mi opinión es una de las herramientas más importantes en cualquier empresa, sin ella no hay proceso de producción ni comercialización, ni cobro ni casi nada.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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