Foro: Auditorías internas

Cierre de una No Conformidad que atañe a varias áreas

  • Jgreys03
    • 13/11/13 17:07
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    Acabo de tener mi 1ra auditoria interna, la realizó un auditor subcontratado y me levantón esta NC por el 4.2.4

    El mecanismo de Control de los Registros no es eficaz, debido a que no posee identificados todos los registros que demuestran el cumplimiento de los procesos. EVIDENCIA: En el área de reclamos se constató la existencia del documento “Descontado No Emitido” que se cita en las Políticas del área y en la Descripción de Cargo del Analista de Reclamos, pero que, no está declarado como registro. Del mismo modo, la Alta Dirección tiene una NC en el requisito 5.5.1 que se cerró a través de una minuta del Comité de Planificación Estratégica, sin que este documento esté establecido como registro del sistema, esto se repite con los correos electrónicos, en el proceso de calidad (correos masivos a través de la cuenta americanare@americanare.com), en el área de VP IT: El Sistema JOOMLA, cuya data no se encuentra identificada como registros del sistema y por consiguiente tampoco la data de las encuestas de satisfacción de los años 2011, 2012. En el área de Facultativo: El Sistema electrónico ERA con sus reporte emitidos.

    Si se fijan tengo varias áreas involucradas. ¿Como hago para cerrar esta NC? tomando en cuenta que usamos este formato (adjunto)
  • Fernando
    • 13/11/13 20:11
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    Hola. Primero transmitirte que esto tiene solución, debes mantener la calma y enfocarte en tu primera misión: analizar el problema junto con los responables de los procesos y encontrar las causas que originaron ello, y de allí a hacer lo que ya sabes (postular y acordar acciones, responsables, fechas, seguimiento, en fin).

    Segundo y respondiendo directamente a tu pregunta, una manera que te sugiero para cerrar esta NC es: primero revisar las caracterizaciones de todos los procesos (de no existir, hacerlas, e incluir la información vigente como procedimientos, políticas, memorandums, etc.) y contrastarlos con la lista maestra de registros de tu empresa y ver cuáles no se contemplan dentro del control de registros actual (adicional a ello siempre es sano y retroalimentador visitar y conversar con las personas líderes de cada proceso).

    Espero alguien más de sus aportes en base a sus conocimientos y experiencia.

    Saludos.
    Fernando
  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/11/13 13:20
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    Pues sinceramente esta NC es de las que yo discutiría.

    Los registros no son iguales que los documentos. Digamos que son mas sencillos que los documentos lo que pasa es que algunos confunden ambos.

    En ningún sitio se dice que se deban tener enumerados los registros en una lista. Esta es una costumbre muy frecuente el hacer una lista maestra y se hace por la propia comodidad de la empresa. Yo personalmente me opongo a crear un documento en el que se listen los registros y sus características. Prefiero que al final de cada procedimiento aparezcan los registros que emanan del mismo con todas sus caracterísiticas. De esta forma anualmente cuando se revisa el procedimiento si hay algún registro nuevo o modificaciones o bajas de los existentes enseguida nos percatamos de ello y lo actualizamos.

    Pero sinceramente que un registro no aparezca en la lista no me parece motivo de una NC porque hay muchos registros dentro de los procesos que no aparecen nunca en esa lista y no por ello dejan de ser registros.

    Resuelve la NC para contentar al auditor pero sinceramente no te comas la cabeza con la misma. Es la clásica NC de "Auditores"
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    Rafael

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  • Jgreys03
    • 14/11/13 14:22
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    Muchas gracias a Fernando y Rafael, por responder tan rápido. Les cuento algo. Lo que realmente me hace dudar es como realizar el análisis de causas para este caso. Por que en nuestro SGC cada área maneja sus propias Listas Maestras de Documentos Internos, Externos y Registros.
    Entonces, quiere decir que como esta NC atañe a varios procesos cada uno debe realizar su propio análisis de causas?. En mi formato...Debo colocar el resultado de análisis de causa de cada proceso?.
    De ser afirmativa la respuesta a todo lo anterior...El cierre de esta NC deberia reflejar los planes de acción de cada área involucrada?

    Por fa!!! necesito de su experiencia
  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/11/13 14:31
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    Efectivamente. Lo primero es que debes cumplir con tus procedimientos para la resolución de la NC. Cada área tendrá causas distintas y debes reflejarlo como los planes de actuación para cada una de las causas.

    Para el cierre dependerá de como lo tengas definido en tus procedimientos si lo cierra el reponsable de área correspondiente o bien el responsable de calidad.
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    Rafael

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  • Jgreys03
    • 15/11/13 14:38
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    Ayer olvidé agradecerles!!!. Muchas gracias chicos Fernando y Rafael . Seguimos en contacto, tengo una auditoria de seguimiento el 16 y 17 de Diciembre y es mucho lo que me queda por hacer.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/11/13 15:41
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    Pues no dudes en consultar.
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    Rafael

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