Foro: 4.2 Gestión de la documentación en ISO 9001

CONTROL DE DOCUMENTOS PARTE B

  • chololo
    • 29/10/13 17:47
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    Tengo una duda respecto al significado de revisión en el control de documentos. La definición que brinda la ISO 9000 va dirigido a la conveniencia, adecuación y eficacia del tema revisado, pero el diccionario de la Real Academia Española nos dice que es someter algo a examen para corregirlo.

    Hace unos días estuve leyendo el procedimiento de control de documentos de una empresa y encontré aparte de errores ortográficos y párrafos incompletos, dos actividades que no estaban establecidas en dicho documento.

    Mi pregunta es, corregir los errores ortográficos, ¿Amerita que se emita una nueva versión?

    Adicionar esas 2 actividades que no aparecen en el procedimiento, ¿Amerita una nueva versión?

    Muchas gracias de antemano por sus sugerencias.
  • Carlos Andrés Carmona H.
    • 29/10/13 22:23
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    Hola,

    Los criterios para el control de versiones de la documentación los define cada empresa según sea conveniente y deberían estar establecidos en el procedimiento de control de documentos. Habitualmente cada empresa define en que escenarios se consideran cambios de "forma" y en cuales de "fondo", para lo cual se puede presumir que cambios redacción, supresión o adición de información (que no alteren considerablemente la estructura del documento) pueden ser considerados de forma, mientras que cambios de fondo están ligados a todos los ajustes que alteran considerablemente la estructura del documento tales como reestructuración gráfica del documento, supresión/adición de información clave del proceso, entre otros.

    Con respecto a tus inquietudes, en mi concepto, cambios "ortográficos" no ameritaría cambio de versión ni de forma ni de fondo, considero que este tipo de ajustes "ortográficos" (asumiendo que te refieres a mayúsculas, tildes, puntuación, entre otros) se podrían hacer desde la administración del sistema y no someter el documento a trámite de control.

    Con relación a tu segunda inquietud considero que si la adición de estas actividades no entorpece u obstaculiza el flujo normal del proceso puedes considerar un cambio de "forma".

    Saludos,
    _________________

    Carlos Andrés Carmona Hurtado

    Especialista en Gerencia de la Calidad - Consultor en Calidad - Auditor HSEQ

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    • 30/10/13 14:29
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    Interesante post la verdad.

    El otro día precisamente estuve hablando de este tema a nivel profesional porque mucha gente da por buenas definiciones del diccionario de la RAE para temas profesionales y esto en mi opinión es un error porque ese diccionario aún siendo de lo más completo que hay no entra de lleno en abordar todas las definiciones posibles de una palabra.

    La explicación que te ha dado Carmona es muy completa pero le haría un matiz en cuanto a la parte ortográfica. Es cierto que si sólo cambias matices ortográficos no valdría la pena considerarlo una nueva versión pero si haces cambios en la estructura de alguna frase que conlleve el cambio de sentido de la misma pues si.
    _________________
    Saludos

    Rafael

    Moderador de Portal Calidad

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