Foro: Auditoras internas

Cierre de una No Conformidad que atae a varias reas

  • Jgreys03
    • 13/11/13 17:07
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    Acabo de tener mi 1ra auditoria interna, la realiz un auditor subcontratado y me levantn esta NC por el 4.2.4

    El mecanismo de Control de los Registros no es eficaz, debido a que no posee identificados todos los registros que demuestran el cumplimiento de los procesos. EVIDENCIA: En el rea de reclamos se constat la existencia del documento Descontado No Emitido que se cita en las Polticas del rea y en la Descripcin de Cargo del Analista de Reclamos, pero que, no est declarado como registro. Del mismo modo, la Alta Direccin tiene una NC en el requisito 5.5.1 que se cerr a travs de una minuta del Comit de Planificacin Estratgica, sin que este documento est establecido como registro del sistema, esto se repite con los correos electrnicos, en el proceso de calidad (correos masivos a travs de la cuenta americanare@americanare.com), en el rea de VP IT: El Sistema JOOMLA, cuya data no se encuentra identificada como registros del sistema y por consiguiente tampoco la data de las encuestas de satisfaccin de los aos 2011, 2012. En el rea de Facultativo: El Sistema electrnico ERA con sus reporte emitidos.

    Si se fijan tengo varias reas involucradas. Como hago para cerrar esta NC? tomando en cuenta que usamos este formato (adjunto)
  • Fernando
    • 13/11/13 20:11
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    Hola. Primero transmitirte que esto tiene solucin, debes mantener la calma y enfocarte en tu primera misin: analizar el problema junto con los responables de los procesos y encontrar las causas que originaron ello, y de all a hacer lo que ya sabes (postular y acordar acciones, responsables, fechas, seguimiento, en fin).

    Segundo y respondiendo directamente a tu pregunta, una manera que te sugiero para cerrar esta NC es: primero revisar las caracterizaciones de todos los procesos (de no existir, hacerlas, e incluir la informacin vigente como procedimientos, polticas, memorandums, etc.) y contrastarlos con la lista maestra de registros de tu empresa y ver cules no se contemplan dentro del control de registros actual (adicional a ello siempre es sano y retroalimentador visitar y conversar con las personas lderes de cada proceso).

    Espero alguien ms de sus aportes en base a sus conocimientos y experiencia.

    Saludos.
    Fernando
  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/11/13 13:20
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    Pues sinceramente esta NC es de las que yo discutira.

    Los registros no son iguales que los documentos. Digamos que son mas sencillos que los documentos lo que pasa es que algunos confunden ambos.

    En ningn sitio se dice que se deban tener enumerados los registros en una lista. Esta es una costumbre muy frecuente el hacer una lista maestra y se hace por la propia comodidad de la empresa. Yo personalmente me opongo a crear un documento en el que se listen los registros y sus caractersticas. Prefiero que al final de cada procedimiento aparezcan los registros que emanan del mismo con todas sus caractersiticas. De esta forma anualmente cuando se revisa el procedimiento si hay algn registro nuevo o modificaciones o bajas de los existentes enseguida nos percatamos de ello y lo actualizamos.

    Pero sinceramente que un registro no aparezca en la lista no me parece motivo de una NC porque hay muchos registros dentro de los procesos que no aparecen nunca en esa lista y no por ello dejan de ser registros.

    Resuelve la NC para contentar al auditor pero sinceramente no te comas la cabeza con la misma. Es la clsica NC de "Auditores"
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    Rafael

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  • Jgreys03
    • 14/11/13 14:22
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    Muchas gracias a Fernando y Rafael, por responder tan rpido. Les cuento algo. Lo que realmente me hace dudar es como realizar el anlisis de causas para este caso. Por que en nuestro SGC cada rea maneja sus propias Listas Maestras de Documentos Internos, Externos y Registros.
    Entonces, quiere decir que como esta NC atae a varios procesos cada uno debe realizar su propio anlisis de causas?. En mi formato...Debo colocar el resultado de anlisis de causa de cada proceso?.
    De ser afirmativa la respuesta a todo lo anterior...El cierre de esta NC deberia reflejar los planes de accin de cada rea involucrada?

    Por fa!!! necesito de su experiencia
  • One Economic&Quality Consulting
    • 14/11/13 14:31
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    Efectivamente. Lo primero es que debes cumplir con tus procedimientos para la resolucin de la NC. Cada rea tendr causas distintas y debes reflejarlo como los planes de actuacin para cada una de las causas.

    Para el cierre depender de como lo tengas definido en tus procedimientos si lo cierra el reponsable de rea correspondiente o bien el responsable de calidad.
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    Rafael

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  • Jgreys03
    • 15/11/13 14:38
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    Ayer olvid agradecerles!!!. Muchas gracias chicos Fernando y Rafael . Seguimos en contacto, tengo una auditoria de seguimiento el 16 y 17 de Diciembre y es mucho lo que me queda por hacer.
  • One Economic&Quality Consulting
    • 15/11/13 15:41
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    Pues no dudes en consultar.
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    Rafael

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